行业行政工作管理手册.docVIP

行业通用行政事务管理手册

一、会议组织与管理

概述

适用于公司各类会议的组织与管理工作，包括部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部对接会等，旨在规范会议流程、提升会议效率、保证会议决议有效落地。

操作步骤

（一）会前准备

议题收集与确认：各需求部门提前1-3个工作日向行政部提交《会议议题申请表》，明确会议主题、目标、需讨论/决策事项，行政部汇总后与主持人确认最终议题及优先级。

时间与地点安排：根据议题重要性和参会人员日程，协调会议时间（避开重要工作节点），预定会议室（需确认设备：投影仪、麦克风、白板、网络等），并提前1天发送会议提醒（含时间、地点、议题、参会人员）。

材料准备：需提前分发的材料（如议程、数据报表、方案草案等）由责任部门提前1天提交至行政部，行政部统一打印/整理电子版，会前10分钟分发至参会人员（或提前至共享文件夹）。

（二）会中组织

签到与入场：参会人员提前5分钟入场，行政部在会议室入口设置签到表（或通过线上签到工具），提醒参会人员签到；迟到人员需向主持人说明原因。

会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间（如总时长不超过2小时，单议题讨论不超过40分钟），引导参会人员聚焦议题，避免偏离主题。

记录与同步：指定专人（行政部或部门助理）负责会议记录，记录内容包括：关键讨论要点、分歧点、决议事项、责任人、完成时限；重要决议需经参会人员确认无误后，在会议结束时简要复述。

（三）会后跟进

纪要整理与分发：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送领导；纪要需包含：会议时间、地点、参会人员、议题、决议事项、责任人、完成时限。

任务跟踪：行政部根据《会议纪要》建立《会议任务跟踪表》，每周更新任务进展，对逾期未完成的任务及时提醒责任人，并向分管领导汇报。

资料归档：会议签到表、纪要、相关材料等纸质版由行政部整理归档（保存期限2年），电子版存入公司共享文件夹“会议档案-按年份-月份”分类存放。

参考模板

表1：会议议题申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

会议主题

会议类型

□例会□推进会□协调会□其他

拟召开时间

拟召开地点

参会部门/人员

会议议题及目标

1.2.3.

需准备材料

部门负责人意见

签字：日期：

表2：会议纪要

会议基本信息

时间：2023年月日14:00-16:00

地点：301会议室

主持人：*某某

记录人：*某某

参会人员：某某、某某、*某某（共8人）

缺席人员：*某某（事前请假）

议题及讨论内容

议题一：项目进度汇报

责任人*某某汇报：当前完成60%，延迟2天（原因：供应链物料到货延迟）

讨论结论：协调采购部加急跟进，本周五前解决，项目顺延至月日交付

议题二：Q3部门活动方案

行政部提议：户外拓展+内部培训，预算元

决议：通过方案，由行政部*某某负责联系场地，月日前确定细节

决议事项

序号

决议内容

责任人

完成时限

1

采购部跟进项目物料到货

*某某

2023–

2

行政部确定Q3活动场地

*某某

2023–

分发范围：全体参会人员、分管领导*某某

关键提示

会议议题需提前明确，避免“临时动议”导致效率低下；

会议室设备需会前30分钟调试，保证正常使用；

会议记录需客观准确，避免主观表述，重点记录“决议”和“行动项”；

参会人员需提前关闭手机静音，特殊情况需接听电话时，应向主持人示意后离场。

二、办公用品申领与管控

概述

适用于公司日常办公用品（含耗材、设备、办公用纸等）的申领、采购、发放与库存管理，旨在规范流程、降低成本、保障办公需求。

操作步骤

（一）需求申请

月度需求提报：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度需求表》，经部门负责人审批后提交至行政部；需求需注明物品名称、规格、数量、用途（避免重复申领）。

临时需求：突发性需求（如会议急需物料）可通过OA系统提交《临时用品申请单》，说明紧急原因，经行政负责人审批后，由行政部协调采购/调拨。

（二）审核与采购

需求审核：行政部汇总各部门需求，核对库存数量（避免重复采购），编制《月度办公用品采购计划》，报行政负责人审批。

采购执行：

常规用品：从合格供应商名录中选择合作供应商，按计划采购；

非常规用品（如定制礼品、专业设备）：需询价比价（至少3家供应商），填写《采购审批单》经分管领导审批后采购。

入库验收：物品到货后，行政部与采购员共同核对：名称、规格、数量、质量（无破损、无过期），确认无误后填写《办公用品入库登记表》，入库并更新库存台账。

（三）领用与发放

领用流程：员工凭部门负责人签字的《办公用品领用申请表》到行政部领取，行政部核对物品名称、数量后发放，领用人签字确认；

领用限制：实行“按需申领、杜绝浪费”，如笔、本类常规用品每月每人限领1次，打