会议组织与执行规范.docVIP

会议组织与执行规范工具模板

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各类企业内部会议的组织与执行，包括但不限于：

常规工作会议：部门周会、月度总结会、季度规划会等；

专项任务会：项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会等；

决策类会议：方案评审会、预算审批会、战略部署会等；

信息同步会：政策宣贯会、进度通报会、成果分享会等。

二、会议全流程操作步骤

（一）筹备阶段：明确目标与细节

确定会议核心要素

主题：清晰表述会议目的（如“2024年Q3产品迭代方案评审会”）；

目标：明确需达成的成果（如“确定3个核心功能的优先级及开发排期”）；

时间：避开节假日或部门高峰期，单次会议建议控制在1-2小时内；

地点：内部会议室（确认设备可用性）或线上会议平台（提前测试网络）；

参会人员：核心决策人（总监）、执行人（经理）、记录人（助理），必要时邀请外部专家（顾问）。

制定会议议程

按逻辑顺序安排环节（开场→议题讨论→决策→总结），明确每个环节的时长、负责人及核心内容；

示例：

时间

环节

内容

负责人

14:00-14:05

开场

介绍会议目标及议程

*总监

14:05-14:30

议题一

用户需求优先级讨论

*经理

14:30-14:50

议题二

开发资源分配方案评审

*主管

14:50-15:00

总结与待办

明确行动项及负责人

全体

准备会议物料

必备材料：议程表、相关数据报表（如用户调研数据）、演示PPT、签到表；

设备检查：投影仪、麦克风、视频会议软件（如腾讯会议）、白板、马克笔；

线上会议需提前发送会议、参会指南（含设备调试步骤）。

发送会议通知

提前2-3个工作日通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送通知，包含：

会议主题、时间、地点/、议程概要、参会人员、需提前阅读的材料；

示例：“【会议通知】2024年Q3产品迭代方案评审会（*总监召集），请于10月25日17:00前确认参会，附件为需求优先级评估表。”

（二）执行阶段：高效推进与过程管控

会前准备

记录人提前15分钟到场，检查设备、签到表、物料摆放；

参会人员准时到场，关闭手机静音或调至震动模式。

会议开场

主持人（*总监）简明扼要重申会议目标、议程及时长要求，强调“聚焦议题、高效发言”；

记录人确认参会人员到齐情况，标注请假人员（如主管因出差请假，由代理参会）。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项推进，主持人控制发言时间（每人单次发言不超过3分钟），避免跑题或重复讨论；

关键问题需当场确认共识（如“是否同意将需求A优先级定为P1？请举手表决”）；

对争议较大的议题，记录分歧点，明确后续调研方向（如“需*团队补充竞品分析数据，下次会议再议”）。

总结与待办

主持人总结会议成果（已达成共识的结论、未完成的待议事项）；

明确“行动项”：具体任务、负责人、完成时限（如“*经理负责协调研发资源，10月30日前提交排期计划”）；

记录人同步整理待办清单，会后1个工作日内发送给参会人员确认。

（三）会后阶段：跟进与归档

整理会议纪要

24小时内完成纪要撰写，内容包括：会议基本信息、议程执行情况、关键结论、待办事项（含负责人、时限）；

纪要需经主持人（*总监）审核确认，保证信息准确、无遗漏。

跟踪待办进度

记录人通过项目管理工具（如飞书项目、钉钉待办）跟踪待办完成情况，提前1天提醒负责人；

对逾期未完成的任务，及时与负责人沟通原因，协调解决。

资料归档

将会议通知、议程表、签到表、纪要、演示PPT、相关数据报表等材料整理成文件夹，按“年份-月份-会议主题”命名（如“2024-10-产品迭代方案评审会”），存储至企业共享云盘。

三、核心模板工具清单

模板1：会议筹备清单表

序号

筹备项目

具体内容

负责人

完成时限

状态（待完成/已完成）

1

确定会议要素

主题、目标、时间、地点、参会人员

*助理

10月20日

□已完成

2

制定议程

明确环节、时长、负责人

*经理

10月22日

□已完成

3

准备物料

PPT、签到表、设备调试

*助理

10月25日

□待完成

4

发送会议通知

提前2天发送，附议程及材料

*助理

10月23日

□已完成

模板2：会议纪要表

会议基本信息

会议主题

2024年Q3产品迭代方案评审会

时间

2024年10月26日14:00-15:00

地点

公司3楼会议室A

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

总监、经理、主管、助理（共4人）

请假人员

*主管（出差）

议程与结论

议题一：用户需求优先级讨论

结论：将需求A（用户登录优化）、需求B（数据导出功能）定为P1优先级，需求C（界面改版）定为P2。

议题二：开发资源分配方案

结论：团队负责需求A开发，团队负责需求B开发，11月15日前提交初版测试。

待办事项

序号

任务描述

1

协调研发资源，提交需求A开发排期

2

补充需求