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机械厂会议记录审核控制规定

一、总则

本规定适用于机械厂全体员工涉及的各类会议记录。旨在通过规范会议记录的审核流程，确保会议信息准确、完整，为机械厂的决策、执行和沟通提供可靠依据，体现机械厂严谨、高效的工作作风和企业文化。

机械厂秉持“质量至上、创新驱动、团结协作、共赢发展”的经营理念，注重扁平化管理模式，强调信息的快速传递与高效沟通。会议作为信息交流的重要方式，其记录的准确性和规范性对于实现经营目标、提升社会效益和经济效益至关重要。

二、会议记录的范畴与职责分工

（一）会议记录范畴

涵盖机械厂内部的管理层会议、部门例会、项目研讨会、技术交流会、客户沟通会等所有正式会议的记录。

（二）职责分工

1.记录人职责：由会议组织者指定专人担任记录人。记录人需在会议过程中准确、及时记录会议讨论内容、决议、任务分配等关键信息。记录应客观真实，不得擅自增减或歪曲会议原意。

2.部门负责人职责：负责对本部门组织会议的记录进行初步审核。检查记录内容是否完整反映会议核心内容，语言表达是否清晰准确，决议和任务是否明确。

3.行政主管职责：对涉及跨部门、重要决策等关键会议记录进行最终审核。确保记录符合机械厂整体管理要求，与经营理念和战略方向一致，并具备可追溯性和可执行性。

三、会议记录的内容要求

（一）基本信息

记录会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员等信息，确保会议信息完整可查。

（二）会议议程与内容

1.按照会议议程顺序详细记录讨论要点。对于重要观点、意见分歧、解决方案等要如实记录，不得遗漏关键信息。

2.涉及技术讨论、产品设计等专业内容，要准确记录专业术语和技术细节，以满足机械厂专业工作的要求。

（三）决议与任务

1.明确记录会议达成的各项决议，包括决议内容、责任部门、责任人、完成时间节点等关键要素。

2.详细记录各项任务的具体要求和目标，确保责任清晰，便于后续跟踪和考核。

（四）特殊事项

记录会议中出现的突发情况、重要决策背景信息等特殊事项，为后续查阅和决策提供全面参考。

四、会议记录的格式要求

（一）文本格式

采用统一的电子文档格式，如Word文档。页面设置为A4纸，上下左右边距各为2.5厘米，字体为宋体，字号为小四，行间距为1.5倍。

（二）排版规范

1.标题：会议名称作为主标题，二号黑体加粗，居中显示。

2.正文：按照段落格式书写，首行缩进2字符。不同内容板块可使用小标题区分，小标题四号宋体加粗。

3.列表：对于会议中的要点、决议等内容，可采用有序列表或无序列表形式呈现，增强条理性。

（三）编号与页码

为便于管理和查找，对会议记录进行统一编号。页码设置在页面底部居中位置。

五、会议记录的审核流程

（一）初稿提交

会议结束后，记录人应在24小时内完成会议记录初稿，并提交给会议组织者进行初步审核。

（二）部门初审

会议组织者收到记录初稿后，在1个工作日内转交给部门负责人进行初审。部门负责人根据会议实际情况，检查记录内容的完整性、准确性和规范性，提出修改意见并反馈给记录人。

（三）修改完善

记录人根据部门负责人的反馈意见，在1个工作日内完成修改，并再次提交给部门负责人审核确认。如审核通过，部门负责人将会议记录提交给行政主管进行最终审核。

（四）最终审核

行政主管在收到部门提交的会议记录后，在2个工作日内完成最终审核。重点审核记录是否符合机械厂整体管理要求，涉及的决策和任务是否与经营战略一致，语言表达是否规范统一。如存在问题，行政主管将提出修改意见，由记录人进行修改后再次提交审核，直至审核通过。

六、审核结果的处理

（一）审核通过

审核通过的会议记录，由行政主管进行存档管理。同时，行政主管将会议记录分发给相关部门和人员，确保信息及时传递。

（二）审核不通过

对于审核不通过的会议记录，行政主管应明确指出问题所在，并提出具体修改要求。记录人需按照要求及时修改，并重新提交审核。如多次修改仍不符合要求，将按照绩效考核制度对记录人进行相应处罚。

七、会议记录的存档与查阅

（一）存档管理

审核通过的会议记录由行政部门统一存档，按照会议类型、时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案库。档案保存期限为[X]年，重要会议记录永久保存。

（二）查阅权限

1.内部员工因工作需要查阅会议记录，需填写查阅申请表，经部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。

2.涉及客户、合作伙伴等外部人员查阅会议记录，需经机械厂高层领导批准，并在行政部门专人陪同下进行查阅，且不得擅自复制或传播会议记录内容。

八、与绩效考核和人力资源管理的关联

（一）绩效考核

会议记录的准确性、及时性和规范性将纳入记录人及相关审核人员的绩效考核指标体系。对于记录工作表现优秀的员