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行政文员的实习报告

行政文员实习报告

一、实习基本信息

实习单位：XX科技有限公司行政部

实习时间：2023年7月1日至2023年9月30日

实习岗位：行政文员

指导老师：行政部经理张经理

实习地点：北京市海淀区科技园区XX大厦15层

二、实习单位概况

XX科技有限公司成立于2010年，是一家专注于人工智能技术研发与应用的高新技术企业，现有员工350人，其中研发人员占比65%。公司行政部下设综合管理、后勤保障、办公环境维护三个小组，共有行政人员12人。部门主要负责公司日常行政事务管理、办公用品采购、会议组织、档案管理、访客接待等工作，是保障公司正常运营的重要支持部门。

三、实习内容与过程

（一）日常办公事务处理

1.文件管理

-参与公司各类文件的分类、归档和保管工作，共处理文件1250份，其中合同类文件320份，人事类文件280份，财务类文件180份，业务类文件470份

-建立电子档案系统，将2019-2022年的历史文件进行数字化处理，共扫描存档文件3500页，准确率达99.2%

-负责文件借阅登记工作，累计处理借阅申请86次，均按要求完成借阅记录和归还跟踪

2.会议组织与服务

-协助组织部门周例会、月度总结会及专题研讨会共48场，其中跨部门会议15场

-负责会议准备工作，包括会议室预订、设备调试、资料打印等，平均每场会议准备时间45分钟

-撰写会议纪要38份，总字数约2.8万字，内容涵盖会议决议、行动项及责任人

-跟进会议决议落实情况，形成决议执行报告12份，确保各项工作按时完成

3.办公用品管理

-负责办公用品需求统计与采购申请，每月处理采购订单约25份，涉及物品80余种

-建立办公用品库存台账，实时监控库存水平，设置安全库存预警点，确保库存周转率保持在合理水平

-实施办公用品领用登记制度，累计处理领用申请560次，节约办公成本约8.5%

-定期进行库存盘点，完成季度盘点3次，盘点差异率控制在0.3%以内

（二）行政支持与协调

1.访客接待

-负责公司前台访客接待工作，日均接待访客15-20人次，累计接待约1200人次

-建立访客登记系统，完善访客信息记录，确保公司安全

-协调相关部门安排访客接待，提供茶水、引导等服务，访客满意度调查显示满意度达96%

2.办公环境维护

-监督办公区域清洁卫生，每日检查办公环境，发现问题及时协调解决

-负责绿植养护管理，协调绿化公司进行定期养护，确保办公环境舒适

-处理办公设施报修申请，累计处理维修请求180次，平均响应时间2小时，完成率98%

3.差旅与接待支持

-协助员工差旅安排，包括机票、酒店预订等，累计处理差旅申请85份

-负责重要客户接待准备工作，包括行程安排、资料准备、礼品采购等，完成接待任务12次

-管理差旅费用报销流程，审核报销单据125份，确保符合公司财务制度

（三）数据管理与统计

1.行政数据统计

-负责行政相关数据的收集、整理与分析，包括办公用品消耗、会议频率、访客数量等

-制作行政月度报表12份，包含各类统计数据和分析图表

-建立行政数据台账，实现数据可视化展示，提高管理效率

2.档案管理系统优化

-参与公司档案管理系统的优化工作，提出改进建议5条，被采纳3条

-协助制定档案管理制度，明确档案分类标准、保管期限和借阅流程

-完成档案数字化工作，将纸质档案转换为电子档案，提高档案查询效率

（四）其他行政工作

1.企业文化活动支持

-协助组织公司季度文化活动3次，包括团队建设、节日庆祝等

-负责活动场地布置、物资采购、人员协调等工作，参与人数累计达450人次

-收集活动反馈，形成活动总结报告，为后续活动提供参考

2.供应商管理

-参与办公用品、清洁服务等供应商的评估与管理工作

-建立供应商档案，定期评估供应商服务质量，确保服务质量达标

-协助完成供应商合同续签工作，涉及供应商8家，合同金额约45万元

四、实习收获与体会

（一）专业技能提升

1.办公软件应用能力

-熟练掌握MicrosoftOffice办公套件，特别是Excel的高级功能，如数据透视表、VLOOKUP函数等

-学会使用公司内部OA系