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通用公司员工出差管理制度

总则

为了规范公司员工出差管理流程，合理控制差旅费支出，提高出差效率，保障出差人员的工作与生活需要，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工。

出差申请

出差申请流程

员工因工作需要出差，须提前填写《出差申请表》。申请表中应详细注明出差地点、出差目的、出差时间（包括预计出发时间和返回时间）、交通方式、预计费用等信息。员工将填写好的《出差申请表》提交至直属上级审批。直属上级根据出差的必要性、合理性进行审核，重点审核出差目的是否明确、时间安排是否合理、预算是否恰当等。如果直属上级认为申请信息不完整或出差安排不合理，应及时与员工沟通并要求其补充或修改。若申请通过直属上级审批，需根据公司组织架构和审批权限，将申请表依次提交给更高级别的领导审批，直至最终审批通过。对于紧急情况下的出差，员工可先通过电话、即时通讯工具等方式向上级领导口头申请，获得同意后尽快补办书面《出差申请表》。

出差审批权限

不同层级员工的出差审批权限有所不同。普通员工出差，由部门经理审批。若出差时间超过[X]天或预计费用超过[X]元，需报分管副总经理审批。部门经理出差，由分管副总经理审批。若出差时间超过[Y]天或预计费用超过[Y]元，需报总经理审批。副总经理及以上级别领导出差，需报总经理审批。同时，对于涉及重要项目、大额费用支出或与公司战略相关的出差，无论员工层级如何，均需总经理最终审批。

出差借款

借款申请

员工出差需要预借差旅费的，在《出差申请表》获得审批通过后，填写《借款申请表》。《借款申请表》应注明借款金额、借款用途（与出差相关的具体费用项目）、预计还款时间等信息，并附上已审批的《出差申请表》复印件。借款金额应根据出差地点、出差时间和预计费用等合理确定。一般情况下，借款金额不得超过预计费用的[Z]%。对于超出预计费用较多的借款申请，需在借款申请表中详细说明原因，并获得更高级别领导的额外审批。

借款审批

《借款申请表》首先由直属上级审核，直属上级审核的重点是借款金额是否与出差实际需求相符、还款计划是否合理等。若直属上级审核通过，将申请表提交至财务部门复核。财务部门主要复核借款金额是否符合公司规定的借款标准、员工是否存在尚未还清的借款等情况。如有问题，财务部门有权要求员工进行调整或补充说明。经财务部门复核无误后，根据公司审批权限，将申请表提交给相应领导审批。对于借款金额较大或存在疑问的借款申请，可能需要总经理最终审批。

借款发放

借款申请获得最终审批通过后，财务部门在[具体时间]内将款项发放至员工指定的银行账户。员工在收到借款后，应及时进行确认，并妥善保管款项，确保专款专用。

出差行程安排

交通安排

员工出差应根据出差地点、时间和工作需要等因素合理选择交通方式。优先选择经济、便捷的公共交通工具，如火车、长途客车等。对于距离较远且时间紧迫的出差任务，可选择乘坐飞机。但乘坐飞机时，应优先选择经济舱。如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需提前获得总经理的审批。员工在选择交通工具时，应尽量提前预订车票或机票，以获取更优惠的价格。同时，应注意选择正规的购票渠道，确保票务的真实性和有效性。在出差过程中，如因不可抗力因素导致交通方式变更，员工应及时向上级领导汇报，并保留相关证明材料，以便后续费用报销。

住宿安排

公司根据员工的职级和出差地区的不同，制定相应的住宿标准。普通员工出差，住宿标准为[具体金额]元/天；部门经理及以上级别员工出差，住宿标准为[具体金额]元/天。在经济发达地区或旅游旺季，住宿标准可根据实际情况适当上浮，但需提前获得上级领导的批准。员工应选择安全、卫生、经济实惠的酒店或旅馆住宿。在选择住宿地点时，应尽量靠近出差工作地点，以减少交通时间和费用。同时，应注意查看酒店的相关评价和设施情况，确保住宿环境符合要求。员工在办理入住手续时，应要求酒店开具正规的发票，发票内容应包含酒店名称、住宿时间、住宿金额等详细信息。对于超出住宿标准的费用，员工需自行承担，但如果因特殊情况导致超出标准（如会议安排在附近酒店、当地房源紧张等），需在报销时提供相关证明材料，并经上级领导审批同意后，方可报销超出部分。

出差期间工作要求

工作汇报

员工出差期间，应保持与公司的密切沟通，定期向上级领导汇报出差工作进展情况。汇报方式可根据实际情况选择电话、邮件、即时通讯工具等。汇报内容应包括已完成的工作任务、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。对于重要的工作进展或重大问题，员工应及时向上级领导单独汇报，确保领导能够及时了解出差工作的动态，并给予相应的指导和支持。如果出差工作涉及多个部门或与外部单位合作，员工还应及时与相关部门和单位进行沟通协调，确保工作的顺利进行。

工作纪律

员工出差期间应严格遵守公司的各项规章制度和工作纪律，保持良好的工作态度和工作效