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采购申请与审批流程标准化工具供应商选择参考版

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业内部规范采购申请与审批全流程，同时为供应商选择提供标准化参考框架。当企业面临采购需求分散、审批节点不清晰、供应商筛选标准不统一、采购效率低下等问题时，通过该工具可实现：

统一采购申请格式，保证需求信息完整准确；

明确审批权限与流程，避免越权审批或流程卡顿；

建立供应商评估量化体系，降低选择风险；

提升采购透明度，符合企业内控与合规管理要求。

二、标准化操作流程指引

1.采购需求发起与初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作步骤：

需求部门根据业务需求，填写《采购申请单》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明文档。

部门负责人对需求的合理性、必要性及预算合规性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

输出成果：《采购申请单》（部门负责人签字版）

2.供应商初步筛选与信息收集

操作主体：采购部门

操作步骤：

采购部门收到《采购申请单》后，核对需求信息完整性，对需求模糊项与需求部门沟通补充。

根据采购品类（如办公用品、生产原料、服务外包等），通过以下渠道筛选候选供应商：

企业合格供应商库（历史合作供应商）；

公开招标平台、行业展会、推荐名录等新增供应商；

对于金额较大或关键物料，需至少收集3家以上供应商信息。

向候选供应商索取《供应商基本信息表》（详见模板2），内容包括供应商名称、统一社会信用代码、联系方式、经营范围、主要产品/服务、合作案例、资质证明文件（如营业执照、行业许可证、质量体系认证等）复印件。

输出成果：《候选供应商名单》《供应商基本信息表》及相关资质文件

3.供应商资质审核与实地考察（可选）

操作主体：采购部门、需求部门、法务部（视情况参与）

操作步骤：

采购部门牵头审核供应商资质，重点检查：

营业执照等证照是否在有效期内，经营范围是否匹配采购需求；

行业特殊资质（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）是否齐全；

财务状况（如资产负债表、利润表）是否健康，无重大失信记录（可通过“信用中国”等公开渠道核查）。

对于采购金额高、技术复杂或长期合作的供应商，组织需求部门、法务部进行实地考察，评估生产能力、质量控制体系、供货稳定性、售后服务能力等，形成《供应商考察报告》。

资质审核或考察不合格的供应商，予以淘汰并记录原因。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商考察报告》（如需）

4.供应商综合评估与打分

操作主体：采购评估小组（由采购部门、需求部门、财务部、法务部负责人或授权人员组成）

操作步骤：

评估小组根据采购需求特点，从以下维度制定评分标准（权重可调整），使用《供应商综合评估打分表》（详见模板3）进行量化打分：

价格合理性（30%）：对比各家供应商报价，计算平均价，偏离度低的得分高；

质量保障能力（25%）：供应商质量体系认证、质检流程、不良品率、质量承诺等；

服务能力（20%）：供货周期、应急响应速度、售后服务方案、技术支持能力等；

资质与信誉（15%）：行业口碑、合作案例稳定性、无重大诉讼或违规记录；

合作潜力（10%）：供应商长期合作意愿、产能扩展性、技术创新能力等。

去掉一个最高分和一个最低分，计算平均得分，按得分高低排序，推荐1-3家候选供应商。

输出成果：《供应商综合评估打分表》《供应商推荐报告》

5.采购审批与决策

操作主体：按企业权限分级审批人（部门总监、分管副总、总经理等）

操作步骤：

采购部门将《采购申请单》《供应商推荐报告》《综合评估打分表》等材料提交至对应审批层级。

审批人重点审核：

采购需求是否符合业务规划；

预算是否在部门年度预算范围内；

供应商选择过程是否合规、评估结果是否客观；

采购价格是否合理（可参考历史采购价、市场价）。

审批通过后，确定最终供应商；审批驳回的，需说明理由，退回采购部门重新启动流程或调整需求。

输出成果：《采购审批表》（各层级审批人签字版）

6.合同签订与订单下达

操作主体：采购部门、法务部、财务部

操作步骤：

采购部门与最终供应商洽谈合同条款，重点明确：标的物规格、数量、单价、总金额、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等。

法务部审核合同合规性，保证无法律风险；财务部审核付款条款与预算匹配度。

双方签字盖章后，采购部门向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、财务部。

输出成果：《采购合同》（正本归档）、《采购订单》

7.采购执行与供应商绩效评价

操作主体：采购部门、需求部门、财务部

操作步骤：

采购部门跟进供应商履约进度，保证按时交付；需求部门按合同约定进行验收，填写《验收单》，确认数量、质量是否符合要求。

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