文档管理规范与归档系统.docVIP

文档管理规范与归档系统工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范及系统适用于各类企业、事业单位、项目团队及部门内部的文档全生命周期管理，覆盖从文档创建、审批、归档到借阅、销毁的完整流程。典型应用场景包括：

日常办公文档管理：如会议纪要、工作报告、制度文件等内部资料的规范存储与查阅；

项目全周期文档管控：如项目立项书、需求文档、验收报告等各阶段资料的分类归档；

合规性文档留存：如审计资料、资质证书、合同协议等需长期保存的合规文件；

跨部门协作文档共享：如多部门联合制定的流程文件、协同方案等的安全共享与版本控制。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与命名规范

创建要求：文档需明确创建人（*某）、所属部门、文档类型（如“制度类”“报告类”“合同类”），内容需完整、准确，避免错别字或表述歧义。

命名规则：采用“部门代码-文档类型-日期-版本号-简要名称”格式，例如：“HR-ZDV1.0-员工考勤制度”。

部门代码：用部门名称首字母缩写（如HR、FIN、IT）；

版本号：首次创建为V1.0，修订后依次递增（V1.1、V2.0）；

日期格式：YYYYMMDD，保证唯一性。

（二）文档分类与编码

分类维度：

按业务领域：如行政类、财务类、人力资源类、研发类、市场类等；

按密级：公开（内部全员可查）、内部（部门内可查）、秘密（需审批可查）、机密（仅指定人员可查）；

按保存期限：永久保存（如公司章程）、长期保存（10年以上，如重要合同）、中期保存（5-10年，如项目报告）、短期保存（1-5年，如日常通知）。

编码规则：分类编码由“大类代码-中类代码-小类代码”组成，例如：“1-2-3”表示“1-行政类-2-制度文件-3-考勤管理”，编码需在系统中唯一对应，避免重复。

（三）文档审批与签署

审批流程：

普通文档：创建人发起审批→部门负责人审核→归档管理员备案；

重要文档（如制度文件、合同）：创建人发起→部门负责人审核→分管领导（*总）审批→归档管理员备案；

秘密级及以上文档：需额外增加法务部门（*经理）审核步骤。

签署要求：纸质文档需手写签名并注明日期；电子文档需通过OA系统或电子签章工具完成审批，审批记录自动留存，不可篡改。

（四）文档归档存储

归档时间：文档审批完成后1个工作日内完成归档，避免积压。

存储位置：

电子文档：存储于指定服务器或云盘路径（如“\服务器\2023”），按分类编码建立文件夹层级；

纸质文档：存放于档案室专用文件柜，标注分类编码和保存期限，柜面张贴目录清单。

格式要求：电子文档统一转换为PDF格式（特殊格式需备注），保证跨设备兼容性；纸质文档需去除订书针等金属物，装订整齐。

（五）文档借阅与查阅

借阅权限：仅可借阅权限范围内的文档，借阅秘密级及以上文档需提交《特殊文档借阅申请表》，经部门负责人及归档管理员双重审批。

借阅流程：

借阅人登录系统提交借阅申请→选择文档及用途→审批人审批→归档管理员确认→借阅期限（普通文档≤3天，重要文档≤1天，秘密级及以上文档需当天归还）。

查阅要求：查阅文档需在指定区域（如档案室阅览区）进行，禁止带出或复印，确需复印需经归档管理员登记并加盖“查阅专用章”。

（六）文档定期清理与销毁

清理周期：每年12月由归档管理员牵头，组织各部门对到期文档进行梳理，形成《到期文档清单》。

销毁流程：

对清单中的文档，由归档管理员提出销毁申请→部门负责人确认→分管领导（*总）审批→双人监销（归档管理员+部门代表）；

销毁时需拍照记录，填写《文档销毁记录表》，注明销毁文档名称、数量、日期、监销人，记录保存≥5年。

三、核心模板表格清单

（一）文档登记表（电子版/纸质版）

文档编号

文档名称

文档类型

创建人

创建日期

分类编码

存储位置

密级

版本号

审批状态

备注

HR-ZD001

员工考勤制度

制度类

*某

2023-10-15

1-2-3

服务器路径

内部

V1.0

已审批

2023版

（二）文档分类目录表

大类代码

大类名称

中类代码

中类名称

小类代码

小类名称

说明

保存期限

1

行政类

2

制度文件

3

考勤管理

包含考勤制度、请假流程

长期

2

财务类

1

预算管理

2

年度预算

每年度财务预算文件

永久

（三）文档借阅申请表

借阅人

部门

文档编号

文档名称

借阅用途

希望归还日期

审批人

审批日期

归还日期

归还人

*某

市场部

MK-XY002

2023年第三季度营销方案

项目复盘

2023-10-20

*经理

2023-10-18

-

-

（四）文档销毁记录表

销毁日期

销毁文档名称

文档编号

数量（份）

密级

审批人

监销人1

监销人2

销毁方式

备注

2023-12-20

2022年部门工作总结

BG-ZJ-202212