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企业日常费用申请流程审批模板

一、适用范围与场景

办公用品采购（如文具、耗材等）

差旅交通费用（如市内交通、异地出差交通/住宿等）

业务招待费用（如客户接待用餐、必要礼品等）

通讯及网络费用（如工作手机话费、办公网络维护等）

其他经公司认定的日常办公支出

当员工需使用公司资金支付上述费用时，均需按本流程提交申请，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。

二、操作流程详解

第一步：申请人发起申请

准备材料：申请人需提前整理费用相关依据，包括但不限于：

费用明细清单（如办公用品需列明品名、数量、单价；差旅费需列明行程、日期、费用标准等）

合规的费用证明材料（如合同、报价单、prior审批记录等，根据费用类型补充）

填写申请表：通过公司OA系统或指定纸质表单，完整填写《企业日常费用申请审批表》（详见第三部分），保证以下信息准确无误：

申请人基本信息（姓名、部门、职位、联系方式）

费用类型、申请金额、预算归属科目

费用用途说明（需清晰描述与工作的关联性，如“项目会议办公用品采购”）

附件清单（列明所有证明材料名称及数量）

提交申请：确认信息无误后，在系统中提交审批流程或将纸质表单提交至部门负责人。

第二步：部门负责人审核

初审要点：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：

费用申请是否符合部门年度预算及工作计划

费用用途是否与部门职责、当前工作任务直接相关

费用金额是否在合理范围内（参考公司费用标准或历史同类支出）

审核结果处理：

审核通过：在审批表中签署意见并流转至财务部；

审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“用途不明确”），退回申请人补充或修改。

第三步：财务部复核

复核内容：财务部在收到申请后2个工作日内完成复核，重点核查：

申请表填写是否完整、规范，附件是否齐全（如费用明细、证明材料是否与申请内容一致）

费算标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）

金额计算是否准确，预算科目归属是否正确

复核结果处理：

复核通过：签署意见并流转至对应审批权限的领导；

复核不通过：注明问题（如“票据不合规”“预算科目错误”），退回申请人或部门负责人整改。

第四步：分管领导审批

审批权限：根据公司费用授权制度，由不同层级分管领导审批（示例）：

单笔金额≤5000元：部门负责人+财务复核即可；

5000元＜单笔金额≤20000元：需部门总监审批；

单笔金额＞20000元：需分管副总/总经理审批

审批要点：分管领导需从业务必要性、预算执行角度确认费用合理性，签署“同意”或“不同意”意见，不同意时需注明理由。

第五步：出纳付款与资料归档

付款执行：审批通过后，出纳在1个工作日内完成付款：

涉及预付款：申请人需提供收款方信息（账户名称、账号、开户行），由出纳转账支付；

涉及报销：申请人需在付款后3个工作日内提交合规票据至财务部，完成冲账流程

资料归档：财务部负责将审批表、附件、票据等资料统一整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。

三、费用申请审批表单

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

*

职位

*

联系方式

*

申请日期

年月*日

费用类型□办公费□差旅费□招待费□通讯费□其他_________

申请总金额（元）

*

预算归属科目

*

费用用途说明

（请详细描述与工作的关联性，示例：为项目采购会议所需文具，共10项）

费用明细

序号

——————–

—————————————————————–

1

*

2

*

附件清单

序号

——————–

—————————————————————–

1

*

2

*

审批流程

审核环节

部门负责人

财务复核

分管领导（如需）

出纳

备注

（可填写其他需说明事项，如紧急费用、特殊情况等）

四、关键事项提醒

预算控制优先：所有费用申请需在部门年度预算内发起，超预算费用需提前提交预算调整申请，经审批后方可使用。

附件材料规范：费用证明材料需真实、完整，如采购需提供报价单或合同，差旅需提供行程单，招待需注明接待对象及事由，避免模糊描述。

审批时限要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核，无正当理由不得拖延，若遇特殊情况需提前告知申请人及后续环节。

信息真实准确：申请人须对提交的所有信息及材料真实性负责，虚报、瞒报费用将按公司相关规定处理。

特殊情况处理：如紧急业务需垫付费用，需提前与部门负责人及财务部沟通，说明紧急原因，可在事后3个工作日内补全审批流程及票据。

费用标准遵循：严格按照公司《费用管理制度》中的标准执行（如差住宿标准、招待费人均限额等），超标准部分需书面说明理由并经更高层级领导审批。