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行政工作高效处理流程手册

本手册旨在规范行政工作核心流程，提升日常事务处理效率，保证各项工作有序推进。手册适用于企业行政部门及各协作岗位，涵盖办公事务、会议管理、文档归档、办公用品、后勤保障等高频场景，通过标准化操作减少重复劳动，助力行政工作实现“流程化、规范化、高效化”。

一、日常办公事务处理

场景应用

适用于办公环境维护、快递收发、访客接待等日常行政事务，保证办公区域整洁有序、内外沟通顺畅。

操作步骤

办公环境维护

每日9:00前，行政人员*检查各办公区域（前台、会议室、工位）整洁度，督促保洁人员清理垃圾、整理公共物品；

每周五下班前，组织各部门进行工位大扫除，检查办公设备（打印机、空调）运行状态，发觉问题及时报修；

每月25日，统计办公耗材（纸巾、洗手液）余量，提交采购申请。

快递收发管理

收件：快递员送达后，行政人员*核对快递单信息（收件人、部门、物品名称），登记《快递收发登记表》（包含日期、快递单号、收件人、签收人、备注），通知收件人领取；

发件：寄件人填写《快递寄件申请表》（包含物品名称、收件地址、联系方式、紧急程度），经部门负责人审批后，行政人员联系快递员取件，留存快递底单；

异常处理：快递破损或丢失，行政人员*第一时间联系快递公司客服，协助寄件人理赔，并记录《快递异常处理记录》。

访客接待流程

预约：访客提前通过电话/企业联系对接人，确认到访时间、事由、人数，对接人同步告知行政人员*；

迎接：访客到访后，行政人员*主动上前问候，核对身份信息（证件号码/工作证），引导至接待区；

接待：为访客提供茶水、资料，对接人*到达后引导至会议室；

送别：访客离开时，行政人员*协助拿取物品，送至电梯口，记录《访客登记表》（包含到访时间、离开时间、接待人、事由）。

模板工具

1.快递收发登记表

日期

快递单号

收件人/部门

物品名称

签收人

备注（是否异常）

2023-10-08

SF5678

销售部-张*

合同文件

张*

-

2023-10-08

Y王总*

礼品

李*（行政）

包装轻微破损

2.访客登记表

日期

访客姓名

所属单位

到访时间

离开时间

接待人

事由

2023-10-09

赵经理*

XX科技有限公司

14:00

15:30

刘*

项目洽谈

2023-10-10

钱女士*

供应商-XX公司

09:30

10:15

陈*

合同签署

注意事项

办公环境维护需重点关注公共区域（如卫生间、茶水间）卫生，避免堆积杂物；

快递收发需严格核对信息，重要文件建议使用“顺丰标快”并保价；

访客接待需注意礼仪，对陌生访客核实身份后引导，禁止无关人员进入办公区域。

二、会议组织与管理

场景应用

适用于部门例会、项目推进会、外部会议等各类会议的组织、召开及后续跟进，保证会议目标明确、流程高效、成果落地。

操作步骤

会议筹备

需求收集：会议发起人提前3个工作日提交《会议申请表》（包含会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料），经部门负责人审批后抄送行政人员*；

资源准备：行政人员*根据申请预定会议室（提前1天确认设备：投影仪、麦克风、白板），打印会议资料（按参会人数+2份备用），准备签到表、会议记录本；

通知发布：会议前1天，通过企业/邮件发送会议通知，包含主题、时间、地点、议程、参会人、联系人（行政人员*），提醒携带资料。

会议召开

会前10分钟：行政人员*提前开启会议室设备，调试音视频，摆放资料、饮用水，引导参会人员签到；

会中服务：全程关注会议进程，及时提供茶水、更换设备电池，记录《会议纪要》（含议题、讨论要点、决议事项、负责人、完成时限）；

突发情况处理：设备故障，立即联系IT人员*维修，同时启用备用会议室；参会人员迟到，简要告知会议进度。

会后跟进

资料归档：会议结束后1个工作日内，行政人员*收集会议签到表、纪要、资料原件，扫描存档至“共享文件夹-会议记录”；

决议跟进：会议发起人*根据纪要明确的责任人和时限，通过任务工具（如钉钉待办）跟踪进度，每周更新《会议决议跟踪表》；

反馈收集：参会人员可通过问卷星填写《会议满意度调查》（含会议效率、议程合理性、服务质量等），行政人员*汇总分析，优化后续会议流程。

模板工具

1.会议申请表

会议主题

时间

地点

参会人员

议程（简要）

所需物料

申请人

审批人

Q3销售复盘会

2023-10-1514:00-16:00

301会议室

销售部全员、财务部*

1.Q3业绩汇报2.问题分析3.Q4计划

投影仪、麦克风、销售数据表

张*（销售经理）

李*（销售总监）

2.会议纪要模板

会议主题：XX项目推进会

时间：2023-10-1009:30-11:00

地点：201会议室

参会人：王（项目经理）、陈（设计部）、刘（研发部）、赵（行政）

缺席人：无