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销售业务合同审查及签订标准化流程

一、适用场景与对象

本流程适用于企业销售部门在开展业务过程中，与客户（包括企业客户、个体工商户、个人消费者等）就产品销售或服务提供达成合作意向后，需通过签订书面合同明确双方权利义务的场景。涵盖从合同发起、内部审核、客户沟通到最终签订及归档的全过程，适用于销售经理、法务专员、部门负责人*及相关协作岗位人员，旨在规范合同管理、降低法律风险、提升签约效率。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与资料准备

发起条件：销售经理*与客户就合作核心条款（如产品/服务名称、数量、价格、交付时间等）初步达成一致，客户具备签约主体资格（企业提供营业执照复印件、个体工商户提供经营执照等，个人提供证件号码明）。

资料收集：

客户方资料：企业营业执照（加盖公章复印件）、法定代表人证件号码明（若需授权，需提供授权委托书及代理人证件号码明）、客户对合同条款的书面确认意见（如邮件、盖章的确认函等）。

我方资料：产品/服务报价单（含明细、单价、总价）、技术参数说明书（若涉及）、质量标准说明、过往合作记录（若有）。

合同起草：销售经理*根据《销售合同模板》（见附件1）填写基础信息，包括合同编号（规则：年份+月份+部门简称+序号，如202405-SM-001）、签约主体信息、合同标的、数量、价款、履行期限、交付方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款，保证内容与双方协商结果一致。

（二）内部多级审核

部门初审（销售经理→销售总监）：

销售经理*自拟合同后，首先检查条款完整性（是否涵盖核心要素）、数据准确性（金额、数量、日期等）、客户资料完整性，保证无遗漏或矛盾。

提交至销售总监*审核，重点审核业务条款合理性（如价格是否符合定价策略、交付时间是否可行、客户需求是否满足），签署审核意见并反馈。

法务复审（法务专员→法务负责人）：

销售总监审核通过后，将合同及相关资料提交法务专员，重点审核：

主体资格：客户营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合作业务、授权委托是否有效（非法定代表人签约时）；

条款合法性：违约责任是否明确且公平、争议解决方式是否约定明确（如“提交我方所在地人民法院诉讼”）、是否存在法律禁止性条款（如“合同签订后不可撤销”等）；

权责对等：我方义务与权利是否匹配，是否存在我方单方面承担过多风险的情形（如“我方需无条件验收，客户无异议视为合格”）。

法务专员出具《法务审核意见表》（见附件2），对问题条款提出修改建议，审核通过后交法务负责人签字确认。

财务会签（财务专员→财务负责人）：

法务审核通过后，提交财务专员*，重点审核：

价款计算：单价、数量、折扣、税费等是否准确，总价大小写是否一致；

付款方式：分期付款的节点是否合理、收款账户信息是否正确（需与公司对公账户一致）；

发票要求：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间（如“验收合格后7日内”）是否符合财务规定。

财务专员签署会签意见，财务负责人最终确认。

（三）客户沟通与条款确认

条款同步：销售经理将内部审核通过的合同（含法务、财务意见）通过邮件、书面函件等方式发送给客户联系人，附《合同条款说明》（解释核心条款及修改原因，若涉及调整）。

客户反馈：耐心解答客户疑问，收集客户对条款的修改意见，重点沟通：

客户提出的非核心条款调整（如交付时间顺延、付款方式变更），需评估对我方业务的影响，必要时重新启动内部审核流程；

客户提出的核心条款修改（如价格下调、质量标准变更），需经销售总监及法务专员共同评估，确认无法律及业务风险后，方可调整合同。

最终确认：客户对条款无异议后，要求客户在合同文本上签字盖章（企业需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代理人签字；个人需签字按手印），并通过扫描件/照片反馈签字盖章页，保证清晰可辨。

（四）合同签订与生效

文本打印与核对：销售经理*根据客户确认的最终版本，打印一式两份（或多份，根据客户需求及公司规定）纸质合同，逐页核对与电子版是否一致，保证无篡改、无增减页。

签订方式：

现场签订：销售经理*携带合同文本至客户方现场，与客户授权代表共同签字盖章，双方各执一份（若需多份，按约定份数执行）；

邮寄签订：将我方签字盖章后的合同（正本）邮寄至客户方，要求客户签字盖章后寄回一份，并保留邮寄凭证（如快递单号）；

电子签订：经客户同意，使用公司指定的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大等）进行电子签章，保证电子合同法律效力（需提前与客户确认电子签约流程及平台合规性）。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定的除外，如“自首付款到账之日起生效”），生效后1个工作日内，销售经理*在《合同台账》（见附件3）中登记合同信息，包括合同编号、签约日期、客户名称、合同金额、履行期限等。

（五）合同归档与管理

资料整理：销售经理*将签订完成