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某企业文印室管理条例

为规范企业文印室管理，保障文印设备安全、高效运行，控制办公成本，防范信息泄露风险，结合企业实际工作需求，制定本管理细则。本细则适用于企业全体员工及外访人员使用文印室设备、资源的全流程管理。

一、设备管理规范

文印室配置激光打印机（含黑白、彩色）、数码复印机、高速扫描仪、碎纸机等基础设备，具体型号及数量以行政部登记备案为准。所有设备均需建立《文印设备管理台账》，记录设备编号、购置时间、技术参数、维护记录及责任管理人（由行政部指定专职文印管理员担任）。

（一）设备使用权限

1.企业正式员工可凭工卡登录文印设备，默认开通黑白打印、单面复印、普通扫描权限；彩色打印、双面复印、高分辨率扫描权限需通过企业OA系统提交《特殊文印权限申请表》，经部门负责人审批后，由文印管理员开通，权限有效期最长为30日（到期自动关闭，需续用重新申请）。

2.外访人员（含供应商、客户、临时协作人员）使用文印设备需由对接部门员工全程陪同，填写《外访人员文印使用登记单》，注明使用原因、文件类型（非涉密）、预计使用时长，经对接部门负责人签字确认后，由文印管理员监督操作，禁止单独操作设备或接触存储介质。

（二）设备日常维护

1.文印管理员需每日上班前30分钟完成设备基础检查，内容包括：电源线路无破损、纸盒纸张装填整齐（误差≤2mm）、墨粉/碳粉余量预警（低于20%时需当日申领补充）、显示屏及操作面板无污渍、出纸口无卡纸残留。检查结果录入《设备日常检查表》，异常情况需立即标注并启动报修流程。

2.每周五下班前执行设备深度维护：使用专用清洁布擦拭打印机硒鼓、扫描平台玻璃（避免酒精类溶剂），清理废粉仓（需佩戴防尘手套），测试打印样张（A4纸纵向居中打印“设备测试”字样，检查字体清晰度、无重影、无漏印），测试结果留存备查。

3.设备出现故障（如持续卡纸、打印模糊、无法启动）时，使用人需立即停止操作并告知文印管理员；管理员确认故障后，1小时内通过企业维修平台提交《设备报修单》，注明故障现象及设备编号；维修期间需在设备旁放置“故障停用”标识牌，禁止强行操作。

二、文印操作流程

所有文印操作需遵循“先审批、后操作，谁使用、谁负责”原则，严禁未经授权使用设备或超权限操作。

（一）打印管理

1.文件提交：需打印的电子文档需通过企业内部文印系统（禁止使用U盘、移动硬盘等外部存储设备直接连接设备）提交，提交前需自行检查文件格式（优先PDF，避免使用特殊字体或超链接）、页码顺序（多页文件需标注“第X页/共X页”）、内容完整性（避免因格式错误导致重复打印）。

2.打印设置：非特殊需求（如合同、证书、效果图）必须设置双面打印；单份打印页数超过20页时，需自动分页（每页顶部标注“第X部分”）；彩色打印仅限宣传资料、图表对比等必要性场景，单份彩色文件页数不得超过总页数的30%（超量需在OA系统备注原因）。

3.取件与核对：打印完成后，使用人需在5分钟内领取文件，核对页数、颜色、清晰度无误后签字确认；超过30分钟未取的文件，文印管理员需将其密封存放于“待领文件柜”（带锁），并通过企业即时通讯工具提醒使用人；超过24小时未领取的非涉密文件，由管理员登记后统一销毁（涉密文件按第五条规定处理）。

（二）复印与扫描管理

1.复印文件时，需将原件平铺于扫描平台（避免折叠、卷曲），对齐定位线（误差≤1mm）；多页复印需按顺序放置，首页朝上；缩印/放大需选择标准比例（如A3→A4为70%，A4→A3为141%），禁止随意调整比例导致内容缺失。

2.扫描文件默认输出为PDF格式（分辨率300dpi），涉密文件需选择“加密扫描”功能（生成带密码的PDF，密码由使用人自行设置并当场记录）；扫描完成后，使用人需确认电子文件已传输至个人企业云盘（禁止保存至设备本地硬盘），并删除设备临时缓存（通过操作面板“清除任务”选项完成）。

三、安全与保密要求

文印室为企业敏感区域，涉及大量内部文件流转，全体人员需严格遵守保密规定，杜绝信息泄露风险。

（一）区域管理

1.文印室实行门禁管理，仅允许文印管理员及授权使用人进入；非使用时段（工作日18:00至次日8:00，节假日全天）关闭门禁，禁止任何人员进入（紧急文印需求需提前2小时向行政部报备，由管理员到场开启）。

2.文印室内禁止拍照、录像；使用人操作时需保持文件正面朝下或覆盖，禁止随意摆放；管理员需每日下班前检查废纸篓、设备出纸口，确保无遗漏文件。

（二）涉密文件管理

1.涉密文件（标注“秘密”“机密”“绝密”字样）打印需通过OA系统提交《涉密文印审批单》，经部门负责人、保密办公室双签批准；打印时由保密专员现场监印，记录打印份