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货物收发验收标准及签收单模板

前言

货物的收发验收是企业供应链管理中至关重要的一环，直接关系到企业的生产经营效率、成本控制乃至产品质量。建立一套清晰、规范的货物收发验收标准，并辅以科学的签收单管理，能够有效防范差错、明确责任、减少纠纷，确保物流环节的顺畅与可控。本文旨在提供一套实用的货物收发验收标准及签收单模板，供相关从业人员参考与实践。

一、货物收发验收标准

（一）验收准备

1.信息核对：收货前，仓库或相关负责人应提前获取并核对采购订单、送货单、合同等关键文件，明确待收货物的品名、规格型号、数量、单价、交货日期及特殊要求（如品牌、产地、技术参数等）。确保文件信息一致，如有疑问应及时与采购部门或供应商沟通确认。

2.人员与工具准备：根据货物特性（如重量、体积、精密程度），安排具备相应经验的验收人员，并准备必要的验收工具，如卷尺、秤、卡尺、万用表、开箱工具、照明设备以及记录用的纸笔、标签、相机等。

3.场地准备：清理并规划好卸货及验收区域，确保场地平整、清洁、安全，必要时准备防雨、防潮、防晒设施。对于特殊货物（如危险品、冷藏品），需确保存储条件符合要求。

（二）外观与数量初验

1.外包装检查：货物送达后，首先对每件货物的外包装进行检查。查看包装是否完好无损，有无破损、撕裂、潮湿、油污、水渍、变形等情况；包装上的标识是否清晰，有无品名、规格、数量、生产日期、保质期（如适用）、生产厂家、批号等信息；封条是否完好（如适用）。

2.数量清点：对照送货单及采购订单，仔细清点货物的总件数、每个包装单位内含的数量。可采用计件、计重、按体积估算等方式，确保实际数量与单据数量一致。对于散装或难以精确计数的货物，应明确计数方法和允许的误差范围。

3.异常情况记录：如发现外包装破损、数量不符等异常情况，验收人员应立即停止验收，在送货单上注明，并拍照或录像留存证据，及时通知采购部门及供应商共同确认。

（三）内在质量与规格型号核验

1.规格型号确认：在外观及数量初验合格后，对货物的品名、规格型号、品牌、颜色、尺寸、技术参数等进行逐一核对，确保与采购订单及相关标准要求完全一致。可通过查看产品铭牌、说明书、合格证等方式进行。

2.生产日期与保质期核查：对于食品、药品、化学品及其他有保质期要求的产品，必须严格检查生产日期、批号及保质期，确保产品在有效期内，且剩余保质期能满足企业使用需求。

3.质量抽检/全检：

*感官检验：通过目测、手摸、鼻闻、耳听等方式检查产品是否存在明显的质量缺陷，如表面划痕、锈蚀、变形、污渍、异味、部件缺失等。

*功能性能检验：对于机电产品、工具、设备等，可进行简单的通电测试、功能演示或装配试用，检查其基本功能是否正常。对于关键或精密部件，可能需要借助专业检测设备进行性能参数测试。

*抽样原则：根据货物的重要程度、批量大小、价值高低及供应商信誉等因素，确定抽检比例或是否进行全检。抽样应具有代表性。

4.文件资料核对：检查随货同行的技术文件是否齐全，如产品合格证、检验报告、使用说明书、保修卡、进口货物的报关单及商检证明等。

（四）验收结果处理

1.验收合格：经上述各项检验均符合要求的货物，判定为验收合格。验收人员应在签收单上签字确认，并注明验收日期。货物方可办理入库手续。

2.验收不合格：

*轻微不合格：指不影响主要使用功能，或可通过简单处理（如清洁、调整）即可达到要求的轻微瑕疵。经相关部门评估并批准后，可让步接收，并在签收单上注明瑕疵情况及处理意见。

*严重不合格：指存在严重质量缺陷、规格型号不符、数量短少较多、超过保质期等情况，导致货物无法正常使用或存在安全隐患的。此类货物应坚决拒收，并在签收单上详细注明不合格原因，由送货人员签字确认。同时，立即通知采购部门与供应商协商处理方案（如退货、换货、补货、折价等）。

*异议处理：如对验收结果有异议，应在合同约定或合理期限内书面通知供应商，协商解决。必要时可委托第三方权威机构进行检验。

二、货物签收单模板

货物签收单

编号：[QSD-年份-月份-序号]

**基本信息**

内容

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:-------------------------------------

**收货单位**

[公司全称]

**送货单位**

[供应商全称]

**订单编号**

[采购订单号]

**送货单号**

[供应商送货单号]

**收货日期**

YYYY年MM月DD日

**送货人**

[姓名]**联系方式**：[电话号码]

**收货部门**

[如：仓库部/生产部]

**验收人**

[姓名]

---

货物明细

序号

品名

规格型号

单位

订单数量

送货数量

实收数量

备注(如：合格/不合格及原因)

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