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2026年学校行政秘书工作计划范文

2026年，学校行政秘书工作将围绕“服务大局、强化统筹、提升效能”核心目标，以“精准化、规范化、信息化”为抓手，全面对接学校年度重点工作，着力在综合协调、文书处理、档案管理、会议服务、信息调研、后勤保障、制度优化等方面提质增效，为学校高质量发展提供坚实行政支撑。具体工作计划如下：

一、综合协调工作：构建高效协同机制，打通工作落实“最后一公里”

1.深化部门联动机制：建立“周调度、月通报、季总结”协调制度。每周三上午召开部门联络员碰头会，汇总各部门本周重点任务进展及需协调事项，形成《周协调事项清单》，当日反馈至相关责任部门并跟踪落实；每月25日组织分管校领导参与的月度协调会，重点解决跨部门难点问题（如设备采购流程衔接、大型活动场地分配等），形成《月度协调纪要》并报校领导审阅；每季度末编制《季度协同工作白皮书》，分析协同效率短板，提出优化建议（如2026年重点优化财务报销与资产管理系统数据互通问题）。

2.强化师生需求响应：设立行政秘书“一线服务岗”，每周二、四下午14:00-17:00在教学楼101室现场办公，直接受理师生关于流程咨询、证明开具、事务协调等诉求，建立“受理-分办-反馈”闭环流程，一般事项当日办结，复杂事项3个工作日内反馈进展；同步优化“校长信箱”管理，每日9:00前分类梳理信件内容，涉及行政事务的3个工作日内转办并跟踪，每月编制《校长信箱诉求分析报告》，重点关注高频问题（如教室设备报修响应慢、校园卡补办流程繁琐等），推动源头整改。

3.完善应急协调体系：修订《学校突发事件行政协调预案》，明确疫情防控、安全事故、舆情危机等场景下的协调流程。2026年3月底前组织应急协调演练（模拟实验室安全事故场景），检验信息报送（15分钟内启动、30分钟内初步报告）、资源调配（医疗、安保、宣传部门20分钟内到位）、对外沟通（1小时内发布官方通报）等环节的衔接效率，确保应急状态下行政协调“不断线、无盲区”。

二、文书处理工作：全流程规范管理，提升文件运转质效

1.严格收文办理标准：优化收文登记、分类、呈批、督办流程。收文当日完成线上登记（OA系统自动生成唯一编号），按“特急（1小时内）、加急（2小时内）、普通（4小时内）”三类标注紧急程度；分类时重点区分“阅知性文件”（直接推送相关部门阅知）与“承办性文件”（附《承办意见单》呈分管校领导批示），2026年6月底前完成《收文分类指南》修订，明确12类常见文件的分类规则（如上级政策文件属阅知性，资金申请文件属承办性）。督办环节实行“双台账”管理（OA系统电子台账+纸质督办本），承办部门需在批示后3个工作日内反馈进展，超期未办结的由秘书科电话提醒并报分管领导。

2.规范发文审核流程：推行“三审三校”制度。一审由拟文部门负责人把关（内容合规性、数据准确性），二审由秘书科文书岗审核（文种适用性、格式规范性），三审由分管校领导终审（政策匹配度、决策一致性）；校对环节实行“初校（拟文部门）-复校（秘书科）-终校（文印室）”，重点核查标题与正文一致性、附件完整性、落款日期准确性，2026年计划编制《常用公文格式模板汇编》（含通知、请示、纪要等10类模板），减少格式错误率（目标：较2025年下降50%）。

3.推进文书电子化转型：2026年9月底前完成OA系统升级，新增“移动审批”功能（支持手机端签批、批注），实现文件“即到即审”；同步建立电子文件归档机制，除需永久保存的红头文件外，一般性通知、纪要等文件不再印制纸质版，预计全年减少纸质文件用量30%以上；针对历史文件，2026年12月底前完成2020-2025年电子文件元数据补录（含关键词、关联事项、密级等），提升检索效率（目标：5分钟内定位任意2020年后文件）。

三、档案管理工作：夯实基础建设，激活档案资源价值

1.完善档案管理制度：修订《学校档案管理办法》，明确“应归尽归”原则，将科研项目结题报告、大型活动影像资料、校企合作协议等纳入归档范围（原未覆盖的12类材料）；细化归档时限要求（如教学档案在学期末20日内归档，行政档案在事项办结后10日内归档），2026年3月组织各部门档案员培训，重点讲解新制度及《归档操作手册》（含15类档案的整理、编目、移交标准）。

2.加速档案数字化进程：2026年上半年完成档案室硬件升级（新增2台高速扫描仪、1套容灾备份系统），下半年启动“存量档案数字化工程”（优先扫描2016-2020年纸质档案），日均扫描量不低于500页，12月底前完成80%存量档案数字化（约15万页）；同步建立电子档案数据库，按“教学、行政、科研、基建”四大类分类存储，设置三级访问权限（普通教职工可查公开档案，部门负责人可查本部门档案，校领导可查全部档案），确保数据