行政管理事项执行单.docVIP

行政日常管理事项执行单工具指南

一、适用场景与价值

在企业或组织日常运营中，行政事务涉及多部门协作与流程规范，如办公用品申领、会议室预订、设备维修、访客接待、文件流转等。为保证各项事务有序推进、责任明确、过程可追溯，使用“行政日常管理事项执行单”可有效统一管理标准，避免信息遗漏或职责推诿，提升行政工作效率与事务处理透明度，同时为后续复盘与优化提供数据支撑。

二、执行流程详解

第一步：事项发起与信息填写

申请人根据实际需求（如申领A4纸、预订3楼会议室、申请维修打印机等），通过指定渠道（如OA系统、行政部邮箱或纸质表单）发起执行单。需完整填写以下核心信息：

事项名称（明确具体，如“2024年第三季度部门办公用品申领”而非“领办公用品”）；

申请人姓名（*）、所属部门、联系方式（内部短号）；

事项背景与需求说明（简要描述事由，如“因部门新人入职，需补充笔记本、签字笔等基础办公文具”）；

期望完成时限（根据事务紧急程度填写，如“需在3个工作日内完成”）；

涉及的其他部门或人员（如会议室预订需注明使用部门、人数及特殊需求）。

第二步：部门负责人初审

申请人提交后，由其部门负责人对事项的必要性、合理性及预算（如涉及费用）进行审核。负责人需在1个工作日内完成审批，并在“部门审核意见”栏签署意见（如“同意申领，控制在预算范围内”或“建议调整申领数量，优先使用现有库存”），若审核不通过需注明理由并退回申请人修改。

第三步：行政部复核与审批

行政部收到初审通过后的执行单，由专责人员复核事项是否符合行政管理制度、资源是否可满足（如会议室空闲情况、办公用品库存是否充足）。对于常规事项（如50元以内文具申领），行政专员可直接审批；对于特殊事项（如大型设备采购、外部场地使用），需报行政部负责人审批。审批结果需在1-2个工作日内反馈，明确“同意执行”“需补充材料”或“不予执行”及理由。

第四步：事项执行与过程跟进

审批通过后，行政部根据事项类型分配执行人（如办公用品申领由仓库管理员发放，会议室预订由前台协调场地），并在执行单中记录执行人姓名（*）及预计执行时间。执行人需在时限内完成事务，过程中若遇问题（如设备故障需外修），及时反馈给行政部调整方案。申请人可主动与执行人沟通进度，保证事项按时完成。

第五步：结果确认与归档

事项完成后，执行人需在执行单中填写实际完成时间、执行结果（如“办公用品已发放至申请人工位”“会议室已布置完毕，设备调试正常”），并请申请人在“申请人确认”栏签字确认。确认后的执行单由行政部统一收集，每月汇总归档（电子版存档于指定共享文件夹，纸质版装订成册），保存期限不少于1年，便于后续查询与统计分析。

三、执行单模板设计

行政日常管理事项执行单

基本信息

事项名称

申请人

*部门

联系方式（内部短号）

申请日期

事项背景与需求说明

（可附页详细描述，需注明数量、规格、用途等具体信息）

期望完成时限

年月日前

审批流程

部门审核意见

负责人签字：日期：年月日

行政部审批意见

□同意执行□需补充材料□不予执行理由：审批人签字：日期：年月日

执行与反馈

执行人

*分配日期

执行过程记录

（如涉及采购、维修等，需记录关键节点，如“已联系供应商，预计3日到货”）

实际完成时间

年月日日

申请人确认

□满意□基本满意□不满意（请注明原因）签字：日期：年月日

备注|（其他需说明的事项，如后续跟进要求、费用明细等）|

四、使用要点提示

信息真实准确：申请人需保证填写信息真实、完整，不得虚报需求或隐瞒关键细节（如事项紧急程度、特殊要求），避免影响审批与执行效率。

时限严格遵守：各环节审批人需在规定时限内完成审核，执行人需按约定时间完成事项，特殊情况需提前沟通并说明原因，逾期未处理需记录在案并追溯责任。

沟通及时主动：事项执行过程中，若遇资源冲突（如会议室被多部门预订）、需求变更（如申领物品规格调整），申请人需及时与行政部沟通，避免自行处理导致流程混乱。

表单规范填写：纸质执行单需使用黑色签字笔填写，字迹清晰；电子执行单需通过指定系统提交，不得随意修改模板格式，保证信息统一可读。

反馈闭环管理：事项完成后，申请人需在2个工作日内确认结果并签字，未确认的视为默认“满意”；行政部定期对执行单进行复盘，分析高频事务类型、处理时长等数据，持续优化管理流程。