企业行政采购管理标准化模板.docxVIP

企业行政采购管理标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

二、标准化操作流程

第一步：需求提报与初审

责任主体：需求部门（如行政部、市场部）

操作说明：

需求部门根据工作需要，填写《行政采购需求申请表》（见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期及特殊要求（如品牌偏好、质量标准）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至行政部门采购岗。

关键动作：需求描述需清晰具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500张，80g，白色”）。

第二步：需求复核与预算匹配

责任主体：行政部门采购岗、财务部预算专员

操作说明：

行政部门采购岗收到需求后，1个工作日内完成复核：核查需求是否符合公司采购政策（如是否在年度采购目录内、是否属于集中采购品类）、规格参数是否合理、预估单价是否偏离市场均价。

财务部预算专员同步核对采购预算，确认需求部门是否有可用预算额度，并在《采购需求申请表》中签署预算审核意见。

关键动作：若预算不足或需求不合理，行政部门需及时与需求部门沟通调整，直至符合要求。

第三步：采购审批分级授权

责任主体：行政部门负责人、分管副总、总经理（根据金额分级）

操作说明：

根据采购金额实行分级审批：

金额≤5000元：由行政部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：由分管副总审批；

金额＞20000元：需提交总经理审批。

关键动作：审批流程需在2个工作日内完成，紧急采购（如突发维修所需物资）可先通过电话沟通，事后24小时内补签审批手续。

第四步：供应商选择与比价

责任主体：行政部门采购岗、需求部门代表（必要时）

操作说明：

供应商来源：优先从公司合格供应商库中选择（库内供应商需定期评估更新）；无合格供应商时，通过公开渠道（如行业平台、市场调研）筛选至少3家潜在供应商。

比价方式：

金额≤5000元：采用“货比三家”方式，要求供应商提供书面报价单，对比价格、质量、服务后确定供应商；

金额＞5000元：可组织询价（邀请3家及以上供应商报价）或小额招标（简化流程），填写《供应商比价记录表》（见模板二），明确选择依据（如综合评分最优）。

确定供应商后，行政部门需与对方签订《采购合同》（模板三），明确标的物、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款。

第五步：订单下达与执行跟踪

责任主体：行政部门采购岗

操作说明：

采购岗根据审批结果及合同信息，向供应商下达《采购订单》（模板四），同步抄送需求部门及财务部。

供应商订单确认后，采购岗需跟踪生产/备货进度，保证按约定时间交付。若遇延迟，需及时与供应商沟通并书面告知需求部门，协商新的交付时间。

关键动作：订单信息需与合同、需求申请表保持一致，避免口头变更。

第六步：到货验收与差异处理

责任主体：需求部门、行政部门采购岗、质检岗（必要时）

操作说明：

物资到货后，需求部门与采购岗共同到场验收：

核对实物名称、规格型号、数量是否与订单一致；

检查外观质量、包装是否完好，必要时进行功能测试（如电子设备通电检测）；

填写《物资验收单》（模板五），验收人签字确认。

若发觉数量不符、质量问题或错发漏发，需在验收单中注明差异情况，并拍照留存证据，要求供应商24小时内给出处理方案（如补货、换货、退货）。

关键动作：验收需在物资到货后1个工作日内完成，未经验收的物资不得入库或使用。

第七步：付款申请与结算

责任主体：行政部门采购岗、财务部

操作说明：

验收合格后，采购岗整理付款资料，包括：采购合同、订单、验收单、供应商开具的合规票据（需与公司名称、税号一致）。

填写《付款申请单》（模板六），经行政部门负责人、财务部审核后，按审批权限提交至分管领导或总经理签字。

财务部收到完整资料后，按合同约定付款方式（如转账、支票）办理结算，付款后及时将凭证复印件反馈至采购岗。

关键动作：付款资料需齐全、票据合规，避免因资料不全导致付款延迟。

第八步：资料归档与采购复盘

责任主体：行政部门采购岗、档案管理员

操作说明：

采购完成后，采购岗将所有资料（需求申请表、审批表、比价记录、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，交档案管理员统一归档，保存期限不少于3年。

每季度末，行政部门组织采购复盘，分析采购成本控制情况、供应商履约效率、常见问题等，形成《采购季度总结报告》，持续优化采购流程。

三、核心模板表格设计

模板一：行政采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

期望到货日期

用途说明

□日常办公□设备添置□维修维护□其他：________

特殊要求

（如品牌、质量标准、交付地点等）

需求部门负责人签字：

日期：

行政部门审核意见：□通过