采购需求审批流程标准化模板.docVIP

采购需求审批流程标准化模板

一、适用范围与核心目标

二、标准化审批流程详解

需求提出与初步填报

责任人：需求部门经办人（*）

操作说明：

（1）需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求审批单》（见模板表格），详细说明采购品名、规格、数量、预估单价、总价、用途、紧急程度等信息；

（2）附件需包含：需求说明（如为什么采购、使用场景）、市场初步询价单（至少3家供应商报价，紧急采购可简化）、库存核查记录（如为常规物资需确认现有库存不足）；

（3）填报完成后提交至部门负责人审核。

部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（*）

操作说明：

（1）审核采购需求的必要性（是否符合部门工作计划、是否为重复采购）、合理性（规格数量是否匹配实际需求、预算是否在部门年度预算范围内）；

（2）审核附件完整性，重点核查市场询价单与库存记录的真实性；

（3）初审通过后签字确认，转交采购部门；若不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

采购部门复核

责任人：采购部门专员（*）

操作说明：

（1）复核采购需求的合规性（是否符合企业采购管理制度、是否规避了招标/比采流程）、可行性（供应商资源是否充足、交期是否满足需求）；

（2）对预估总价进行市场调研复核，若与市场均价偏差超过10%，需要求需求部门补充说明或重新询价；

（3）复核通过后，根据采购金额分级提交审批（分级标准见模板表格备注）；若涉及特殊品类（如特种设备、保密物资），需协同相关部门联合审核。

财务部门预算审核

责任人：财务部门专员（*）

操作说明：

（1）核查采购需求对应的预算科目是否正确、年度预算余额是否充足；

（2）对大额采购（如超过部门年度预算30%）进行成本效益分析，评估投入产出比；

（3）审核通过后签字确认，若预算不足，需协调需求部门调整采购计划或申请预算调整。

管理层终审

责任人：分管副总/总经理（*，根据企业授权级别确定）

操作说明：

（1）重点审核采购事项的战略匹配度（是否符合企业年度目标）、金额合理性及风险可控性；

（2）根据采购金额分级标准（如5万元以下由部门负责人审批，5万-20万元由分管副总审批，20万元以上由总经理审批）签署审批意见；

（3）终审通过后，采购部门启动采购执行流程；终审不通过，需明确原因并退回需求部门。

审批结果反馈与执行

责任人：采购部门专员（）、需求部门经办人（）

操作说明：

（1）采购部门在终审通过后1个工作日内，将审批结果反馈至需求部门；

（2）需求部门确认无误后，采购部门根据采购流程（如招标、询比价、直接采购）实施采购，并在完成后将合同、订单等复印件抄送财务部门备案；

（3）采购物资到货后，需求部门需组织验收，验收合格签字确认，财务部门根据审批单及验收单办理付款。

三、采购需求审批单模板

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

需求名称

（如：2024年Q3办公用打印机采购）

采购类别

□办公物资□生产原料□设备采购□服务外包□其他：_________

紧急程度

□紧急（3个工作日内完成）□常规（5-10个工作日）□不紧急（10个工作日以上）

采购明细

序号

品名

1

2

预算信息

预算科目

（如：行政费用-办公设备）

预算金额（元）

是否超年度预算

□是□否（若“是”，需附预算调整申请）

审批意见

部门负责人审核

意见：_________________签字：_________日期：______年__月__日

采购部门复核

意见：_________________签字：_________日期：______年__月__日

财务部门预算审核

意见：_________________签字：_________日期：______年__月__日

分管副总/总经理审批

意见：_________________签字：_________日期：______年__月__日

备注

（如：特殊资质要求、环保标准、交期要求等）

备注：采购金额分级审批标准（示例，可根据企业实际情况调整）：

5万元（含）以下：部门负责人+采购部门+财务部门审批；

5万-20万元（含）：部门负责人+采购部门+财务部门+分管副总审批；

20万元以上：部门负责人+采购部门+财务部门+分管副总+总经理审批。

四、操作要点与风险提示

信息准确性：需求部门需保证填报的品名、规格、数量、预算等信息真实无误，避免因信息偏差导致采购物资闲置或超支。

附件完整性：市场询价单、库存核查记录等附件是审批的重要依据，缺一不可，紧急采购需在审批单中注明紧急原因并由需求部门负责人签字确认。

审批时限：各环节审批人需在2个工作日内完成审核，特殊情况需延长时需提前通知需求部门，避免流程延误。

预算刚性：严禁无预算或超预算采购，若因突发情况需追加预算，需按企业预算调整流程办理审批手续。