第六章-差旅安排——商务秘书.pptVIP

第六章差旅安排

;第一节国内商务旅行的准备;旅行计划应包括的内容有（p193）

1.时间（出差时间、启程日期、返回日期、接站安排等）。

2.地点或线路（出行线路、终点、途经地点、住宿安排）。

3.会晤计划（人员、地点、日期、时间等）。

4.交通工具

5.需要携带的资料（文件、合同、样品等）。

6.目的地的天气

7.差旅费用、现金、办理旅行支票。

8.上司的住宅电话号码。;举例：旅行计划表;;;;2.选择交通方式;5.准备旅行用品;6.协助准备行李（行李分为托运行李、自理行李和随身携带物品）;（2）行李：小提箱、公事包、从旁边打开有两格的公文包（衣服可放下面）

（3）准备行李的识别标签（便于辨认），但不能把上司的姓名和地址写在标签上。

;7.安排差旅费;旅行支票

外币旅行支票是指境内商业银行代售的、由境外银行或专门金融机构印制、以发行机构作为最终付款人、以可自由兑换货币作为计价结算货币、有固定面额的票据。境内居民在购买时，须本人在支票上签名，兑换时，只需再次签名即可。

旅行支票是一种定额本票，其作用是专供旅客购买和支付旅途费用，它与一般银行汇票、支票的不同之处在于旅行支票没有指定的付款地点和银行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客户可以随时在国外的各大银行、国际酒店、餐厅及其他消费场所兑换现金或直接使用，是国际旅行都常用的支付凭证之一。;各种旅行支票均有不同的固定面额，形似现钞，如有10、20、50、100、500、1000美元等面额的旅行支票。使用时可以零星花用，比银行汇票方便。;4.信用证

信用证（LetterofCredit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。信用证是国际贸易中最主要、最常用的支付方式。;三、发挥旅行社的服务作用;

第二节出国商务旅行的准备

;;办理出国旅行手续的内容、程序;办理护照;（三）申请签证;（四）办理健康证书;（五）办理出境登记卡;实训二：陪同上司出差;（一）旅途中秘书的工作

1．负责携带、照看相关物品；

2．听从上司安排，及时与公司

保持联系，协助处理相关事务；

3．照顾上司饮食起居，确保商

务旅行的顺利进行。;;2．如果对于事前预订的酒店对于工作不便，此时秘书要请示上司，得到上司允许后，对酒店进行调整。确保酒店的路程距离、条件等各方面都有利于工作。

3．一旦在酒店住下后，秘书要迅速了解酒店周围的交通、邮电、医院等情况，以备不时之需。

4．一切安排妥当之后，秘书要将上司所住的酒店、联系方式等告知公司和上司的家属，以便取得联系。