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职业技能培训档案管理制度

一、总则

第一条为规范公司职业技能培训档案管理工作，确保培训档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及公司人力资源管理规定，特制定本制度。

第二条本制度所称职业技能培训档案（以下简称“培训档案”），是指公司在组织或参与各类职业技能培训活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条培训档案管理是公司人力资源管理的重要组成部分，旨在客观反映员工职业技能发展历程，为员工考核、晋升、薪酬调整及公司人才培养、发展规划提供重要依据。

第四条培训档案管理工作遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映培训情况。

（二）规范性原则：档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、转递和销毁等环节应符合本制度规定。

（三）保密性原则：严格遵守国家及公司保密规定，保护员工个人信息和公司商业秘密。

（四）完整性原则：确保培训档案材料的齐全完整，避免遗漏关键信息。

（五）可追溯性原则：档案管理流程清晰，便于追溯和查证。

第五条本制度适用于公司全体员工及公司组织或参与的各类职业技能培训活动。

二、管理机构与职责

第六条公司人力资源部是培训档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导和监督全公司培训档案管理工作，具体职责包括：

（一）制定和完善公司培训档案管理制度及相关工作细则；

（二）负责公司级重要培训项目档案的直接收集、整理、归档和保管；

（三）指导各部门、各分支机构开展员工个人培训档案的建立与日常管理工作；

（四）组织培训档案管理人员的业务培训，提升档案管理水平；

（五）监督检查各部门培训档案管理工作的执行情况。

第七条各部门、各分支机构指定专人（通常为部门行政或人力资源联络人）作为兼职档案管理员，负责本部门员工培训档案材料的初步收集、整理、核对，并定期向人力资源部移交相关档案材料或按规定进行电子归档。

第八条档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素养，认真履行职责，确保档案的安全与完整。

三、培训档案的构成

第九条培训档案主要包括以下两大类：

（一）员工个人职业技能培训档案

1.员工培训履历表：记录员工参加各类培训的总体情况；

2.历次参加培训的《培训签到表》复印件或电子记录；

3.培训考核成绩单、结业证书、职业资格证书等相关证明材料的复印件或扫描件；

4.培训心得体会、总结报告、论文等个人提交的培训成果材料；

5.培训效果评估反馈表（员工自评、上级评估）；

6.其他与个人职业技能培训相关的材料。

（二）培训项目档案

1.培训项目立项审批材料：包括培训需求分析报告、培训计划、预算方案及审批意见等；

2.培训通知、课程安排、讲师资料（简介、资质证明复印件）；

3.培训教材、讲义、课件、参考资料等；

4.培训实施过程记录：如培训现场照片、视频资料、学员提问与互动记录等；

5.学员签到表、考勤记录；

6.培训考核方式、试题（如有）、标准答案（如有）；

7.培训效果评估综合报告：包括学员满意度调查结果、培训目标达成情况分析等；

8.培训经费使用情况明细表及相关凭证复印件；

9.其他与该培训项目相关的重要材料。

四、培训档案的日常管理

第十条建档：新员工入职后，人力资源部或所在部门应为其建立个人培训档案。

第十一条归档：

（一）培训结束后，由组织培训的部门或人力资源部负责收集本次培训的相关材料，于培训结束后一定期限内（根据培训规模和性质确定）完成整理、核对，并按照档案管理要求进行归档。

（二）员工个人获得的与职业技能相关的证书、培训结业证明等，应主动及时提交所在部门档案管理员或人力资源部，归入个人培训档案。

（三）归档材料应确保真实、完整、清晰。纸质材料应字迹清楚、签字盖章齐全；电子材料应格式规范、内容准确，并进行病毒查杀。

第十二条保管与存放：

（一）纸质档案应存放在专用档案柜内，做到防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。

（二）电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备中，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。电子档案应进行分类管理，便于检索。

（三）档案存放应按照一定的规则进行分类、编号和排列，建立档案目录和检索工具，提高查阅效率。

五、培训档案的查阅与使用

第十三条查阅培训档案必须严格遵守保密制度和审批程序，履行必要的查阅手续。

第十四条因工作需要查阅公司级培训项目档案，须经人力资源部负责人批准；查阅本部门员工个人培训档案，须经本部门负责人批准；查阅非本部门员工个人培训档案，须经人力资源部负责人及被查阅员工所在部门负责人共同批准。

第十五条查阅档案时，一般应在指定地点进行。档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材