跨部门协作标准化表单.docxVIP

一、适用协作场景

在跨部门协作中，当需要明确任务分工、信息同步、资源协调及进度跟踪时，可通过标准化表单统一协作流程。常见场景包括：新产品研发跨部门需求对接、市场活动多部门资源调配、客户问题处理流程发起、年度预算跨部门审批、内部项目阶段性成果交接等。此类表单能有效避免沟通遗漏、责任不清，保证协作高效有序。

二、协作流程操作步骤

步骤一：发起协作申请

操作主体：任务发起部门（如产品部、市场部等）

操作说明：

明确协作事项的核心目标、需配合的具体内容及预期成果，填写《跨部门协作申请表》（详见模板表格）；

列出涉及协作的部门及对应接口人（需提前与接口人确认其职责范围）；

根据任务复杂度设定合理的时间节点（如需求提交截止日期、阶段性成果交付时间等）；

提交表单至本部门负责人审批，审批通过后转发至所有协作部门接口人。

步骤二：部门确认与反馈

操作主体：各协作部门接口人

操作说明：

收到表单后2个工作日内，评估本部门资源（人力、时间、预算等）是否可满足协作需求；

若存在资源冲突或需调整需求，在表单“反馈意见”栏中明确说明，并与发起部门沟通达成一致；

确认无异议后，在表单上签字确认，同步反馈至发起部门及协作管理组（如行政部或项目管理办公室）。

步骤三：任务执行与进度同步

操作主体：各协作部门执行人及接口人

操作说明：

按照表单中确认的分工及时间节点推进任务，执行过程中需保持信息透明；

若出现可能影响进度的风险（如人员变动、需求变更等），需提前1个工作日书面告知协作管理组及相关部门；

协作管理组每周汇总各任务进度，通过周报形式同步至各部门负责人。

步骤四：成果验收与归档

操作主体：发起部门、协作部门、协作管理组

操作说明：

任务完成后，由发起部门组织验收，对照表单中的预期成果逐项核对；

验收通过后，各协作部门在表单“完成情况”栏签字确认，协作管理组留存表单原件；

涉及项目文档、成果物等需统一至公司共享平台，标注“跨部门协作-项目名称-日期”便于追溯。

三、标准化表单模板

《跨部门协作申请表》

表单编号

XC-2024-XXX

发起日期

YYYY年MM月DD日

发起部门

发起人

（姓名）

协作事项

优先级

□高□中□低

涉及部门

（请列出所有需配合的部门，如：技术部、设计部、运营部等）

接口人

部门1：（姓名）部门2：（姓名）部门3：*（姓名）

联系方式

（内部短号/企业）

协作内容与目标

（详细说明需协作的具体任务、需交付的成果物、需达成的效果，如：技术部需在XX日前完成XX功能开发，输出测试报告）

时间节点

需求确认截止：YYYY-MM-DD阶段性成果交付：YYYY-MM-DD最终完成：YYYY-MM-DD

资源需求

（如需其他部门协调人员、设备、预算等，在此说明）

发起部门负责人审批

签字：____________日期：____________

协作部门反馈意见

部门1：____________签字：____________日期：____________部门2：____________签字：____________日期：____________

协作管理组备案

签字：____________日期：____________

完成情况确认

部门1：____________签字：____________日期：____________部门2：____________签字：____________日期：____________发起部门验收：□通过□不通过（说明：____________）

四、使用关键提示

信息填写规范：表单中“协作内容与目标”需具体可量化，避免模糊表述（如“尽快完成”“配合支持”等），需明确“做什么、做到什么标准、谁来做、何时完成”。

责任明确原则：每个协作部门需指定唯一接口人，负责本部门内部沟通与进度反馈，避免多头对接导致信息混乱。

变更管理：协作过程中若需调整事项、时间或资源，需由发起部门重新提交《变更申请》，经所有协作部门确认后方可执行，禁止私下变更原计划。

沟通机制：日常沟通优先通过企业协作平台（如钉钉、飞书）在线记录，重要决议需在表单“备注”栏补充说明，保证留痕可追溯。

归档要求：已完成表单由协作管理组按季度分类归档，保存期限不少于2年，便于后续复盘协作效率或追溯项目问题。