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采购申请与审批流程快速参考指南

一、何时需要启动采购申请流程

在以下场景中，需按规范流程发起采购申请，保证采购行为合规、高效：

日常运营需求：如办公用品补充、设备日常维护耗材等，保障部门基础工作运转；

项目专项采购：如新项目启动所需的原材料、软件工具、服务外包等，需与项目计划匹配；

临时应急采购：如突发故障需紧急更换的零部件、临时活动物料等，需明确紧急原因并加速审批；

资产新增采购：如新增办公设备、生产工具等，需纳入固定资产管理的物品采购。

二、采购申请与审批全流程步骤详解

步骤1：采购需求发起与申请表填写

操作主体：需求部门申请人（如部门专员*）

具体操作：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及紧急程度；

填写《采购申请表》（模板见第三部分），附必要支撑材料（如技术参数、报价单、项目立项批复等）；

保证信息真实完整，模糊描述（如“一批办公用品”）需细化至具体品类和数量。

步骤2：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如部门经理*）

审核重点：

采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否为必要支出）；

预算匹配度（是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需说明资金来源）；

规格参数的明确性（避免因描述不清导致采购偏差）。

输出结果：审核通过签字确认；不通过需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：采购部门复审

操作主体：采购部专员*（或对应采购小组）

审核重点：

采购品类是否符合公司集中采购目录（如需集中采购的物料是否通过指定渠道）；

市场行情预估（参考历史价格或市场均价，判断预估单价是否合理）；

采购方式合规性（根据金额和品类确定询价、招标或直接采购，需符合公司采购制度）。

输出结果：审核通过后提交至下一级审批；不通过需反馈申请人或部门负责人调整需求。

步骤4：财务部门与分管领导审批

操作主体：财务部专员、分管采购/财务的领导（如总监、副总经理*）

审批权限：

采购金额≤5000元：财务部审核后由分管领导审批；

5000元＜采购金额≤20000元：分管领导审批，财务部备案；

采购金额＞20000元：需提交总经理*审批，财务部复核预算与付款计划。

审批重点：

财务部重点审核预算合规性、资金安排可行性；分管领导重点审核采购事项的战略匹配性与成本效益。

步骤5：采购执行与过程跟踪

操作主体：采购部专员*

具体操作：

根据审批结果选择供应商（优先合作良好、资质齐全的供应商，新供应商需提供营业执照等资质文件）；

签订采购合同/订单（明确交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款）；

跟踪订单进度，保证按时交付，如遇延迟需及时与需求部门沟通。

步骤6：验收与付款

操作主体：需求部门申请人、采购部专员、财务部专员

具体操作：

物品/服务送达后，需求部门按采购要求验收（数量、质量、规格等），填写《验收单》并签字确认；

采购部收集《采购申请表》《验收单》《合同/订单》《发票》等全套材料，提交财务部；

财务部核对无误后按合同约定安排付款，保证票据合规（发票抬头、税号等信息准确）。

步骤7：资料归档

操作主体：采购部专员*

归档内容：《采购申请表》《审批单》《合同/订单》《报价单》《验收单》《发票》等，按“一单一档”原则整理，保存期限不少于2年（涉及固定资产的需同步更新台账）。

三、采购申请表模板

采购申请表

编号：[年份]-[部门简称]-[序号，如2024-CG-001]

申请部门

联系方式

采购编号

（由采购部填写，用于唯一标识本次采购）

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

合计金额

（大写）____________________元整；（小写）￥_____________元

采购事由及用途

（需详细说明采购原因、使用场景、与工作/项目的关联性，如“为XX项目采购测试设备，用于项目研发阶段”）

审批流程

审批人签字

审批日期

审批意见

部门负责人审核

年月日

采购部审核

年月日

财务部审核

年月日

分管领导审批

年月日

总经理审批（如需）

年月日

采购执行情况

（由采购部填写）

年月日

□已完成□进行中

申请人签字||备注|（如特殊需求、供应商偏好等）|

四、流程执行关键要点提示

需求明确性：采购物品/服务需清晰描述名称、规格、数量，避免“一批”“若干”等模糊表述，保证采购精准性。

预算前置原则：无预算或超预算采购需提前提交预算调整申请，审批通过后方可发起流程，避免资金风险。

审批时效管理：

普通流程：各环节审批时限不超过2个工作日；

紧急流程：需在申请表上注明“紧急”原因，审批人需优先处理，总流程时限不超过1个工作日；

超时未审批的，申请人可向上一级领导或综合管理部*催办。

供应商合规性：严禁向无资质供应商（如无营业执照、相关行业许可证）采购，大额采购需保留3家以上供应