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采购管理审批流程通用操作指南

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于企业内部各类采购活动的审批流程管理，涵盖物资采购（如办公设备、生产原料）、服务采购（如咨询、维修、外包服务）等类型。常见应用场景包括：

部门日常运营所需物料采购；

项目专项物资或服务采购；

应急采购（如突发故障维修所需备件）；

预算内计划采购及预算外临时采购。

涉及部门包括需求部门、采购部、财务部、法务部（如需）及相应审批权限领导。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请

需求确认：需求部门明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间及预算金额，保证采购内容符合部门工作计划及预算范围。

填写申请表：需求部门负责人指定专人填写《采购申请表》（详见模板一），需详细填写：

申请部门、申请人*、联系方式；

采购物品/服务具体描述（避免模糊表述，如“办公电脑”需明确型号、配置要求）；

预算金额（需注明是否含税，若为预算外采购需说明资金来源）；

交付时间及地点；

特殊要求（如供应商资质、环保认证等）。

部门内部审核：需求部门负责人*对申请内容进行合理性审核，确认采购必要性及预算匹配性，签字同意后提交至采购部。

（二）采购部初审与计划制定

材料完整性检查：采购部接收《采购申请表》后，核对材料是否齐全（如特殊采购需附技术参数表、市场调研初稿等），若材料缺失，退回需求部门补充。

需求合规性审核：采购部审核采购内容是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准等），重点核查：

预算金额是否在部门可用预算内；

采购方式建议（如询价、比价、招标或单一来源采购，需说明理由）。

制定采购计划：审核通过后，采购部根据采购紧急程度及市场情况，制定采购计划（明确时间节点、采购方式、潜在供应商名单），提交至财务部进行预算复核。

（三）预算复核与采购执行

财务部预算审核：财务部核对采购申请预算与年度/月度预算指标，确认资金是否落实。若预算不足，需求部门需补充预算说明或调整采购需求；若预算充足，财务部在《采购申请表》上签字确认。

实施采购：采购部根据审批通过的采购方式执行采购：

小额采购（如金额≤X元）：至少询价3家供应商，对比价格、质量、服务后，选择最优供应商；

大额采购（如金额＞X元）：组织比价或招标，邀请至少3家合格供应商参与，形成比价/招标报告，附供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）；

紧急采购：可简化流程，但需事后补办手续，并在申请表中注明“紧急采购”及原因。

确定供应商并签订合同：采购部与选定供应商洽谈细节，拟定采购合同（需注明质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等），合同文本需经法务部（如需）审核，由采购负责人*及供应商双方签字盖章。

（四）订单下达与交付验收

下达采购订单：采购部根据合同正式采购订单，发送至供应商，并同步告知需求部门预计交付时间。

到货验收：物品/服务送达后，由需求部门联合采购部、质检部（如需）共同验收：

物资验收：核对数量、规格、型号是否与订单一致，检查外观、功能是否达标，出具《验收单》；

服务验收：根据服务合同标准，评估服务完成质量，由需求部门负责人在《服务验收确认单》上签字确认。

问题处理：若验收不合格，采购部需及时与供应商沟通，办理退换货或索赔手续，重新启动采购流程（如需）。

（五）付款审批与财务结算

整理付款材料：采购部收集完整付款凭证，包括：采购合同、采购订单、验收单、发票（需与合同信息一致）、供应商付款申请函等。

提交付款申请：填写《付款审批表》（详见模板二），附上述材料，按审批权限逐级报批：

部门负责人*审核：确认验收合规性；

财务部审核：核对发票、金额、付款方式是否符合财务制度；

审批领导*审批：根据金额权限最终签字确认（如X元以下由部门总监审批，X元以上由总经理审批）。

财务支付：审批通过后，财务部通过银行转账或承兑汇票等方式向供应商付款，保留付款凭证。

（六）归档与反馈

资料归档：采购部将采购全流程资料（申请表、审批表、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于[如：5年]。

流程反馈：需求部门收到物品/服务后，若对采购流程或结果有疑问，可向采购部或财务部反馈；采购部定期统计采购数据（如平均交付周期、成本节约率等），优化采购流程。

三、核心流程配套表单模板

模板一：采购申请表

申请部门

申请人*

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

需求数量

单位

预算金额（元）

交付时间

交付地点

是否含税

采购理由

部门负责人*意见

签字：

日期：

采购部初审意见

签字：

日期：

财务部预算审核

签字：

日期：

审批领导*意见

签字：

日期：

模板二：付款审批表

供应商名称

采购合同编号

付款日期申请

采购物品/服务名称

金额（元）

付款方式

付款事由

附证材料

□合同□订单□验收单