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消毒产品索证管理制度

一、总纲与目的

为规范本单位消毒产品的采购、验收和使用管理，确保所使用消毒产品的合法性、安全性和有效性，防止不合格产品流入，保障公众健康和单位正常运营秩序，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及标准，结合本单位实际情况制定，适用于单位内所有与消毒产品采购、验收、储存、使用等环节相关的部门及人员。

二、组织与职责

（一）管理部门

单位指定专人或专门部门（以下统称“管理部门”）负责消毒产品索证管理工作的组织、协调、监督与落实。管理部门应具备相应的专业知识和管理能力。

（二）相关部门职责

1.采购部门：负责在采购消毒产品时，向供应商索取符合本制度要求的各类证明文件，并对文件的完整性、真实性进行初步核查。

2.验收部门/人员：在接收消毒产品时，应对照采购记录和索证资料，核对产品信息，并对产品的外观、标签标识等进行查验。

3.使用部门：在使用消毒产品前，应确认产品已通过索证验收，了解产品的正确使用方法和注意事项。如发现产品问题，应及时向管理部门报告。

4.管理部门：负责对各部门索证工作进行指导和监督，定期对索证资料进行审核与归档管理，组织相关人员进行消毒产品知识和索证制度的培训。

三、索证范围与要求

（一）供应商资质证明

1.供应商应提供有效的营业执照复印件，其经营范围应包含所供应消毒产品的类别。

2.如供应商为代理商或经销商，还应提供生产厂家出具的有效授权委托书，明确授权范围和期限。

（二）生产企业资质证明

生产企业应提供有效的营业执照复印件及消毒产品生产企业卫生许可证复印件，许可证的生产项目应与所供应产品相符。

（三）产品资质证明

1.国产消毒产品：

*应提供产品卫生安全评价报告及备案凭证复印件。卫生安全评价报告应符合相关规定，涵盖产品标签（铭牌）、说明书、检验报告等内容。

*产品标签、说明书应符合《消毒产品标签说明书管理规范》的要求。

2.进口消毒产品：

*应提供国家相关部门批准的进口消毒产品卫生许可批件复印件。

*同时提供产品中文标签、说明书，其内容应与批准的批件一致。

（四）产品检验报告

1.应索取产品近期（一般为一年内）的检验合格报告复印件。检验报告应由具备相应资质的检验机构出具。

2.检验报告的检验项目应覆盖产品卫生安全评价规定的项目，且检验结果应符合相关标准要求。

（五）其他证明文件

根据产品特性或监管要求，可能需要索取的其他相关证明文件，如特殊成分的安全性证明等。

四、索证资料的审核与验证

（一）审核内容

1.完整性：检查索取的证明文件是否齐全，是否涵盖本制度第三条所列各项。

2.真实性：核查证明文件的来源是否可靠，复印件是否清晰，并加盖供应商公章或提供原件核对。

3.有效性：核查各类许可证、批件、报告等的有效期，确保在产品采购和使用期间均在有效期内。

4.一致性：核对证明文件中产品名称、规格型号、生产厂家等信息与实际采购产品是否一致。

（二）验证方式

1.对关键证明文件，如卫生许可证、卫生许可批件、备案凭证等，可通过国家或地方卫生健康行政部门官方网站等权威渠道进行在线核查或电话咨询验证。

2.对有疑问的证明文件，应要求供应商作出合理解释或提供补充证明材料，必要时可暂缓采购。

五、索证资料的管理与存档

（一）资料存档

1.所有索取并审核通过的证明文件复印件，均应统一编号、登记，并由管理部门负责存档保管。

2.存档资料应分类整理，便于查阅。可按供应商类别或产品类别建立档案。

（二）保存期限

索证资料的保存期限应不少于产品使用完毕后两年，或符合相关法律法规的更长规定。

（三）资料更新

1.当消毒产品的生产企业卫生许可证、产品卫生许可批件、备案凭证等有效期届满前，应提前向供应商索取更新后的证明文件。

2.产品配方、生产工艺、标签说明书等发生变更并获得批准或备案的，应及时索取相关变更证明文件。

六、索证工作的动态管理

（一）供应商评估

管理部门应定期对消毒产品供应商进行评估，评估内容包括其资质信誉、产品质量、索证配合程度等。对不符合要求的供应商，应考虑暂停或终止合作。

（二）产品追溯

建立消毒产品采购、验收、使用登记制度，确保产品可追溯。如发生产品质量问题或不良事件，能迅速追溯到源头。

（三）持续学习

管理部门应关注国家关于消毒产品管理的法律法规及标准的更新，及时组织相关人员学习，确保索证工作符合最新要求。

七、监督与责任追究

管理部门应定期或不定期对各部门执行本制度的情况进行监督检查。对未按规定索取、审核、保存证明文件，或使用无证、过期、不合格消毒产品的部门或个人，将视情节轻重给予批评教育、通报批评，直至追究相应责任。

本制度自发布之日起施行。各相关部门应认真组织学习，严格遵照执行。制度执行过程中