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技术资料档案管理制度文档

第一章总则

1.1制度目的

为规范企业技术资料的收集、整理、归档、保管及使用流程，保障技术资料的完整性、安全性和可追溯性，促进技术知识共享与高效利用，降低因资料管理混乱导致的项目风险与信息泄露风险，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于企业内部所有技术资料的档案管理活动，涵盖研发部门、项目组、技术支持部、生产技术部等涉及技术资料产生、流转、使用的部门及员工。

第二章职责分工

2.1技术资料归档责任部门

各项目组、研发部门为技术资料归档的第一责任单位，由项目负责人指定专人（资料专员）负责本部门/项目技术资料的日常收集、初步整理及提交归档工作。

2.2档案管理部门

企业档案管理部（或综合管理部下设档案岗）为技术资料档案管理的统筹部门，负责档案的接收、审核、分类、编目、保管、借阅审批及销毁组织工作，指定档案管理员*具体执行。

2.3相关部门配合

技术资料使用部门（如生产部、客服部）需配合档案管理部门办理借阅、归还手续，并反馈资料使用中的问题；保密部门负责对涉密技术资料的密级认定与保密监督。

第三章技术资料分类与编码规则

3.1资料分类

技术资料按内容与用途分为以下大类，具体子类可根据企业业务特点细化：

研发设计类：项目建议书、可行性研究报告、设计方案、图纸（CAD/3D）、BOM表、测试报告、专利申请文件等；

生产技术类：工艺文件、作业指导书、设备操作手册、生产流程图、质量标准、原材料技术规格书等；

项目管理类：项目计划书、会议纪要、进度报告、验收报告、合同技术附件等；

标准规范类：国家标准、行业标准、企业内部技术标准、规范手册等；

其他类：技术培训资料、技术交流文献、外部合作技术资料等。

3.2编码规则

技术资料采用“分类代码-年份-流水号”的编码方式，保证唯一性与可检索性，示例：

研发设计类资料：RD-2024-001（RD为研发设计类分类代码，2024为年份，001为当年流水号）；

生产技术类资料：PT-2024-015（PT为生产技术类分类代码）。

编码由档案管理员*在资料归档时统一编制，并标注于资料封面及档案台账中。

第四章技术资料归档管理流程

4.1资料收集

步骤1：明确收集范围

项目负责人或资料专员需根据项目阶段或业务需求，提前梳理需归档的技术资料清单（参考附件1《技术资料归档范围清单》），保证资料无遗漏。

步骤2：及时收集整理

项目/研发过程中产生的技术资料，由资料专员*在完成后24小时内收集，核对资料完整性（如图纸需签字确认、报告需含审批页）；

电子资料需同步收集源文件（如CAD原文件、Word文档）及PDF扫描件（纸质资料归档时需同步扫描），存储于指定服务器文件夹（如“\服务器名\2024”）。

4.2资料整理与初审

步骤1：分类排序

资料专员*按第三章分类标准对收集的资料进行分类，按时间顺序或逻辑顺序排序，保证同类资料有序排列。

步骤2：编制目录

填写《技术资料归档清单》（附件2），包含序号、资料名称、编号、密级、页数、形成日期、责任人等字段，电子版与纸质版目录保持一致。

步骤3：部门初审

项目负责人*对整理后的资料进行审核，重点检查资料内容准确性、签字完整性及归档及时性，审核无误后在《归档清单》上签字确认。

4.3档案接收与入库

步骤1：提交归档

资料专员*将审核通过的纸质资料（一式两份，原件存档，复印件备用）及电子资料（刻录光盘或至档案管理系统）提交至档案管理部，同步提交《归档清单》纸质版及电子版。

步骤2：档案审核

档案管理员*在收到资料后3个工作日内完成审核，重点检查：

资料是否与《归档清单》一致，有无缺失；

编码是否符合规则，目录是否清晰；

纸质资料是否整洁无破损，电子资料是否可正常打开。

步骤3：入库上架

审核通过后，档案管理员*按分类及编码顺序将纸质资料存入档案柜（标注编码及存放位置），电子资料导入档案管理系统（录入关键词、密级、借阅权限等信息），更新《技术档案台账》（附件3），并在《归档清单》上签字确认，返还一份给提交部门存档。

第五章技术资料借阅与使用管理

5.1借阅权限

普通资料：企业内部员工凭工卡填写《技术资料借阅申请表》（附件4），经部门负责人*审批后可借阅；

涉密资料（如核心专利、未公开技术方案）：需经部门负责人及保密部门负责人审批，借阅权限仅限与工作直接相关的人员，且借阅期限不超过3天；

外部单位借阅：需提供单位介绍信及借阅人证件号码明，经分管技术副总*审批，仅限查阅，不得带离档案室。

5.2借阅流程

步骤1：提交申请

借阅人填写《技术资料借阅申请表》，注明资料名称、编号、借阅事由、借阅期限及用途，附审批人签字。

步骤2：资料发放

档案管理员*核对申请表与审批权限，确认无误后从档案柜调取资料（涉密资料需在涉密档案柜中领