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采购管理办法

第一章总则

第一条制定依据

为规范公司采购行为，优化采购流程，控制采购成本，防范采购风险，保障公司生产经营活动有序开展，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国民法典》（合同编）及《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等国家法律法规、行业规范，结合公司生产经营特点与实际情况，制定本办法。

第二条核心目标

合规管控：确保采购全流程符合法律法规及公司内部规定，杜绝舞弊、欺诈等违规行为，实现采购活动可追溯、可监督。

质效统一：保障采购物资（或服务）质量符合标准，满足生产经营需求，同时提升采购效率，缩短采购周期。

成本优化：通过科学定价、集中采购、供应商管控等方式，合理控制采购成本，实现投入产出最大化。

风险防范：有效规避采购计划不合理、供应商选择不当、验收不规范、付款审核不严等带来的各类风险。

第三条适用范围

本办法适用于公司及下属子公司所有采购业务及相关管理活动，具体涵盖：

采购对象：生产经营所需的原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品、信息化产品及服务、工程服务、咨询服务等各类物资及劳务。

管理环节：采购计划编制、请购申请、供应商准入与管理、采购方式选择、招标与定价、合同签订、订单执行、物资验收、付款结算、采购后评估及档案管理等全流程。

相关主体：采购管理部门、需求部门、财务管理部门、法务部门、审计部门、质量检验部门、供应商及全体参与采购工作的人员。

小额零星采购、应急采购可参照本办法简化流程，但需符合相应审批权限及管控要求。

第四条基本原则

依法合规原则：严格遵循国家法律法规及公司内部制度，规范采购各环节操作，确保采购行为合法、透明、公正。

集中采购原则：除小额零星物资或服务外，实行集中采购管理，避免多头采购、分散采购，提升采购议价能力，堵塞管理漏洞。

公开公平原则：供应商选择、招标采购等环节坚持公开、公平、公正，择优选择合作对象，杜绝暗箱操作。

权责对等原则：明确各部门及人员在采购工作中的职责权限，做到权责统一，确保工作落地见效。

动态管控原则：结合市场变化、业务需求调整及供应商表现，动态优化采购计划、采购方式及供应商清单。

第二章组织机构与职责分工

第五条组织架构

建立“归口管理、分工协作、全程监督”的采购管理体系，明确各部门职责边界，形成协同高效的工作机制：

采购管理部门：作为采购业务归口管理部门，牵头负责采购全流程组织与实施，统筹采购计划、供应商管理、合同洽谈、订单执行等工作。

需求部门：提出采购需求，提交请购申请，明确采购物资（或服务）的规格、标准、数量、交付时间等要求，参与供应商评估、验收及采购后评估。

财务管理部门：负责审核采购预算、资金计划，办理付款结算，审核采购发票、合同及相关单据的合规性，对采购资金使用情况进行监督。

法务部门：负责审核采购合同、协议条款，防范法律风险，提供法律支持，参与重大采购争议的处理。

审计部门：负责对采购业务全流程进行审计监督，排查采购管理漏洞，核查采购预算执行、供应商选择、付款结算等环节的合规性，提出整改建议。

质量检验部门：负责对采购物资的质量进行检验、验收，出具检验报告，对不合格物资提出处置意见。

第六条专项职责

（一）采购管理部门

计划管理：汇总各需求部门采购需求，编制年度、季度采购计划，报分管领导审批后执行，动态调整采购计划以适配业务变化。

供应商管理：建立供应商准入、评估、分级及退出机制，维护合格供应商清单，定期开展供应商综合评价。

采购实施：根据采购需求及金额，选择合适的采购方式（招标、询价、定向采购等），组织开展采购活动，洽谈采购价格、交付条件等核心条款。

合同与订单管理：牵头拟订采购合同，经法务、财务等部门审核后签订，下达采购订单，跟踪合同履行及订单执行进度。

协调对接：统筹解决采购过程中的供需衔接、质量争议、交付延迟等问题，协调验收、结算等相关工作。

档案管理：建立采购业务档案，收集整理采购计划、请购单、合同、验收报告、发票等资料，确保全程可追溯。

（二）需求部门

需求提报：根据生产经营计划，提交真实、准确的采购请购申请，明确采购物资（或服务）的技术参数、质量标准、数量、交付时间、用途等细节。

过程配合：参与供应商筛选、技术交底、样品测试等工作，协助采购部门核实供应商能力，确认采购方案的适用性。

验收参与：参与采购物资（或服务）的验收工作，确认是否符合需求标准，签署验收意见。

反馈沟通：及时向采购部门反馈物资使用过程中的质量问题、性能差异等情况，配合开展采购后评估。

（三）财务管理部门

预算审核：审核采购计划对应的预算额度，对超预算、预算外采购项目，要求履行预算调整程序后再行审批。

单据审核：严格审核采购付款相关单据（合同、发票、验收报告、入库单等），确认单据齐全、合规、一致后办理付款手续。

资金管理：统筹安排采购资金