线缆厂供应商档案管理规定.doc

线缆厂供应商档案管理规定

一、总则

1.适用范围

本规定适用于线缆厂所有供应商档案的管理工作，涉及与线缆厂有业务往来的各类供应商。

2.目的

为加强线缆厂供应商档案管理，规范供应商信息收集、整理、存储与使用，保障供应链的稳定运行，提高采购效率和质量，结合线缆厂实际情况，特制定本规定。

3.遵循原则

遵循真实性、完整性、保密性、及时性原则，确保供应商档案信息真实可靠、内容完整、不被泄露且及时更新。

二、档案管理职责分工

1.采购部门

采购部门作为供应商档案管理的主要责任部门，负责供应商信息的初步收集、整理和提交。在与供应商建立合作关系前，采购人员需全面收集供应商的基础资料，包括但不限于企业资质文件、生产能力、产品质量认证等。

2.质量部门

质量部门协助采购部门对供应商档案中的质量相关信息进行审核与补充。如供应商的产品质量检测报告、质量控制体系等资料，确保供应商提供的产品符合线缆厂的质量要求。

3.行政部门

行政部门负责供应商档案的统一存储与保管，建立完善的档案管理系统，保障档案的安全与完整。同时，对档案的借阅、查阅等进行规范管理。

三、供应商档案内容

1.基本信息

-供应商企业概况，包括企业名称、法定代表人、注册地址、联系方式等。

-企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件副本复印件。

-企业简介，涵盖发展历程、经营范围、生产规模等内容。

2.生产能力信息

-生产设备清单，包括设备名称、型号、购置时间、生产能力等。

-生产工艺流程说明，展示其生产线缆产品的工艺路线与技术水平。

-产能数据，如月度、年度最大生产能力，以及当前订单饱和度。

3.产品质量信息

-产品质量认证文件，如ISO质量体系认证、相关行业标准认证等。

-产品检测报告，定期提供的原材料及成品检测报告，确保产品质量符合线缆行业标准和线缆厂的要求。

-质量事故记录，包括曾经发生的质量问题及处理情况。

4.价格与成本信息

-采购价格清单，记录不同规格线缆产品的采购价格及价格调整历史。

-成本分析报告，供应商提供的产品成本构成分析，有助于线缆厂进行价格谈判与成本控制。

5.交货信息

-交货期承诺，明确正常订单和紧急订单的交货周期。

-实际交货记录，包括按时交货率、延迟交货原因及处理结果等。

6.服务信息

-售后服务条款，如产品质保期、维修响应时间、退换货政策等。

-服务投诉记录及处理情况，反映供应商的服务质量。

7.合作历史信息

-合作起始时间、合作项目清单。

-过往采购订单记录、付款记录等财务往来信息。

四、档案的建立与收集

1.建立流程

-采购部门在与潜在供应商初步接触并有意向合作时，向供应商发放《供应商信息收集表》，明确要求供应商提供的资料清单。

-供应商按照要求填写并提交相关资料后，采购部门对资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性。

-审核通过后，采购部门将资料提交给行政部门，行政部门进行统一编号，正式建立供应商档案。

2.定期收集

采购部门应定期（每季度）收集供应商的最新信息，如生产能力变化、产品质量改进情况、价格调整等，及时更新档案内容。

五、档案的整理与存储

1.整理要求

行政部门收到采购部门提交的供应商资料后，按照档案内容分类进行整理。对纸质资料进行编号、装订，建立电子目录，方便查询与管理。

2.存储方式

-采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照供应商类别进行分区存放；电子档案存储在企业内部服务器的指定文件夹中，设置访问权限，确保信息安全。

-定期对档案进行备份，防止数据丢失。纸质档案备份每半年进行一次，电子档案备份每周进行一次。

六、档案的查阅与使用

1.查阅流程

-因工作需要查阅供应商档案的人员，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、预计查阅时间等信息。

-申请表经部门负责人审批后，提交给行政部门。行政部门核实申请信息后，为查阅人员提供相应档案资料，并做好查阅登记工作。

2.使用限制

查阅人员不得擅自复制、传播档案内容，如需摘录部分信息，需经行政部门同意，并在规定范围内使用。档案信息仅用于线缆厂内部业务决策、供应商评估等工作，严禁泄露给外部单位或个人。

七、供应商档案评估与更新

1.定期评估

采购部门联合质量部门、财务部门等，每年对供应商档案进行一次全面评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、服务等方面，根据评估结果对供应商进行分类管理。

2.动态更新

-当供应商的基本信息、生产能力、产品质量等发