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贸易公司规章制度与员工管理条例

员工行为规范

全体员工须严格遵守国家法律法规及行业规范，秉持诚信、专业、协作的职业操守开展工作。日常办公中应保持环境整洁，公共区域物品使用后及时归位；沟通交流需礼貌得体，禁止使用不当语言或传播不实信息；涉及客户、供应商等外部对象时，须维护公司形象，严禁以个人名义作出超出权限的承诺或损害公司利益的行为。

岗位职责与工作流程

（一）业务部门

1.销售岗：负责客户开发与维护，需定期梳理目标客户清单，通过市场调研、行业展会等渠道拓展新客户。客户初次接触后24小时内建立电子档案，记录联系人信息、需求偏好及沟通要点，统一录入公司CRM系统，禁止私人存储客户资料。订单承接须严格执行报价审批流程：单笔订单金额5万元以下由部门主管审批，5万-20万元需经销售总监审核，20万元以上须报总经理签批。订单确认后12小时内将关键信息（产品规格、数量、交货期、付款方式）同步至采购、仓储、财务部门，全程跟踪订单执行，交货后3个工作日内完成客户验收确认，5个工作日内启动回款跟进，每月25日前提交客户回款情况明细表。

2.采购岗：根据销售订单及安全库存标准制定采购计划，优先从公司合格供应商名录中选择合作方。新供应商引入需提供营业执照、资质证书、产品检测报告等材料，经采购部初审、质量部复核、总经理审批后纳入名录。采购合同须明确产品规格、数量、单价、交货期、质量标准及违约责任，金额10万元以下由采购主管签订，10万-50万元需销售总监会签，50万元以上须法务部审核后由总经理签署。货物到仓后24小时内完成数量清点与外观检查，48小时内由质量部完成抽样检测，检测报告需同步采购、财务部门，不合格品须在3个工作日内启动退换流程并向供应商索赔。

（二）仓储部门

1.入库管理：凭采购订单、送货单、质量检测报告办理入库，核对无误后2小时内更新仓储管理系统，生成入库单并留存联次交财务备案。货物按类别、规格分区存放，设置明显标识牌，易碎品、危险品需单独存放并标注警示信息。

2.出库管理：凭经审批的销售出库单发货，核对客户名称、产品信息、数量无误后，2小时内完成拣货打包，同步物流信息至业务部门及客户。每日17:00前完成当日出库数据汇总，与业务部核对无误后提交仓储日报表。

3.盘点管理：每月25日进行月度盘点，每季度末进行全面盘点，盘点范围包括库存数量、质量状态及库位合理性。盘点差异需在3个工作日内查明原因，属人为失误的由责任人书面说明，属自然损耗的按公司标准核销，异常损耗超过5000元的须报总经理审批。

（三）财务部门

1.费用报销：报销范围包括差旅费、业务招待费、办公费等，须提供正规发票及明细单据（如餐饮需附消费清单、差旅需附行程单）。报销流程为：经办人填写《费用报销单》→部门负责人审核业务真实性→财务审核票据合规性→总经理审批→出纳支付。每月1-5日集中处理上月报销，超期单据需书面说明原因并经总经理特批。单次报销金额超过1万元需提前2个工作日提交预审批表。

2.资金管理：销售回款须在到账当日录入系统并通知业务部门，应收账款超过合同约定付款日15天未收回的，财务部门需向业务部发送预警函；超过30天的，由财务总监牵头组织清收。采购付款需凭入库单、发票、合同三单匹配后支付，预付款比例不超过合同总额30%，尾款在验收合格后10个工作日内支付。

3.账务处理：每日下班前完成当日收付款凭证录入，每月5日前出具上月财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），10日前完成税务申报。财务档案需按年度分类归档，原始凭证保存15年，报表保存10年，电子数据需备份至公司云盘并设置访问权限。

考勤与休假管理

（一）工作时间：周一至周五9:00-18:00（12:00-13:00为午餐休息），周六、周日及法定节假日休息。因业务需要安排加班的，需提前填写《加班申请单》，经部门负责人批准后报人力资源部备案，加班时长每月不超过36小时。

（二）考勤记录：采用指纹+人脸识别双重打卡，每日需打卡两次（上班、下班）。9:05后打卡视为迟到，17:55前打卡视为早退，迟到/早退1次扣50元，当月累计3次以上（含3次）扣发全勤奖（全勤奖标准为500元/月）。

（三）请假管理：

-病假：需提供二级以上医院诊断证明，1天（含）以内由部门主管审批，1-3天由部门总监审批，3天以上需总经理审批。

-事假：提前2个工作日提交《请假申请单》，1天（含）以内由部门主管审批，1-3天由部门总监审批，3天以上需总经理审批，事假期间无薪资。

-婚假：符合法定结婚年龄（男22周岁、女20周岁）可享受3天婚假，晚婚（男25周岁、女23周岁）增加7天，需提供结婚证复印件。

-产假：女员工顺产享受98天产假（含