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市住建局文件归档管理细则

市住建局文件归档管理细则

一、总则

为规范市住建局文件归档管理，确保文件资料完整、准确、安全，便于查阅利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规，结合单位实际，制定本细则。

文件归档管理应当遵循统一领导、分级负责、分类整理、定期检查的原则，确保归档文件真实反映工作活动，符合保存价值，并满足工作需要。

本细则适用于市住建局机关各处室、直属事业单位及下属机构的文件归档管理工作。

下列文件应当纳入归档范围：

（一）上级机关及本单位的政策法规性文件；

（二）本单位重大决策、重要工作部署的文件材料；

（三）年度工作计划、总结及重要会议记录；

（四）行政许可、行政处罚等行政执法类文件；

（五）基建项目、政府采购、财务审计等业务文件；

（六）人事任免、奖惩、培训等人员管理文件；

（七）突发事件应急处置、信访接待等事务性文件；

（八）其他具有保存价值的文件材料。

二、档案分类与范围

文件归档应当根据文件性质和保管期限进行分类，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个保管期限。

永久保管文件主要包括：

（一）本单位制定的法规性文件、重要政策性文件；

（二）机构设置、隶属关系变更等历史沿革文件；

（三）重要会议决议、领导重要讲话及重大活动记录；

（四）重大违法违纪案件处理文件；

（五）反映单位历史发展的照片、录音、录像等资料。

长期保管文件主要包括：

（一）年度工作计划、总结及业务工作报告；

（二）行政许可、行政处罚等行政执法类文件；

（三）基建项目、政府采购等专项业务文件；

（四）人事任免、职称评聘等人员管理文件；

（五）其他需要长期保存的业务类文件。

短期保管文件主要包括：

（一）日常工作记录、信息简报等事务性文件；

（二）临时性会议记录、通知等文件；

（三）不需要长期保存的备查文件。

三、归档流程与操作规范

文件归档应当遵循“先收集、后整理、再鉴定、最后归档”的工作流程，确保归档文件完整、系统、有序。

文件收集应当及时、全面，由各处室指定专人负责，每月至少收集一次，确保文件材料完整无缺。

文件整理应当根据文件形成规律和业务特点，按照分类标准进行系统整理，并编制文件目录，注明文件名称、日期、密级、保管期限等信息。

文件鉴定应当由各处室负责人及档案部门共同参与，对文件价值进行评估，确定保管期限，并填写鉴定意见表。

文件归档应当由档案部门统一接收，并进行技术处理，包括扫描、消毒、装订等，确保文件安全。

四、权限与审批

文件归档涉及以下审批权限：

（一）永久保管文件由处室负责人审核，局领导审批；

（二）长期保管文件由处室负责人审核，档案部门复核；

（三）短期保管文件由处室负责人审核，档案部门备案。

审批流程应当遵循“集体领导、分工负责”的原则，重大事项由局长办公会议研究决定，一般事项由分管领导审批。

档案部门应当建立授权管理制度，明确各处室档案管理人员的职责权限，确保归档工作有序开展。

紧急情况下，可先报备后补办手续，但需在3日内补齐审批程序。

五、监督检查机制

档案部门应当定期对文件归档工作进行监督检查，每年至少开展两次全面检查，重点检查以下内容：

（一）文件收集是否及时、完整；

（二）文件整理是否规范、系统；

（三）文件鉴定是否准确、合理；

（四）文件保管是否安全、有序。

专项检查应当针对重点领域、重点环节开展，如行政许可、行政执法等，确保文件管理符合要求。

发现问题时，应当及时反馈相关处室，限期整改，并形成检查记录。

整改不力的，应当追究处室负责人及责任人的责任。

六、文档与记录管理

文件归档应当形成以下记录：

（一）文件收集登记表；

（二）文件整理目录；

（三）文件鉴定意见表；

（四）文件归档登记簿。

文件格式应当符合国家标准，纸质文件应当使用A4型纸张，字迹清晰、边缘整齐，电子文件应当符合归档要求，并附有说明材料。

文件保管应当符合以下规定：

（一）纸质文件应当存放在符合温度、湿度要求的档案库房，并做好防火、防盗、防潮、防虫等工作；

（二）电子文件应当存储在安全可靠的存储设备中，并定期备份，确保数据安全。

文件查阅应当遵守以下流程：

（一）查阅者需填写查阅申请表，注明查阅目的、文件名称、保管期限等信息；

（二）档案部门审核后，方可提供查阅；

（三）涉密文件查阅应当符合保密规定，并由专人陪同。

七、相关责任规定

各处室应当指定专人负责文件归档工作，并履行以下职责：

（一）及时收集、整理文件材料；

（二）配合档案部门开展文件鉴定工作；

（三）确保文件安全，防止遗失、损毁。

档案部门应当履行以下职责：

（一）指导、监督各处室文件归档工作；

（二）定期开展检查，发现问题及时整改；

（三）做好文件保管、利用等工作。

对违反本细则的行为，视情节轻重给予以下处理：

（一）未及时收