企业行政管理公文行文规范管理办法.docxVIP

企业行政管理公文行文规范管理办法

企业行政管理公文是企业实施管理、传递信息、协调工作的重要工具，其行文规范直接影响管理效率和企业形象。为统一公文标准，提升公文质量，保障信息传递的准确性、严肃性和规范性，结合企业实际管理需求，制定本规范。

一、适用范围与文种分类

本规范适用于企业内部各部门、分支机构及所属单位（以下统称“各单位”）制发的各类正式公文，包括但不限于向上级单位报送的请示、报告，向下级单位发布的通知、通报，平级或不相隶属单位之间的函，以及记录会议决策的纪要等。对外正式公文（如致合作单位的函件、公告等）参照本规范执行。

企业公文文种根据行文方向、内容性质及适用场景，分为以下类别：

1.决议：适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重大决策事项，如董事会决议。

2.决定：适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，如《关于2023年度优秀团队表彰的决定》。

3.命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员（仅限企业最高管理层使用）。

4.公报：适用于公布重要决定或重大事项，如年度财务审计公报。

5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，如企业上市公告（仅限涉及公众利益的重大事项）。

6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，如厂区安全管理通告。

7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法，如《关于优化生产流程的指导意见》。

8.通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文，如《关于召开季度经营分析会的通知》。

9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如《关于三季度安全生产情况的通报》。

10.报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问，如《2023年上半年市场拓展情况报告》。

11.请示：适用于向上级单位请求指示、批准，如《关于增加研发预算的请示》。

12.批复：适用于答复下级单位的请示事项，如《关于增加研发预算的批复》。

13.议案：适用于企业向权力机构（如股东会）提请审议事项（仅限特定场景使用）。

14.函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，如《关于合作项目进度协调的函》。

15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项，如《总经理办公会纪要》。

各单位需根据行文目的、内容性质及隶属关系，准确选择文种，避免混淆使用（如请示与报告、通知与通报）。

二、公文格式规范

公文格式分为版头、主体、版记三部分，各要素需严格按照以下要求编排：

（一）版头部分

版头位于公文首页红色分隔线以上，包含以下要素：

1.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行（非涉密公文可不标注）。

2.密级和保密期限：涉密公文应当标注密级（“绝密”“机密”“秘密”）和保密期限（如“机密★2年”）。密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，无固定期限的标注“长期”。

3.紧急程度：对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注密级和紧急程度，密级在上，紧急程度在下。

4.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“XX科技有限公司文件”），也可使用发文机关全称或规范化简称（仅限函件等特定文种）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，字号不超过上级单位发文机关标志字号。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用时，主办机关名称在前，其他机关名称依次排列，一般不超过3个。

5.发文字号：由机关代字、年份、发文顺序号组成（如“XX综〔2023〕15号”）。机关代字需体现发文单位特征（如“XX综”代表综合管理部，“XX生”代表生产部）；年份用六角括号“〔〕”括入，标全称（如“〔2023〕”）；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“1号”不写为“01号”），在年份后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名；多个签发人时，按发文机关顺序依次排列，每行两个姓名，回行时与上一行第一