行政文件存档及管理模板版.docxVIP

行政文件存档及管理模板通用版

一、适用范围与常见文件类型

管理制度类：公司章程、内部管理制度、工作流程规范等；

会议纪要类：各类工作会议（如办公会、专题会、部门例会）的会议记录、决议事项等；

通知公告类：上级单位下发的通知、公司内部发布的公告、函件等；

人事管理类：员工花名册、劳动合同、入职离职手续、培训记录等；

合同协议类：业务合同、合作协议、保密协议等；

资产档案类：固定资产登记表、采购合同、验收报告等；

资质证照类：公司营业执照、各类许可证、认证证书等；

其他类：项目资料、审计报告、客户往来函件等。

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集：全面覆盖，及时归集

明确收集范围：根据文件类型清单，各部门指定专人（如部门助理）负责本部门产生文件的初步收集，保证应归档文件无遗漏。

定期收集机制：

日常文件：各部门在文件形成后1个工作日内提交至行政部；

月度汇总：每月最后一个工作日，行政部统一收集各部门当月需归档文件；

专项文件：重大项目、重要活动结束后3个工作日内，由项目负责人整理并提交。

文件初步审核：行政部对接收文件进行审核，检查文件完整性（如签字、盖章是否齐全）、规范性（如格式是否统一、内容是否清晰），对不符合要求的文件退回原部门补充完善。

（二）文件分类：科学划分，层级清晰

一级分类：按文件性质划分为“综合管理”“人事管理”“财务管理”“业务管理”“资产管理”等大类（可根据单位实际调整）。

二级分类：在一级分类下，按文件类型细分，如“综合管理”类下分为“制度文件”“会议纪要”“通知公告”等子类。

三级分类：对部分子类进一步细化，如“会议纪要”按“办公会”“专题会”等会议类型划分，或按年份、季度排序。

分类标签规范：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式（如“ZD-GL-2024-001”），保证分类标识唯一且易识别。

（三）文件编号：唯一标识，便于检索

编号规则：

纸质文件：分类代码+年份+流水号（如“ZD-GL-2024-001”）；

电子文件：在纸质编号基础上加“E”后缀（如“ZD-GL-2024-001E”）。

编号责任：行政部指定专人（如档案管理员）负责统一编号，避免重复或遗漏；编号后需在文件首页右上角标注，电子文件需在文件名中体现编号。

特殊文件处理：对于密级文件、外部来文等，需在编号后标注密级（如“机密”“内部”）或来源单位（如“XX局函”）。

（四）文件登记：台账管理，全程留痕

登记内容：所有归档文件需填写《文件归档登记台账》（详见模板一），包含文件编号、名称、分类、密级、形成日期、页数、提交部门、提交人、归档日期、存放位置、备注等字段。

登记时限：文件归档后1个工作日内完成台账登记，保证账实一致。

动态更新：电子台账需实时同步更新，纸质台账定期（每月）与档案柜实物核对，保证无遗漏。

（五）文件归档：规范存放，安全保管

归档方式：

纸质文件：采用统一规格的档案盒（如A4尺寸），按编号顺序垂直存放，档案盒外标注分类名称、编号及文件范围（如“ZD-GL-2024001-010”）。

电子文件：存储于单位指定服务器或加密云盘，按分类建立文件夹结构，文件夹名称与分类代码对应，定期（每季度）备份，防止数据丢失。

存放环境：

纸质档案：存放于通风、干燥、防火、防潮、防虫的档案柜中，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案：服务器需具备防火墙、杀毒软件及访问权限控制，重要文件需异地备份。

密级文件管理：密级文件需单独存放于带锁档案柜，钥匙由行政部专人保管，借阅时需经部门负责人及以上领导审批。

（六）文件借阅：流程规范，责任到人

借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明文件编号、名称、借阅原因、借阅期限、用途，经所在部门负责人审批后提交行政部。

借阅审批：

普通文件：由行政部负责人审批；

密级文件：需经分管领导审批；

外部单位借阅：需加盖单位公章，并经单位分管领导批准。

借阅与归还：

借阅时，行政部核对文件信息，借阅人签字确认后领取；

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请；

归还时，行政部检查文件完整性，确认无误后在台账中登记归还日期。

（七）文件销毁：合规处置，杜绝风险

销毁范围：超过保存期限、无继续保存价值的文件（如已废止的通知、临时性会议纪要等），或经鉴定无保存价值的文件。

销毁鉴定：每年12月，由行政部牵头，组织相关部门负责人、法务人员（如有）组成鉴定小组，对到期文件进行鉴定，形成《文件销毁清单》（详见模板三）。

销毁审批：《文件销毁清单》需经单位分管领导审批，密级文件需经主要领导审批。

销毁执行：

纸质文件：采用碎纸机销毁或交由专业销毁机构处理，销毁时需有2名以上监销人签字确认；

电子文件：彻底删除存储数据并格式化存储介质，保证无