线缆厂合同保管管理规定.doc

线缆厂合同保管管理规定

一、总则

本规定适用于线缆厂全体员工及与合同保管相关的客户对接环节。线缆厂秉持“质量至上、诚信共赢”的经营理念，在日益激烈的市场竞争中，规范合同保管管理对于保障企业的经济效益和社会效益至关重要。合同作为企业经营活动的重要凭证，其妥善保管与高效利用，不仅关乎企业的合法权益，也影响着与客户的长期合作关系。通过本规定的实施，旨在实现合同保管的规范化、科学化，为企业的稳健发展提供有力支持。

二、适用范围

本规定涵盖线缆厂各部门签订的所有合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、工程合同、服务合同等。涉及的人员包括直接参与合同签订、履行、保管的员工，以及可能因工作需要接触合同信息的相关人员。同时，对于与线缆厂有业务往来的客户，在涉及合同保管交接等环节时，也需遵循本规定的相关要求。

三、合同保管的“人”的管理

1.人员职责分工

明确合同保管负责人，由行政部门指定专人担任。其职责包括合同的接收、登记、归档、保管、借阅与归还等工作。同时，各部门需指定一名合同联络人，负责本部门合同的初步整理与交接给保管负责人。

2.培训与提升

定期组织合同保管相关人员参加培训，内容包括合同法律法规、企业合同管理制度、档案管理知识等。通过培训，提升员工的专业素养，确保合同保管工作的准确性与规范性。

3.绩效考核

将合同保管工作纳入相关人员的绩效考核体系。考核指标包括合同归档的及时性、准确性、完整性，借阅记录的规范性，以及合同信息的保密性等。对工作表现优秀的员工给予奖励，对出现失误的员工进行相应处罚。

四、合同保管的“事”的流程

1.合同接收

合同签订后，各部门合同联络人应在3个工作日内将合同原件及相关附件移交至合同保管负责人。移交时需填写《合同移交清单》，注明合同名称、编号、签订时间、对方单位等信息。

2.登记与分类

保管负责人接收合同后，应立即进行登记，录入《合同管理台账》。同时，根据合同的性质、业务类型、签订时间等因素进行分类，例如分为销售类、采购类等，并建立相应的文件夹或档案盒。

3.归档

按照分类结果，将合同原件及附件进行整理，编制页码，放入相应的档案盒或文件夹中，并在外部标明合同类别、年份、起止编号等信息。同时，建立电子档案索引，方便快速查询。

4.保管

合同保管应设立专门的库房或存储区域，确保环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。对电子合同数据应进行定期备份，存储在不同的介质上，以防数据丢失。

5.借阅与归还

因工作需要借阅合同的，借阅人需填写《合同借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后交保管负责人。保管负责人应在《合同借阅登记本》上进行记录。借阅人需在规定时间内归还合同，保管负责人核对无误后在登记本上注明归还时间。

五、合同保管涉及的“财”的考量

1.成本控制

在合同保管过程中，要合理控制保管成本。包括档案存储设备的采购与维护、电子存储介质的更新等费用。通过优化保管流程、提高空间利用率等方式，降低不必要的开支。

2.风险防范

妥善保管合同对于防范财务风险至关重要。合同中的付款条款、违约责任等信息是财务核算与风险预警的重要依据。若合同保管不善导致信息缺失，可能影响企业的资金回笼与财务安全。因此，要确保合同信息的完整与准确，为财务决策提供可靠支持。

六、合同保管相关的“物”的管理

1.存储设备管理

对合同保管所需的档案柜、文件盒、存储服务器等设备进行定期检查与维护。确保档案柜无损坏、文件盒无破损，存储服务器运行正常。发现设备问题及时报修或更换，保障合同存储的安全性。

2.标识与索引

为便于查找合同，应对档案盒、文件夹等进行清晰标识。标识内容包括合同类别、年份范围、编号区间等。同时，建立电子索引系统，与纸质档案标识相对应，提高查询效率。

七、合同保管中的“信息”管理

1.保密制度

合同中包含大量企业的商业秘密和客户信息，必须严格保密。制定《合同信息保密制度》，明确保密范围、保密措施、保密责任等。与接触合同信息的员工签订保密协议，防止信息泄露。

2.信息利用

在保证信息安全的前提下，合理利用合同信息。通过对合同数据的分析，为企业的市场拓展、成本控制、客户关系管理等提供决策支持。例如，分析销售合同的客户分布与需求特点，为市场策略调整提供依据。

八、合同保管的“安全”保障

1.物理安全

合同保管库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等设施。配备灭火器、烟雾报警器等消防设备，安装监控摄像头、门禁系统等防盗设施。定期对库房环境进行检查，确保合同存储的物理安全。

2.信息安全

对于电子合同信息，要采取严格的信息安全措施。设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问合同数据。安装杀毒软件、防火墙等安全防护软件，防止数据被非法篡改或窃取。

九、合同保管与“文化”建设