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企业采购需求及招标流程管理模板

适用场景与价值

全流程操作步骤详解

一、采购需求提出与审批

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间、技术参数（如适用）及供应商资质要求（如需）。

部门审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

跨部门会签：采购部门对需求的技术参数、预算合规性进行复核；涉及固定资产或大额采购的，需财务部门审核预算；涉及技术复杂的项目，可邀请技术部门参与参数确认。

管理层审批：根据采购金额分级审批（如：5万元以下由采购总监审批，5万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理或董事会审批），审批通过后进入下一环节。

输出成果：《采购需求申请表》（含审批签字页）

二、采购计划编制与招标方式确定

操作主体：采购部门

操作内容：

计划编制：采购部门结合审批后的需求，编制《采购计划》，明确采购项目概况、预算金额、采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、时间节点（招标文件发布截止时间、开标时间等）及责任分工。

招标方式选择：根据采购金额、项目性质及市场供应情况，依据《招标投标法》及企业内部制度确定招标方式：

公开招标：适用于预算金额达到标准（如50万元以上）或通用性强的采购项目，通过公共交易平台或企业采购平台发布招标公告。

邀请招标：适用于只能从有限范围供应商处采购的项目（如专利技术、定制化设备），邀请3家及以上合格供应商参与。

竞争性谈判/询价：适用于紧急采购、技术规格复杂或无法精确估算金额的项目，通过多轮谈判或比价确定供应商。

计划审批：采购计划需提交至财务部门复核预算，再报管理层审批（大额采购需总经理审批）。

输出成果：《采购计划审批表》《招标方式确认表》

三、招标文件编制与发布

操作主体：采购部门（可联合法务部、技术部门）

操作内容：

文件编制：根据采购需求及招标方式，编制招标文件，核心内容包括：

投标人须知（投标截止时间、开标地点、保证金要求等）；

采购需求及技术参数（清晰、无歧义，避免倾向性条款）；

商务条款（付款方式、交货期、违约责任、质保期等）；

评标办法（如最低价法、综合评分法，明确评分标准及权重）；

投标文件格式（投标函、技术方案、资质证明、报价清单等）。

文件审核：招标文件需经法务部门审核合规性，技术部门确认参数准确性，采购部门负责人审批后定稿。

文件发布：通过指定渠道（如企业采购平台、公共资源交易中心官网）发布招标公告，公告期不少于5个工作日（公开招标），邀请招标需向受邀供应商发出书面邀请函。

输出成果：《招标文件》（含审批签字页）、《招标发布记录》

四、投标文件接收与开标准备

操作主体：采购部门、监督部门（如内审部）

操作内容：

投标接收：在投标截止时间前，接收供应商投标文件，核对供应商信息（营业执照、资质证书等），检查文件密封情况，填写《投标文件接收记录表》，并由双方签字确认。

开标准备：确定开标时间、地点，组建开标小组（由采购部门、需求部门、监督部门人员组成，至少3人），准备开标所需设备（如电脑、投影仪、唱标表）。

信息保密：保证投标文件内容保密，避免泄露供应商报价及方案信息。

输出成果：《投标文件接收记录表》《开标会议议程》

五、开标与评标

操作主体：开标小组、评标委员会

操作内容：

开标流程：

按时开标，宣布投标人名单及投标截止时间；

按顺序检查投标文件密封情况，启封投标文件；

宣读投标人名称、投标报价、工期/交货期等关键信息，填写《开标记录表》。

评标组建：评标委员会由采购人代表及技术、经济专家组成（专家人数占比不少于2/3，从专家库随机抽取），与投标人有利害关系的成员需回避。

评审实施：

初审：检查投标文件是否实质性响应招标要求（如资质、格式、签字等），剔除无效投标；

详细评审：按照评标办法对有效投标进行打分（如技术方案、报价、资质、服务承诺等），填写《评标打分表》；

评审报告：汇总评标结果，形成《评标报告》，明确推荐中标候选人（1-3名）及排序理由。

输出成果：《开标记录表》《评标打分表》《评标报告》

六、定标与公示

操作主体：采购部门、管理层

操作内容：

定标审批：采购部门将《评标报告》提交至管理层（如招标领导小组）审批，确定中标人（原则上应排名第一的中标候选人）。

结果公示：在指定平台公示中标结果，公示期不少于3个工作日，公示内容包括中标人名称、中标金额、评标办法等。

3.异议处理：公示期内收到异议的，采购部门需在3个工作日内复核并书面答复，无异议后进入合同签订环节。

输出成果：《定标审批表》《中标结果公示记录》

七、合同签订与执行跟踪

操作主体：采购部门、法务部门、