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建筑企业材料设备采购管理制度

一、总则

为规范建筑企业材料设备采购行为，降低采购成本，保证采购物资的质量，提高采购效率，防范采购过程中的廉政风险，确保企业生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。本制度旨在建立健全公司采购管理体系，明确各部门在采购活动中的职责与权限，实现采购工作的制度化、规范化和科学化管理。

本制度适用于公司及所属各单位、项目部的各类建筑材料、构配件、工程设备、办公用品、安全防护用品等物资的采购管理活动。凡涉及上述物资的计划、询价、招标、合同签订、验收、付款等环节，均须遵守本制度规定。特殊情况或零星小额采购，如符合公司紧急采购规定的，可按特殊程序处理，但需事后补办相关手续。

采购工作应遵循“质量优先、价格合理、廉洁高效、公开透明、权责明确、风险可控”的基本原则。在确保采购物资符合工程设计和质量标准的前提下，力求以最优的成本获取最佳的性价比，并严格遵守廉洁从业规定，杜绝任何形式的不正之风。

二、组织机构与职责

公司采购管理工作实行统一领导、分级管理的原则。公司层面设立采购管理领导小组，由公司分管领导任组长，成员包括采购、工程、技术、财务、审计、纪检等相关部门负责人。该小组负责审定公司采购管理制度及相关细则，审议重大采购项目的计划与方案，协调解决采购管理工作中的重大问题。

采购管理部门（如采购部或物资设备部）是公司采购工作的归口管理部门，其主要职责包括：组织制定和完善公司采购管理制度及操作流程；汇总、审核各单位上报的采购需求计划；建立和维护合格供应商库；组织实施各类采购活动，包括招标、询价、谈判等；负责采购合同的审核与管理；协调处理采购过程中的争议与纠纷；对采购全过程进行跟踪与管控。

各需求部门（如项目部、分公司、职能部门）是采购需求的提出单位，负责根据项目进度、生产经营需要，准确、及时地编制本部门的采购计划，明确采购物资的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期等具体要求，并对采购需求的真实性、准确性负责。同时，参与相关物资的市场调研、供应商考察及到货验收工作。

财务部门负责采购资金的统筹安排与支付管理，依据审批后的采购合同、验收凭证等合法票据办理付款手续，并对采购成本进行核算与控制。审计监察部门负责对采购管理制度的执行情况进行监督检查，对采购活动的合规性、合法性进行审计，对发现的违规违纪行为进行调查处理。

三、采购计划与审批

采购计划是采购工作的依据，各需求部门应根据项目施工组织设计、生产计划、库存情况及实际需求，于每月（或每季度）规定时间前编制《物资采购申请单》，详细列明所需物资的名称、规格型号、技术参数、质量标准、预估数量、预估单价、预估金额、建议供应商（如有）、交货时间、交货地点及其他特殊要求。

《物资采购申请单》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门对各需求部门提交的采购申请进行汇总、整理，并结合公司整体库存策略、采购周期、市场行情等因素，进行综合平衡与优化，编制公司《月度（或季度）采购计划汇总表》。

采购计划实行分级审批制度。对于常规性、小额采购，由采购管理部门负责人审批；对于大额、重要或特殊物资的采购计划，须报请公司采购管理领导小组或分管领导审批。审批权限的具体划分，可根据采购金额、物资类别等因素，在本制度附件中明确详细的分级审批权限表。未按规定程序审批或审批手续不全的采购计划，不得组织实施。

如因工程设计变更、紧急抢险或其他特殊情况需要追加或调整采购计划的，需求部门应提交《采购计划变更/追加申请单》，详细说明变更原因及调整内容，按原审批程序报批后执行。

四、供应商管理

供应商管理是确保采购物资质量和降低采购风险的重要环节。公司应建立健全供应商准入、评价、动态管理及淘汰机制。供应商的选择应以“资质合法、信誉良好、质量可靠、价格合理、供货及时、服务优质”为基本标准。

采购管理部门负责组织对潜在供应商进行调查与评估。调查内容主要包括：供应商的营业执照、生产许可证、相关行业资质认证、产品质量证明文件、生产能力、技术水平、财务状况、商业信誉、供货业绩、售后服务能力及廉洁情况等。必要时，可组织相关技术、质量人员对供应商进行实地考察。

经评估合格的供应商，由采购管理部门录入《合格供应商名录》，并建立供应商档案，动态记录其基本信息、合作情况、履约评价等。《合格供应商名录》应定期更新，并对所有合格供应商进行分类管理。原则上，同类物资的合格供应商应不少于三家，以形成有效竞争。

对合格供应商实行动态考核评价机制。采购管理部门会同需求部门、财务部门、质检部门等相关单位，定期（如每半年或一年）根据供应商的产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务、合作态度、廉洁表现等方面进行综合评价，评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级。对评价优秀的供应商，在后续采购中可给予优先考虑；