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文档资料管理分类及归档标准模板

一、适用范围与应用场景

企业内部制度文件、会议纪要、工作报告、合同协议的整理归档；

项目全生命周期中的立项文件、过程记录、验收报告、成果资料的分类管理；

行政人事类文件（如招聘记录、培训资料、员工档案）的规范存档；

财务类凭证、报表、审计资料的系统性整理；

研发类技术文档、专利资料、实验数据的分类归档。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确基础规则

成立专项小组：由部门负责人牵头，抽调行政、业务、档案管理专员组成文档管理小组，明确分工（如分类规则制定、归档执行、监督检查）。

制定分类细则：结合组织业务特点，参考《文书档案案卷构成的一般要求》（GB/T9705-2008）等行业标准，制定一级、二级、三级分类目录（示例见下文“分类体系框架”）。

全员培训宣贯：通过会议、手册等形式，向各部门人员讲解分类标准、归档要求、操作流程及注意事项，保证理解一致。

准备工具物料：统一采购档案盒、标签机、防潮柜、电子存储设备（如加密云盘）及归档登记表（模板见下文）。

（二）文档分类：按属性层级划分

确定一级分类：根据文档来源和核心职能，划分为综合管理、业务运营、项目管理、财务审计、人力资源、技术研发等大类（一级分类需覆盖组织全部业务场景，避免遗漏）。

细化二级分类：在一级分类下，按文档具体用途或类型划分二级类目。例如：

综合管理类下分为制度文件、会议纪要、公文函件、对外联络；

项目管理类下分为立项审批、过程管理、验收交付、成果归档。

设定三级分类（可选）：若二级分类下文档数量较多，可进一步细化。例如：

制度文件下分为行政制度、财务制度、人事制度、业务制度；

过程管理下分为进度报告、会议记录、问题整改、变更申请。

（三）归档整理：规范文档处理

文档核对与筛选：

归档前检查文档完整性（如合同需含双方盖章页、会议纪要需含参会人员签字）；

剔除重复、无效、过期文档（如草稿稿、临时通知仅保留最终版本）；

对电子文档进行病毒查杀，保证文件可正常打开。

排序与编号：

物理文档：按时间顺序（或逻辑关联）排序，如同一项目文档按“立项→过程→验收”顺序排列；

电子文档：按“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”规则编号（示例：ZY-001-2023-001，代表“综合管理-制度文件-2023年-第1份”）。

填写归档标签：

物理档案盒：打印标签，注明“一级分类/二级分类-年份-文档数量-归档人-归档日期”（示例：“综合管理/制度文件-2023-15份-张*-2023.12.31”）；

电子文档：在文件名中嵌入分类信息，并在文件属性中添加“关键词”“密级”“保管期限”等元数据。

（四）存储管理：保证安全可溯

物理存储：

按一级分类分区域存放（如综合管理类存放在档案室A区，项目管理类存放在B区）；

档案盒侧脊标注分类名称，便于快速查找；

防潮、防火、防盗档案室配备温湿度计（温度14-24℃，湿度45-60%），定期检查环境。

电子存储：

统一存储于组织内部加密云盘或服务器，禁止存放在个人电脑或非加密设备；

建立电子文档备份机制（本地备份+异地备份），每周自动备份，每月验证备份数据完整性；

设置访问权限（如“公开级”“内部级”“秘密级”），仅授权人员可查阅敏感文档。

登记备案：

填写《文档资料分类归档信息表》（模板见下文），记录文档基本信息、分类信息、存储位置及负责人；

每月汇总归档清单，提交档案管理专员*审核备案。

（五）定期维护：动态更新管理

季度检查：档案管理专员*每季度抽查10%的归档文档，核对分类准确性、标签完整性及存储环境，发觉问题及时整改。

年度清理：每年12月对超保管期限的文档进行鉴定（如财务凭证保管30年、技术专利保管至专利失效后2年），对无保存价值的文档经部门负责人*审批后销毁（销毁时需登记并双人监销）。

制度优化：每年结合业务变化，更新分类目录和归档规则，保证模板适用性（如新增“数字化转型”类文档分类）。

三、文档资料分类归档信息表

文档基本信息

分类信息

归档信息

管理信息

文档名称

一级分类：

归档日期：

存放位置（物理）：

文档编号（如ZY-001-2023-001）

二级分类：

归档人：*

档案盒编号：

密级：□公开□内部□秘密□机密

三级分类（可选）：

保管期限：□永久□30年□10年□5年□1年

存放位置（电子）：

页数/文件大小：

关键词：

审核人：*

借阅记录（附后）：

部门/人：*

填写说明：

“文档编号”：按“一级分类代码（2位字母）-二级分类代码（3位数字）-年份（4位数字）-流水号（3位数字）”规则编写（如“业务运营-销售合同-2023-001”代码为“YW-001-2023-001”）；

“密级”：根据文档敏感性确定，秘密级及以上文档需单独登记并限制查阅权限；

“保管期