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集团公司IT设备管理规定

第一章总则

为规范集团公司（以下简称“集团”）IT设备全生命周期管理，保障资产安全完整、资源高效利用，防范数据泄露风险，结合集团实际业务需求，制定本规定。本规定所指IT设备包括但不限于终端设备（台式机、笔记本电脑、平板电脑）、网络设备（交换机、路由器、无线AP）、服务器（物理服务器、虚拟化服务器）、存储设备（磁盘阵列、NAS）、外设（打印机、扫描仪、投影仪、多功能一体机）及配套配件（电源适配器、鼠标、键盘、扩展坞），涵盖硬件资产与软件授权（含操作系统、办公软件、专业软件及定制化系统）。

第二章管理职责划分

第一节集团IT管理中心

负责集团IT设备的统筹管理，履行以下职责：

1.制定并修订IT设备管理相关制度、操作流程及技术标准；

2.审核各分支机构、子公司（以下简称“下属单位”）IT设备采购需求，统筹集团范围内设备调配；

3.建立全集团统一的IT设备电子台账，记录设备名称、型号、序列号、资产编号、购入日期、原值、使用部门、使用人、当前状态（在用/维修/闲置/报废）等关键信息，确保账实一致；

4.监督设备使用规范执行情况，组织年度资产盘点及专项检查；

5.制定设备维护计划，组织或协调设备维修、升级及数据安全保障工作；

6.审核设备报废申请，监督报废处置过程合规性。

第二节财务与资产管理部

1.参与IT设备采购预算编制，审核采购需求的经济性与必要性；

2.负责IT设备的固定资产账务处理，定期与IT管理中心核对台账；

3.监督设备报废处置的资产核销流程，确保符合集团财务制度及税务要求。

第三节使用部门及责任人

1.各部门负责人为部门IT设备管理第一责任人，需指定一名资产管理员（可兼职），负责本部门设备领用、归还、转移等日常管理；

2.设备使用人须严格遵守本规定，妥善保管设备，确保设备安全及数据合规；

3.部门资产管理员需配合IT管理中心更新设备状态信息，参与部门内部资产盘点。

第四节下属单位

下属单位需设立或指定IT管理岗位，在集团IT管理中心指导下，负责本单位IT设备的具体管理工作，定期向集团报送设备管理数据及异常情况。

第三章采购管理

第一节需求申请与审批

1.各部门新增或替换IT设备时，需提前30个工作日提交《IT设备采购需求申请表》（以下简称《申请表》），注明设备类型、用途、配置要求（如CPU型号、内存容量、硬盘大小、操作系统等）、预计使用周期及预算金额；

2.部门负责人需对需求合理性进行初审，重点核查是否存在闲置设备可调配、现有设备是否满足功能需求等；

3.需求金额超过5万元（含）的，需经分管领导审批；超过20万元（含）的，需提交集团总经理办公会审议；

4.软件授权采购需额外说明授权数量、使用期限及是否与现有硬件兼容，原则上优先采购通用版本，定制化软件需附技术方案及成本效益分析报告。

第二节供应商选择与采购执行

1.IT管理中心负责组织供应商资质审查，优先选择集团合格供应商名录内的企业，新供应商需提供营业执照、产品授权书、售后服务承诺等证明材料；

2.单次采购金额超过10万元（含）的，需通过公开比选或招标方式确定供应商；

3.采购合同需明确设备型号、配置参数、质保期限（硬件至少3年，软件授权需覆盖使用周期）、售后服务响应时间（硬件故障4小时内到场，软件问题2小时内远程响应）及数据安全条款（供应商不得留存设备内数据）；

4.紧急采购（如设备突发故障需替换）需经IT管理中心负责人及分管领导双签批准，事后5个工作日内补全审批流程。

第三节验收与入库

1.设备到货后，由IT管理中心、使用部门及供应商三方共同验收，核对设备型号、配置、序列号与合同一致，检查外观无损坏，开机测试功能正常（服务器需测试性能参数，网络设备需测试连通性）；

2.软件授权需验证授权码有效性，核对授权数量与采购数量一致，留存授权文件电子版及纸质版存档；

3.验收合格后，IT管理中心为设备分配唯一资产编号（规则：集团代码+设备类型代码+年份+顺序号，如JT-PC-2024-001），粘贴固定资产标签（含资产编号、使用部门、启用日期），并在电子台账中登记；

4.验收不合格的设备，由IT管理中心协调供应商在3个工作日内更换或退货，相关费用由供应商承担。

第四章使用管理

第一节领用与登记

1.设备验收入库后，使用部门资产管理员凭经审批的《IT设备领用单》（需部门负责人签字）到IT管理中心办理领用手续；

2.领用单需注明设备资产编号、使用人姓名、岗位及领用日期，使用人需签署《IT设备使用责任