印章管理情况及存在问题.pptxVIP

2026/01/23汇报人：WPS印章管理情况及存在问题

CONTENTS目录01印章管理情况概述02印章管理存在的问题03改进措施与建议

印章管理情况概述01

印章种类与数量公章类印章公司公章、合同专用章等核心印章共12枚，其中行政公章3枚，分布于总经办及两大分公司财务部门。财务类印章财务专用章、发票专用章等8枚，某制造企业曾因发票章管理疏漏导致3起虚开发票风险事件。业务类印章项目专用章、资质专用章等15枚，某建筑公司在2023年新增5枚项目章用于异地工程项目。个人名章法定代表人、财务负责人等个人名章6枚，均按规定与印鉴卡备案，每月进行双人核对。

管理部门与人员印章管理部门设置某大型集团企业设立行政部为印章管理牵头部门，明确其统筹全集团23枚公章的刻制、启用、封存等职责。印章管理人员配置某上市公司指定2名专职印章管理员，实行AB岗制度，分别负责公章日常保管与使用登记，月均处理用印申请120余次。

使用流程介绍用印申请提交申请人需填写《用印审批单》，注明用印文件名称、份数及紧急程度，如某科技公司要求线上提交并附文件扫描件。审批流程流转审批单需经部门负责人、行政部审核，重大事项还需总经理审批，某国企规定合同用印需法务部加签。

使用流程介绍用印登记备案印章管理员核对审批单后，在《用印登记簿》记录用印时间、文件编号及申请人，某银行要求双人复核签字。用印文件归档用印后的文件复印件由行政部存档，原件返还申请人，某上市公司规定存档期限不少于5年以备审计。

印章管理存在的问题02

制度执行不严格用印审批流程简化某建筑公司项目部门为赶工期，未履行“双人复核”审批流程，项目经理单独用印导致合同条款漏洞，造成120万元经济损失。用印登记不规范某国企行政部2023年Q3印章使用登记册中，15%记录仅标注“业务用印”，未注明具体文件名称及用印人。印章保管责任模糊某物业公司前台人员将财务专用章与公章同柜存放，下班后未按规定入保险柜，存在被盗用风险。

监管机制缺失日常监督检查缺位某建筑公司印章由行政专员保管，半年未开展专项检查，导致项目经理私自用章签订3份违规合同未被发现。违规用章追责不力2023年某国企发生印章滥用事件，涉事员工仅被口头警告，未建立黑名单制度，同类问题3个月后再次发生。

信息记录不完整印章管理部门设置某大型集团设立行政部为印章管理牵头部门，配置3名专职印章管理员，负责全集团28枚印章的日常保管与用印审批。人员岗位职责划分管理员需每日登记用印台账，如某制造业企业要求用印前需经部门经理与分管副总双签字，确保用印可追溯。

违规使用情况监管流程不闭环某建筑公司因用印审批后未跟踪用印文件流向，导致已作废合同被盖章使用，造成300万元经济损失。监督检查不到位2023年某国企审计发现，印章保管部门全年仅开展2次现场检查，未发现下属单位私刻印章问题。

安全防护不足用印申请发起经办人需填写《用印审批单》，注明用印文件名称、份数及紧急程度，如某科技公司要求同步上传文件电子版至OA系统。审批流程流转审批单需经部门负责人、法务部审核，重大合同还需总经理签字，某制造企业规定常规文件1个工作日内完成审批。

安全防护不足用印登记备案印章管理员核对审批手续无误后，在《用印登记簿》记录用印时间、文件编号，某国企要求同步拍摄用印页存档。用印后文件管理用印文件由档案室统一归档，电子版加密存储，某上市公司规定合同类文件需保留至少10年备查。

改进措施与建议03

完善管理制度01公章类印章包含公司公章、合同专用章等，某集团型企业此类印章达15枚，涵盖行政、财务等6个核心部门。02专用职能印章如发票专用章、项目专用章等，某建筑企业按项目配置28枚专用章，编号对应具体工程项目。03个人名章法定代表人、财务负责人名章各1枚，某上市公司采用双人保管模式，需同时盖章方可生效。04电子印章引入第三方电子签章系统，生成电子公章3枚、电子合同章2枚，年签署电子文件超5000份。

加强监督检查用印审批流程简化某建筑公司存在口头审批现象，项目经理未走系统流程直接用印，导致2023年出现3起合同纠纷。登记备案不及时某国企行政部2024年审计发现，15枚部门用章中7枚未实时登记使用记录，存在3个月补登情况。监督检查形式化某上市公司2023年印章检查仅查看台账未实地核验，后查实销售部私刻合同章对外签约造成损失。

优化信息记录系统部门职责划分某集团公司明确行政部为印章管理主责部门，负责制定用印流程，监督子公司印章使用，每月开展专项检查。人员岗位设置某上市公司设置专职印章管理员2名，实行AB岗轮值，需通过《印章管理规范》考核方可上岗，确保用印全程可追溯。

提升安全防护水平日常巡查频次不足某建筑公司因每月仅抽查1次印章使用记录，导致项目章被违规签订3份合同，造成200