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会议制度及评分细则

一、会议管理制度

（一）会议分类与基本要求

1.决策类会议

包括总经理办公会、董事会等，主要用于重大事项决策。召开频率为每月1次（特殊情况可临时召开），参会人员为公司高管及相关部门负责人（董事会按章程规定）。会前3个工作日需提交决策事项报告（含背景、方案、风险评估、建议结论），报告需经分管领导初审；会中采用“提案人陈述-集体讨论-逐项表决”流程，表决方式为记名投票（董事会）或举手表决（总经理办公会），形成决议需经参会人员2/3以上同意；会后24小时内由综合管理部整理会议纪要，明确决议事项、责任部门、完成时限，经会议主持人签发后同步至全体参会人员及相关执行部门。

2.管理类会议

包括周例会、月度经营分析会。周例会每周五17:00召开，时长不超过2小时，参会人员为部门负责人及以上；会议内容为上周工作完成情况通报、本周重点任务部署、跨部门协作问题协调。月度经营分析会每月最后一个工作日召开，时长3小时，参会人员为全体管理层及关键岗位人员（如财务、运营、市场负责人），内容涵盖经营指标完成情况（收入、成本、利润）、重点项目进度、市场动态分析、下月目标分解。会前1个工作日需提交《周工作完成情况表》《月度经营数据报表》（需经部门负责人签字确认）；会中设置“问题速报”环节（每个部门限5分钟），主持人需控制讨论节奏，避免偏离主题；会后12小时内形成会议纪要，周例会纪要侧重任务清单（含责任人、截止日期），月度分析会纪要需附数据图表及改进建议。

3.专题类会议

包括项目推进会、问题研讨会，根据工作需要临时召开。项目推进会由项目经理发起，参会人员为项目组成员及相关支持部门，召开频率根据项目阶段调整（如启动期每周1次，执行期每两周1次），重点跟踪任务进度、资源需求、风险预警；问题研讨会由问题责任部门或分管领导发起，参会人员需包含问题涉及的所有关联方（如技术、生产、客户代表），需提前明确研讨目标（如“解决某产品质量缺陷”），避免泛泛讨论。会前需提交《专题会议议题单》（含问题描述、已有分析、待讨论事项），经发起部门负责人审核后，综合管理部协调会场及时间；会中需指定记录员（可由发起部门人员担任），采用“问题拆解-方案提出-可行性论证”流程，关键分歧点需记录不同意见；会后8小时内形成《专题会议决议》，明确解决路径、责任分工及下一步动作，经发起部门负责人签字后抄送相关方。

4.信息类会议

包括政策宣贯会、培训交流会，由综合管理部或业务部门组织。政策宣贯会（如制度修订、流程变更）每季度至少1次，参会范围根据政策影响面确定（如全员或相关部门），需提前准备PPT及纸质版文件（关键条款标注）；培训交流会（如行业趋势、新技能学习）每月1-2次，可邀请外部专家（需提前审核资质）或内部骨干分享，时长不超过2.5小时。会前3个工作日通过OA系统发布通知（含会议时间、地点、内容概要、需准备材料）；会中设置“问答环节”（占比不低于20%时长），确保信息传递有效性；会后需收集参会人员反馈（如“是否理解政策要点”“培训内容实用性评分”），形成《信息会议效果评估表》，作为后续改进依据。

（二）会议组织全流程规范

1.会前准备

-议题提报：所有需上会讨论的事项需提前提交《会议议题申请表》（含议题名称、提报部门、联系人、拟讨论时长、需决策/讨论内容概要）。决策类会议议题需经分管领导审批，管理类会议议题由综合管理部汇总后报会议主持人审定，专题类及信息类会议议题由发起部门负责人确认。提报截止时间：决策类会议会前5个工作日，管理类会议会前3个工作日，专题类及信息类会议会前2个工作日（临时会议需提前1个工作日）。

-材料准备：提报部门需按模板提交会议材料（如决策类需附论证报告，管理类需附数据报表，专题类需附问题分析表），材料需经部门负责人审核，确保数据准确、逻辑清晰。综合管理部负责汇总材料，在会前24小时（临时会议会前4小时）通过OA系统发送至参会人员（敏感材料需线下密封发放）。

-议程确认：综合管理部根据议题重要性、关联性及时长要求，编制会议议程（含时间节点、议题顺序、主发言人），经会议主持人签字确认后，与材料同步发放。议程一旦确定，原则上不接受临时增删；特殊情况需调整的，需经主持人批准，并提前1小时通知所有参会人员。

-会场布置：根据会议类型选择场地（决策类用大会议室，专题类用小会议室，信息类用培训室），提前1小时调试设备（投影仪、麦克风、音响、网络），确保正常使用；摆放桌牌（按职务或部门顺序）、材料（每人1份）、纸笔；设置“手机收纳盒”（重要会议需强制收纳）及茶歇（时长超过2小时的会议提供）。

2.会中执行

-主持要求：会议主持人需提前10分钟到场检查准备情况