某上市公司费用报销管理条例.docxVIP

某上市公司费用报销管理条例

第一条本条例适用于公司全体在职员工因执行公务产生的费用报销事项，包括但不限于差旅费、业务招待费、会议费、办公费、交通费、通讯费及其他经公司认定的合理公务支出。劳务派遣人员、实习生及外部合作方因公司业务产生的费用报销，参照本条例执行，需由对接部门负责人额外签字确认费用关联性。

第二条费用报销遵循以下基本原则：

（一）真实性原则：报销人须对费用发生的真实性、准确性负直接责任，所有票据须为实际消费凭证，禁止虚构业务、拆分报销或使用无关票据充抵；

（二）合理性原则：费用支出需与公务需求匹配，符合公司业务规模及岗位层级标准，禁止超标准、超范围支出；

（三）必要性原则：费用支出应为完成公务的必要成本，非必要开支（如非公务陪同人员费用、奢侈型消费等）不予报销；

（四）及时性原则：费用报销须在业务完成后30个自然日内提交，因特殊情况（如境外出差、项目周期延长等）超出时限的，需提交书面说明并经分管领导审批。

第三条费用报销流程严格执行“申请-审批-报销-审核-支付”五步骤管理：

（一）事前申请：除日常办公费外，单次预算金额超过2000元的费用（含2000元）须提前填写《费用申请单》，注明事项背景、费用明细及预算金额，经部门负责人、财务负责人（预算内）或总经理（超预算）审批通过后方可执行。紧急事项（如临时差旅、突发接待）无法事前申请的，须在费用发生后24小时内补提申请并完成审批；

（二）报销填报：报销人登录公司财务系统填写《费用报销单》，按费用类型分类录入金额（如“差旅费-住宿费”“业务招待费-餐饮费”），关联已审批的《费用申请单》（如有），并上传票据清晰扫描件。线下报销需同步提交纸质报销单及票据；

（三）逐级审批：

1.部门负责人审核：确认费用与业务的关联性、必要性及预算内情况，签署“情况属实，同意报销”或具体意见；

2.财务审核：核查票据合规性（真伪、抬头、税号、日期等要素齐全）、金额与系统录入一致性、是否超标准（详见第四条至第九条）、是否重复报销（通过财务系统校验）；

3.分管领导审批：对分管部门的大额费用（单次超过1万元）或特殊事项（如跨部门协作费用）进行最终业务合理性确认；

4.总经理审批：仅限单次超过5万元或年度预算外的费用支出；

（四）支付执行：财务部门在审批完成后5个工作日内完成付款，报销款直接转入报销人本人银行账户（与公司备案信息一致）。现金报销仅限500元以下小额支出，需报销人当面签收并登记。

第四条差旅费报销规范：

（一）定义：员工因公务离开工作常驻地（跨市）产生的交通、住宿、餐饮及市内交通费用；

（二）交通工具标准：

1.高管（总经理、副总经理）：可乘坐飞机商务舱、火车软卧/一等座、轮船一等舱；

2.部门负责人（总监级）：可乘坐飞机经济舱、火车硬卧/二等座、轮船二等舱；紧急情况下经总经理批准可升级舱位，超出标准部分由个人承担；

3.普通员工：限乘飞机经济舱（航程超过3小时可申请）、火车硬卧/二等座、轮船三等舱；乘坐高铁/动车时，仅可选择二等座；

（三）住宿费标准（按单人单间计算，特殊情况两人同住可合并标准）：

1.一线城市（北京、上海、广州、深圳）：高管2000元/晚，部门负责人1200元/晚，普通员工800元/晚；

2.二线城市（省会及计划单列市）：高管1500元/晚，部门负责人900元/晚，普通员工600元/晚；

3.三线及以下城市：高管1000元/晚，部门负责人600元/晚，普通员工400元/晚；

实际住宿费用低于标准的，按实报销；超出标准部分由个人承担，特殊情况（如会议指定酒店）需提供会议通知并经分管领导审批；

（四）餐饮及市内交通补贴：采用定额包干制，无需提供票据：

1.一线城市：150元/人/天；

2.二线城市：120元/人/天；

3.三线及以下城市：100元/人/天；

连续出差超过15天的，自第16天起补贴标准降低20%；

（五）其他要求：出差期间因公务产生的打印、快递等杂费，需提供明细票据并注明用途，单日出杂费超过200元的需部门负责人签字确认；陪同外部客户出差的，客户费用单独报销并附接待审批记录。

第五条业务招待费报销规范：

（一）定义：因业务拓展、客户维护、合作洽谈等公务需求产生的餐饮、礼品、娱乐等费用；

（二）事前审批：单次预算超过1000元的招待需提前填写《业务招待申请单》，注明接待对象（单位、职务）、人数、事由及预算金额，经部门负责人（1000-5000元）或分管领导（5000元以上）审批；

（三）标准限制：

1.餐饮费：人均不超过300元（含酒水），接待5人以上的按人均200元计算；

2.礼品费：单