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零售门店会员信息保密管理制度及流程

为规范零售行业会员信息管理流程，保障会员个人信息安全，维护企业信用与消费者权益，结合《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规要求，制定本会员信息保密管理制度及操作流程。本制度适用于企业所属所有线下零售门店（含直营、联营）及线上渠道关联的会员信息收集、存储、使用、共享、销毁等全生命周期管理活动。

一、会员信息定义与分类

本制度所称会员信息指以电子或其他方式记录的、与已注册会员（含潜在会员）相关的个人信息，包括但不限于：

1.基本身份信息：姓名、性别、出生日期、联系方式（手机号、邮箱）、身份证号（如有）、地址；

2.消费行为信息：消费金额、频次、购买品类、优惠使用记录、积分余额及变动明细；

3.交互行为信息：门店内互动记录（如试穿、咨询、扫码）、线上平台浏览轨迹（商品页停留时长、加购记录）、营销活动参与记录（问卷填写、抽奖结果）；

4.其他关联信息：通过第三方合法获取的补充信息（如物流地址校验信息）、经会员授权的健康特征（如美妆会员肤质数据）或偏好信息（如母婴会员宝宝年龄）。

会员信息按敏感程度分为三级：

-一级敏感信息：直接关联身份或财产安全的信息（身份证号、银行账户信息、支付密码、短信验证码）；

-二级敏感信息：可能涉及隐私泄露风险的信息（详细居住地址、医疗健康数据、特定消费偏好）；

-普通信息：除上述两类外的其他信息（姓名、手机号、消费金额、积分余额）。

分级管理目的在于差异化设定访问权限、加密要求及操作流程，确保高敏感信息受到更严格保护。

二、管理原则

1.合法合规原则：所有会员信息处理活动须以明确、合理的目的为前提，符合法律法规及行业规范，遵循最小必要原则，仅收集实现业务功能必需的信息；

2.用户授权原则：信息收集、使用、共享前须向会员明示处理目的、方式、范围，取得其单独同意（一级敏感信息需书面或电子形式确认，普通信息可通过勾选同意条款完成）；

3.全程可控原则：建立从信息采集到销毁的全流程监控机制，确保各环节操作可追溯、可审计；

4.责任到人原则：明确各岗位信息安全职责，实行谁操作、谁负责，谁审批、谁监督的责任追溯制度。

三、管理职责分工

1.总部信息安全部：统筹全企业会员信息安全管理，制定/修订保密制度，监督制度执行；组织年度信息安全风险评估，审批跨部门信息共享需求；对接监管部门，处理重大信息安全事件；

2.门店运营部：负责门店端会员信息的日常收集、录入与初步核验；监督店员规范使用会员信息，杜绝违规查询、外传行为；定期向总部报送门店端信息安全自查报告；

3.IT技术部：搭建并维护会员信息管理系统（以下简称系统），确保系统具备访问控制、加密存储、操作日志记录等安全功能；定期进行系统安全检测与漏洞修复，保障数据传输与存储安全；

4.法务合规部：审核会员信息处理活动的合法性，修订用户授权协议及隐私政策；对涉及第三方共享的场景进行合规性审查，监督保密协议签订；

5.区域督导岗：负责所辖区域门店的现场检查，抽查会员信息录入台账、授权文件存档情况，核查系统访问日志异常记录；

6.一线店员：仅在服务会员过程中使用必要信息（如核对会员身份、查询积分），不得主动询问或记录非必要信息；发现系统异常或会员信息泄露风险时立即上报门店店长。

四、会员信息收集与录入管理

（一）收集场景与方式

会员信息收集仅限以下场景：

-会员注册：通过门店纸质表单填写、线上小程序/APP注册、会员卡在架登记（如老会员补录信息）；

-服务提供：为会员提供积分兑换、售后维权、个性化推荐等服务时，需补充收集必要信息；

-营销活动：会员参与抽奖、问卷调查、试用体验等活动时，根据活动规则收集相关信息。

收集方式需符合以下要求：

1.线下收集：店员须主动向会员出示《会员信息收集告知书》（含处理目的、信息类型、保存期限、权利义务），指导会员填写纸质登记表或通过门店平板端电子表单录入；

2.线上收集：通过企业自有小程序/APP注册时，需在注册页面显著位置展示隐私政策链接，会员勾选同意后方可提交信息；禁止以拒绝提供服务为由强制要求提供非必要信息（如拒绝提供身份证号不影响基础会员权益）；

3.第三方获取：仅在必要场景（如物流信息校验、会员身份实名认证）下，通过合法渠道从公安、运营商等机构获取补充信息，且需取得会员单独授权并签订数据共享协议。

（二）信息录入规范

1.线下录入：店员须在会员当面确认的情况下，将纸质登记表信息录入系统；录入完成后需打印《信息确认单》由会员签字留存（电子录入可生成确认短信/弹窗）；

2.线上录入：系统自动校验信息格式（如手机号11