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采购订单审核及供应商信息管理模板

一、适用业务场景

新供应商准入审核：首次合作的供应商需通过资质评估、信息备案后方可进入采购候选池；

常规采购订单审批：对已合作供应商的订单进行多层级审核，保证采购需求合理、价格合规；

供应商信息动态更新：定期对供应商的资质、联系方式、合作表现等信息进行复核与更新；

采购异常处理：针对订单变更、交期延误、质量异议等特殊情况，规范审核与追溯流程；

年度供应商评估：结合合作历史数据，为供应商分级、续约或淘汰提供依据。

二、操作流程详解

（一）供应商信息采集与录入

发起信息登记：采购员*根据业务需求，收集新供应商的基本资料，包括但不限于：

供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址；

法定代表人姓名、联系人姓名及职务、联系方式（办公/手机）、电子邮箱；

主营产品/服务范围、产能说明、主要合作客户案例；

资质证明文件（如营业执照、相关行业许可证、ISO体系认证证书等，需加盖公章扫描件）。

信息录入系统：采购员*将上述信息录入《供应商信息登记表》（见模板1），保证所有字段填写完整、准确，资质文件至指定附件区。

初步审核：采购主管*对信息的完整性和资质文件的有效性进行审核，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配采购需求；

特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）是否齐全；

联系方式是否畅通，避免因信息错误导致后续沟通障碍。

信息归档：审核通过后，供应商信息自动录入供应商管理库，分配唯一供应商编码；审核不通过的，由采购员*联系供应商补充资料后重新提交。

（二）采购订单发起与填写

创建订单：采购员*根据采购需求，在系统中创建采购订单，填写以下核心信息：

订单编号（系统自动，规则：年份+月份+流水号，如202405-001）；

供应商名称（从供应商库中选择，避免手动输入错误）；

采购品名、规格型号、质量标准、单位、数量、单价、总金额（含税/不含税需注明）；

交货日期、交货地点、运输方式、验收标准；

付款条件（如账期比例、预付款要求）、特殊备注（如包装要求、定制化需求等）。

附件：附上采购需求单、技术参数表、比价记录（若有）等支持性文件，保证订单依据可追溯。

（三）多级审核流程

采购订单需通过“初审-复审-终审”三级审核，保证采购合规：

初审（需求部门负责人）：

审核订单内容是否与实际需求一致，数量、规格是否满足生产/项目要求；

核对交货期是否紧急，是否存在替代供应商或更优方案；

审核通过后，在系统中填写初审意见并流转至下一级；驳回时需注明具体原因（如“规格不符需求”“交货期延误超3天”）。

复审（采购部经理）：

审核供应商选择是否符合公司采购政策（如是否通过招标、询价比价流程）；

核对价格是否在预算范围内，是否享受批量采购折扣；

审核订单条款是否合规（如付款条件是否符合公司财务制度）；

审核通过后流转至终审；驳回时需明确调整建议（如“要求供应商降价5%”“更换为已备案供应商”）。

终审（分管副总/总经理）：

针对大额订单（如单笔金额超10万元）或特殊采购项目（如独家供应商、定制化采购）进行重点审批；

综合评估采购的必要性、成本效益及风险；

审核通过后，系统自动正式采购订单并推送至供应商；驳回时需签署书面意见，由采购部与需求部门沟通调整。

（四）供应商信息动态更新

定期复核：采购员*每季度对合作供应商的信息进行复核，重点关注：

资质文件有效期（如营业执照、认证证书等，提前3个月提醒供应商续期）；

联系方式变更（如联系人离职、电话号码调整，需供应商提供书面证明后更新）；

经营状况异常（如涉诉、行政处罚、停产等，通过第三方征信平台或实地调研核实）。

变更申请：供应商需变更信息时，应向采购部提交《供应商信息变更申请表》，附相关证明文件（如新的营业执照复印件、法人变更通知书等），经采购主管*审核后更新系统信息。

异常标注：对存在资质过期、多次违约等问题的供应商，在系统中标注“风险供应商”，暂停其新订单承接资格，限期整改。

（五）资料归档与追溯

订单归档：已完成的采购订单（含审核意见、附件、交付验收单等）由采购文员*按订单编号分类归档，电子档保存至服务器指定文件夹，保存期限不少于5年。

供应商档案归档：供应商信息登记表、资质文件、评估报告、合作记录等资料，与供应商编码绑定，形成“一户一档”，便于后续查询与审计。

三、核心模板结构

模板1：供应商信息登记表

序号

字段名称

填写要求

示例/备注

1

供应商全称

与营业执照一致

XX科技有限公司

2

统一社会信用代码

18位统一代码XXXXXXXXX

3

注册地址

详细到省市区街道门牌号

北京市海淀区XX路XX号XX大厦5层

4

实际经营地址

若与注册地址不同需填写

同注册地址

5

法定代表人

姓名

张*

6

联系人

姓名