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酒店餐饮部采购与供应链管理细则

一、总则

（一）目的与依据

为规范酒店餐饮部采购与供应链管理工作，确保餐饮原料及相关物品的质量安全，控制采购成本，提高运营效率，保障餐饮业务的顺畅开展，依据国家相关法律法规及酒店内部管理制度，特制定本细则。

（二）适用范围

本细则适用于酒店餐饮部所有食材、酒水饮料、一次性用品、清洁用品、厨房用具、餐厅用具等物资的采购、验收、存储、发放及供应商管理等供应链相关环节。

（三）基本原则

1.质量优先原则：确保采购物资符合国家食品安全标准及酒店规定的质量要求，杜绝不合格产品流入。

2.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的价格采购，降低餐饮成本。

3.阳光采购原则：采购过程应公开、透明，遵循公平、公正、诚信的原则，防止不当行为。

4.及时高效原则：保障物资供应的及时性与准确性，满足餐饮日常运营及特殊活动的需求。

5.安全合规原则：严格遵守食品安全法等相关法律法规，确保供应商资质合法，采购渠道正规。

二、组织与职责

（一）组织架构

餐饮部采购与供应链管理工作在酒店统一领导下，由餐饮部经理负总责，设立专职或兼职采购岗位（可称为采购专员或采购领班）具体执行，厨房各班组厨师长、餐厅经理及相关使用部门共同参与。

（二）主要职责

1.餐饮部经理：审批采购计划、大额采购申请，审定重要供应商，协调解决采购工作中的重大问题，对采购工作负领导责任。

2.采购专员/领班：

*负责收集各使用部门的物资需求，汇总编制采购计划。

*负责供应商的寻访、筛选、联络与初步洽谈。

*负责日常采购订单的下达、跟进与交付协调。

*协助组织物资的验收工作，确保数量与质量符合要求。

*负责采购档案的建立与管理，包括供应商资料、采购合同、验收记录等。

*参与市场调研，了解食材及物资的市场行情。

3.厨房厨师长/餐厅经理：

*根据经营需求，准确提报所需物资的种类、规格、质量标准及预估数量。

*参与重要物资的质量标准制定及供应商评估。

*参与到货物资的质量验收。

4.仓库管理员：

*负责物资的入库、存储、保管与发放。

*定期进行库存盘点，确保账实相符，及时上报库存预警。

*配合采购专员做好物资验收工作，核对数量及相关单据。

三、供应商管理

（一）供应商选择标准

1.资质合法：具备有效的营业执照、食品经营许可证（针对食品类供应商）等相关资质证明。

2.质量可靠：能稳定提供符合国家及酒店质量标准的产品，可提供产品合格证明。

3.价格合理：在保证质量的前提下，价格具有市场竞争力。

4.信誉良好：商业信誉佳，供货及时，售后服务有保障。

5.供货能力：具备稳定的货源和足够的供货能力，能满足酒店高峰期需求。

（二）供应商开发与评估

1.采购专员应通过市场考察、行业推荐、网络平台等多种渠道开发潜在供应商。

2.对新供应商，需索取其详细资质文件，并进行实地考察（必要时），评估其生产/经营条件、质量控制体系等。

3.建立供应商评估表，从质量、价格、交期、服务、信誉等方面对供应商进行定期（如每季度或每半年）评估，评估结果作为合作与否及合作份额的重要依据。

（三）供应商档案管理

为每位合格供应商建立档案，内容包括：供应商基本信息、资质文件复印件、产品清单及报价、合作历史、评估记录、合同文本等，并动态更新。

（四）供应商关系维护

与核心供应商建立长期稳定的合作关系，定期沟通，及时反馈问题，共同提升供应质量与效率。对于表现优秀的供应商可考虑给予适当的激励。

四、采购流程管理

（一）需求提报

各厨房班组、餐厅根据次日或近期经营需求，填写《物资采购申请单》，注明物资名称、规格型号、质量要求、预估数量、建议品牌（如有）、需用日期等，经厨师长或餐厅经理审核后，报采购专员。

（二）采购计划制定

采购专员汇总各部门采购申请，结合库存状况及市场行情，编制《采购计划》，报餐饮部经理审批。对于大宗或长期采购项目，可制定月度或季度采购计划。

（三）采购实施

1.询价与比价：采购专员根据采购计划，向至少两家及以上合格供应商进行询价（特殊情况除外），获取书面报价单，认真比对价格、质量、交货期等。

2.采购方式：

*小额零星采购：对于金额较小、市场易购的物资，可由采购专员直接采购。

*集中采购：对于用量较大、价格相对稳定的常规物资，应进行集中采购，以获取更优价格和服务。

*招标采购：对于达到酒店招标标准的大额采购项目，应按照酒店招标管理规定执行。

3.合同签订：对于长期合作或大额采购，应与供应商签订书面采购合同，明确品名、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。

（四）订单跟踪

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