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合同签订与档案管理工具指南
一、适用工作场景
本工具适用于企业内部各类经济合同、服务合同、合作协议等文件的签订流程管理，以及合同签订后档案的系统化归档、保管与调用。具体场景包括：业务部门发起合同需求、法务/财务部门审核合同条款、管理层审批签订、行政部门归档管理，以及后续合同履行过程中的查阅、变更、到期处理等全流程工作，可帮助企业规范合同管理流程，降低法律风险，提升档案利用效率。
二、操作流程指引
（一）合同签订准备阶段
需求提出与资料收集
业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方单位名称、统一社会信用代码）、合作内容、金额、履行期限等核心要素，收集合作方资质文件（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，加盖公章）。
填写《合同签订审批表》（模板见第三节），说明合同签订背景、必要性及预期效益，附上合作方资质材料及合同草案。
合同草拟与内部初审
业务部门根据合作内容，使用公司标准合同模板草拟合同条款（如无标准模板，需注明原因并重点约定权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款）。
部门负责人对合同的业务合理性、金额准确性进行初审，签署意见后提交法务部门审核。
（二）合同审核与审批阶段
法务部门审核
法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，包括：主体资格是否有效、权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰等。
法务部门审核后出具书面意见，对存在问题的条款提出修改建议，业务部门根据意见调整合同后再次提交。
财务部门审核
财务部门审核合同中的付款方式、金额、发票类型、税务处理等财务相关条款，保证符合公司财务管理制度及税务法规。
涉及大额资金支付的，需评估对方履约能力，必要时要求提供担保措施。
管理层最终审批
根据合同金额及重要性，提交至对应层级管理层审批（如：10万元以下由部门总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。
审批人需在《合同签订审批表》上明确签署“同意”“不同意”或“需补充材料”的意见，审批通过后方可进入签订环节。
（三）合同签订与原件管理
合同签署与用印
审批通过后，由业务部门与合作方最终确认合同文本，双方需签字盖章（企业需加盖合同专用章或公章，个人需签字按手印）。
合同一式至少两份（甲乙双方各执一份，涉及多方的可根据需要增加份数），签订完成后及时收回公司留存原件。
合同原件核对与登记
行政部门（或档案管理部门）收到合同原件后，与审批流程中的电子版进行核对，保证内容一致，无误后在《合同档案登记表》（模板见第三节）中登记合同编号、名称、签订日期、份数、存放位置等信息，分配唯一档案编号。
（四）合同归档与电子化备份
档案整理与入库
行政部门将合同原件及相关附件（如审批表、资质文件、补充协议等）按照“一合同一档案”原则整理，使用档案袋或文件夹封装，标注档案编号及合同名称，存入指定档案柜。
档案存放需遵循“年度-合同类型-编号”的分类规则，便于后续检索。
电子档案备份
将合同扫描件（含签字盖章页）、审批流程记录、相关附件等电子文件整理归档，存储至公司指定服务器或云端档案系统，电子档案需与纸质档案同步更新，定期检查备份完整性。
（五）合同履行与档案调用
履行跟踪与记录
业务部门负责跟踪合同履行情况，及时记录履行进度、付款凭证、验收结果等，重要履约文件（如验收单、发票复印件）需同步归入合同档案。
档案借阅与归还
因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》（模板见第三节），说明借阅事由、借阅期限，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，方可查阅。
档案原则上不得带出档案室，确需借出的需明确归还日期，借阅期间需妥善保管，不得涂改、损坏，归还时由档案管理员检查无误后入库。
三、常用模板参考
表1：合同签订审批表
项目
内容
合同名称
合同编号
（由行政部门按规则填写，如“YYYY–X”）
甲方（我方）
单称全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式
乙方（对方）
单称全称、统一社会信用代码、联系人、联系方式
合同金额
大写：____________________小写：￥_____________
履行期限
自_年_月_日至_年__月__日
主要合作内容
（简要描述，可附页）
申请部门
申请人
部门负责人意见
________________（签字）____年__月__日
法务审核意见
________________（签字）____年__月__日
财务审核意见
________________（签字）____年__月__日
管理层审批意见
□同意□不同意（请注明理由）________________（签字）____年__月__日
附件清单
1.合作方营业执照复印件2.合同草案3.其他：__________________________
表2：合同档案登记
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