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资料员岗位职责管理制度及岗位责任制

一、资料员的基本职责概述

资料员在工程项目建设、企业运营管理等各类活动中扮演着至关重要的角色。其主要负责对项目或企业运营过程中产生的各类文件、资料进行收集、整理、保管、检索和提供利用等工作，确保资料的完整性、准确性和安全性，为项目的顺利推进、企业的有效管理以及后续的查阅和审计等工作提供坚实的基础。

二、资料收集管理

（一）收集范围确定

1.工程建设项目

-施工前期资料：包括项目立项文件、可行性研究报告、环境评估报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等政府审批文件；工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等地质资料；招投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同等合同文件。

-施工过程资料：施工图纸及设计变更文件；施工组织设计、专项施工方案；工程物资资料，如原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告、复试报告等；施工记录，如隐蔽工程验收记录、施工日志、技术交底记录等；工程质量验收资料，如检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录等；工程安全与功能检验资料，如屋面淋水试验记录、卫生间蓄水试验记录、建筑物垂直度观测记录等。

-施工后期资料：工程竣工图；工程竣工验收报告；工程质量保修书；工程结算资料等。

2.企业运营管理

-行政文件：企业规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等；企业证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证等；企业资质证书，如建筑企业资质证书、设计企业资质证书等。

-人力资源资料：员工招聘资料，如招聘启事、应聘简历、面试记录等；员工培训资料，如培训计划、培训教材、培训记录等；员工绩效考核资料，如绩效考核方案、考核结果记录等；员工薪酬福利资料，如工资表、社保缴纳记录等。

-财务资料：会计凭证、会计账簿、财务报表；税务申报资料，如纳税申报表、完税凭证等；审计报告、验资报告等。

（二）收集方法与渠道

1.主动收集

-资料员应定期与各部门、各岗位人员进行沟通，了解项目进展情况和资料产生情况，主动索要相关资料。例如，在工程建设项目中，每周与施工技术人员沟通，获取本周的施工记录和工程物资资料；每月与设计单位联系，获取设计变更文件。

-参加项目会议、部门会议等，及时了解项目或企业运营中的重要信息和决策，收集相关会议纪要和文件。

2.被动接收

-在企业内部设置资料收集邮箱或资料收集箱，方便各部门人员将产生的资料及时发送或投放。资料员应每天查看邮箱和收集箱，及时处理收到的资料。

-对于外部单位发送的资料，如供应商提供的物资质量证明文件、政府部门下发的通知文件等，资料员应及时接收并进行登记。

（三）收集时间要求

1.及时性

-对于施工过程中的资料，应在资料产生后的规定时间内完成收集。例如，隐蔽工程验收记录应在隐蔽工程验收完成后的24小时内收集；工程物资资料应在物资进场后的3个工作日内收集。

-对于企业运营管理中的资料，应按照资料的重要程度和使用频率确定收集时间。例如，会议纪要应在会议结束后的1个工作日内收集；员工绩效考核资料应在考核周期结束后的5个工作日内收集。

2.阶段性

-在工程建设项目的不同阶段，应完成相应阶段资料的收集。例如，在基础施工阶段，应完成基础工程的施工资料收集；在主体施工阶段，应完成主体工程的施工资料收集。

-在企业年度运营周期内，应在每个季度末完成本季度资料的收集和整理，在年度末完成全年资料的收集和归档。

三、资料整理管理

（一）分类标准制定

1.按项目或业务类型分类

-对于工程建设企业，可分为房屋建筑工程、市政工程、公路工程等项目类型；对于企业运营管理，可分为行政管理、人力资源管理、财务管理、市场营销管理等业务类型。

2.按资料性质分类

-可分为文件类、图纸类、记录类、报表类等。文件类包括政府文件、企业规章制度、合同文件等；图纸类包括施工图纸、设计图纸、竣工图纸等；记录类包括施工记录、会议记录、培训记录等；报表类包括财务报表、统计报表等。

3.按时间顺序分类

-对于同一项目或业务类型的资料，可按照资料产生的时间顺序进行分类。例如，将工程建设项目的资料按照施工前期、施工过程、施工后期进行分类；将企业年度运营资料按照季度或月份进行分类。

（二）整理步骤与方法

1.资料审核

-对收集到的资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。例如，检查施工图纸是否有设计单位的签字盖章，工程物资资料的质量证明文件是否齐全有效，施工记录是否填写完整、准确等。

-对于不符合要求的资料，及时返回相关部门或人员进行补充、修改。

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