行政费用预算管理及使用申请表单.docVIP

行政费用预算管理及使用申请表单工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于企业或组织内部行政费用的预算规划、申请审批及使用管理，旨在规范行政费用支出流程，保证预算合理分配与高效使用。常见应用场景包括：

日常行政支出：如办公用品采购、物业费缴纳、通讯费支付等常规行政开销；

专项活动支持：如公司年会、部门培训、客户接待等临时性或专项行政活动费用；

资产维护与更新：如办公设备维修、家具添置、绿植养护等固定资产相关支出；

其他行政必要开支：如快递费、打印复印费、差旅费（行政类）等经确认必要的行政性支出。

二、申请流程与操作指引

行政费用预算管理及使用需遵循“预算先行、分级审批、合规使用、事后追溯”原则，具体操作步骤

步骤1：需求确认与预算核对

操作主体：申请人（部门行政专员或需求提出人）

操作内容：

明确费用需求：根据部门工作计划或实际需要，确定拟申请费用的具体用途、明细内容及预估金额（如“采购A4纸10箱，单价30元，合计300元”）；

核对预算额度：登录部门年度预算台账或咨询财务部门，确认该费用对应的预算科目（如“办公费”“会议费”）是否有剩余可用预算，保证申请金额≤剩余预算金额；

超预算处理：若申请金额超出剩余预算，需提前填写《预算调整申请表》，说明调整原因（如工作量增加、物价上涨等），按审批流程通过后再发起费用申请。

步骤2：填写申请表单

操作主体：申请人

操作内容：

获取模板：从公司OA系统、行政部共享文件夹或流程管理中心《行政费用预算申请表》（模板见第三部分）；

逐项填写信息：

基础信息：申请编号（按规则填写，如“XZFY-2024-001”）、申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；

费用明细：列明费用项目、单位、数量、单价、小计、总金额，保证与需求一致（如“会议用横幅1条，单价150元，小计150元”）；

预算信息：填写对应预算科目、年度预算总额、已使用金额、剩余金额；

事由说明：详细描述费用用途、必要性及预期效果（如“为保障部门日常办公文件打印需求，采购A4纸”）；

附件清单：附上相关支撑材料，如供应商报价单、活动方案、需求部门负责人签字的《费用需求确认单》等。

步骤3：提交审批

操作主体：申请人、各级审批人

审批层级与职责（根据公司规模调整）：

部门负责人审批：申请人将填写完整的表单及附件提交至部门负责人（*经理），负责人审核费用必要性、预算匹配度及部门工作计划合理性，签字确认后流转；

行政部复核：行政部专员审核费用是否符合行政管理制度、明细是否清晰、附件是否齐全，重点核查常规行政费用（如办公用品）是否在公司指定供应商范围内，复核通过后流转；

财务部审核：财务部审核预算科目准确性、金额合规性、付款方式及票据要求（如“预付款需提供合同，尾款需提供验收证明”），确认无误后签字；

分管领导审批：根据金额权限，由分管行政/财务的领导（*总）或总经理最终审批，大额支出（如单笔超5000元）需额外说明并提报总经理办公会审批。

提交方式：通过OA系统线上提交（需表单扫描件及附件），或纸质版表单签字后交至行政部备案。

步骤4：费用执行与报销

操作主体：申请人、行政部、财务部

操作内容：

费用使用：审批通过后，申请人按申请用途执行费用支出（如向指定供应商采购、预订会议室），不得挪作他用；

票据获取：取得合规票据（如增值税专用发票/普通发票），票据抬头需为公司全称，项目、金额与申请一致；

报销申请：费用发生后5个工作日内，填写《费用报销单》，附申请表复印件、发票、验收单（如物品采购需验收签字）等，按审批流程提交报销；

款项支付：财务部审核报销材料无误后，通过银行转账或备用金方式支付款项，同步更新预算台账。

步骤5：预算更新与归档

操作主体：财务部、行政部

操作内容：

预算更新：财务部在报销完成后，及时更新对应科目的预算使用台账，记录“已使用金额”“剩余金额”，保证预算数据实时准确；

资料归档：行政部将申请表、审批记录、报销凭证等资料按“申请编号+日期”分类归档，保存期限不少于3年，以备后续审计或查询。

三、行政费用预算申请表（模板）

申请编号

XZFY-2024-X

申请日期

2024年X月X日

申请人

*某某

所属部门

行政部

联系方式

（内部号）

预算科目

办公费

年度预算总额

10,000元

已使用金额

6,000元

剩余预算金额

4,000元

申请金额

1,500元

费用明细

单位

数量

单价（元）

A4纸

箱

10

30

签字笔

支

5

20

文件袋

个

20

55

合计金额

事由说明

为保障部门日常办公文件打印、书写及资料整理需求，采购A4纸、签字笔、文件袋等办公用品，符合年度行政预算规划。

附件清单

1.供应商报价单（办公用品超市）；2.部门需求确认单（*经理签字）

审批意见

部门负责人