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费用报销申请单统一格式化模板

一、适用范围与常见应用场景

差旅费用：员工因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等支出；

办公支出：购买办公用品、设备耗材、通讯服务、快递物流等与日常工作相关的费用；

业务接待：因业务需要产生的客户招待、会议茶歇、活动场地布置等合理支出；

培训学习：参加外部专业培训、行业研讨会、技能提升课程等产生的报名费、资料费；

其他合理费用：经部门负责人确认的、与工作直接相关的其他零星支出。

二、标准化操作流程指南

1.填写基础信息

申请人信息：准确填写本人姓名（某）、所属部门（如“市场部”）、员工编号（如“MKT2023001”）、联系方式（如内部短号）；

申请日期：填写提交申请单的当天日期，格式为“YYYY年MM月DD日”；

费用归属项目：若费用与具体项目相关（如“产品推广项目”），需填写项目名称；若为日常零星支出，填写“日常办公”；

费用总金额：填写本次报销费用的总金额（小写），并在“大写”栏对应填写中文大写金额（如“人民币壹仟贰佰元整”），大小写金额需完全一致。

2.录入费用明细

分项列支：将本次报销的所有费用按类别逐项填写，每项费用占用一行，不可合并填写；

关键信息填写：

费用发生日期：填写费用实际产生的日期（如“2023年10月15日”），不得早于出差/业务开始日期或晚于报销提交日期；

费用事项：简要说明费用用途（如“北京-上海高铁票”“客户午餐费”“A4打印纸采购”），需清晰具体，避免模糊描述（如“杂费”）；

费用类别：根据公司费用管理制度选择对应类别（如“差旅-交通”“办公-物料”“业务-招待”）；

金额：填写每项费用的小写金额，保留两位小数（如“350.00”）；

凭证信息：填写对应费用的凭证张数及编号（如“发票3张，编号001-003”“行程单1张，编号SH20231015001”），保证每项费用均有可追溯的凭证支撑。

3.整理并粘贴凭证

凭证要求：所有费用需提供合法、真实的原始凭证（如电子票据打印件、行程单、付款截图等），凭证需清晰显示费用发生日期、事项、金额及收款方信息；

粘贴规范：将凭证按费用明细顺序整齐粘贴在《费用报销凭证粘贴单》（附件）上，每张凭证需露出右上角“金额”及“日期”关键信息，避免折叠或覆盖；

凭证缺失说明：若因特殊情况无法提供完整凭证（如部分小额现金支出），需在“备注”栏说明原因，并由部门负责人签字确认。

4.部门初审

申请人提交：将填写完整的申请单、粘贴好凭证的凭证粘贴单及相关证明材料（如出差审批单、会议通知等）提交至部门负责人；

部门负责人审核：部门负责人需核对以下内容：

费用是否符合部门预算及公司费用管理规定；

费用事由是否真实、与工作是否直接相关；

基础信息、费用明细填写是否完整，凭证是否齐全；

审核结果：审核通过后，部门负责人在“部门负责人意见”栏签字并填写日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

5.财务复核

财务部门接收：部门负责人审核通过后，将申请材料提交至财务部门；

财务复核重点：

费用类别划分是否准确，是否符合公司费用标准（如差旅住宿上限、招待费标准等）；

大小写金额是否一致，计算是否无误；

凭证是否合规，是否存在重复报销、超范围报销等情况；

复核结果：复核通过后，财务人员在“财务审核意见”栏签字并填写日期；若发觉问题，财务人员需与申请人沟通，要求补充材料或修改后重新提交。

6.审批通过后发放款项

最终审批：根据费用金额及公司审批权限，由分管领导或总经理在“分管领导/总经理意见”栏签字（具体权限参照公司《费用审批管理办法》）；

款项发放：审批完成后，财务部门在5个工作日内通过银行转账或内部备用金方式将报销款项发放至申请人，并通知申请人确认收款。

三、统一格式模板表格

费用报销申请单

基本信息

申请人姓名

某

所属部门

市场部

员工编号

MKT2023001

申请日期

2023年10月20日

费用归属项目

产品推广项目

联系方式（内部短号）

费用总金额（小写）

￥1,850.00

费用总金额（大写）

人民币壹仟捌佰伍拾元整

费用明细

序号

费用发生日期

——

————–

1

2023-10-15

2

2023-10-15

3

2023-10-16

4

2023-10-17

审批意见

部门负责人意见

□同意□不同意（请注明原因：_________________）

签字：_____________

日期：_________年_月_日

财务审核意见

□同意□不同意（请注明原因：_________________）

签字：_____________

日期：_________年_月_日

分管领导/总经理意见

□同意□不同意（请注明原因：_________________）

签字：_____________

日期：___