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采购成本控制清单与决策参考模板

一、适用情境与启动时机

新项目采购启动：如新产品研发、生产线扩建等需新增物料或设备的采购；

常规采购成本优化：对现有长期采购的品类进行年度价格回顾与供应商谈判；

紧急采购成本管控：因生产突发需求或供应链中断需快速采购时，避免成本失控；

预算调整采购决策：年度预算内采购金额超预期或预算调整时，需重新评估成本合理性；

供应商更换评估：现有供应商报价异常或合作出现问题时，需筛选替代供应商并对比成本。

二、采购决策操作流程

步骤1：需求明确与成本基准设定

输入：项目需求文件、历史采购数据、市场行情简报；

操作：

由需求部门（如生产部、研发部）明确采购物料的规格型号、质量标准、需求数量、交付时间等核心参数；

采购部结合历史采购价格（近6-12个月）、市场原材料价格波动、行业平均成本水平，设定该采购项目的“成本基准价”（允许浮动范围±5%）；

输出《需求确认单》，经需求部门负责人经理、采购部主管签字确认，作为后续成本对比依据。

步骤2：供应商信息收集与资质核验

输入：《需求确认单》、合格供应商清单、潜在供应商名录；

操作：

采购部从合格供应商中筛选3家及以上符合资质的供应商，同时可通过行业展会、公开招标平台补充新供应商；

向供应商索取《报价单》（需明确单价、总价、含税/不含税、运费、交付周期、付款条件等），并核验供应商营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证）、历史合作业绩；

输出《供应商信息汇总表》，包含供应商名称、联系人、资质等级、报价明细、合作年限等。

步骤3：成本拆解与性价比分析

输入：《供应商信息汇总表》、《需求确认单》、成本基准价；

操作：

对各供应商报价进行成本拆解：区分原材料成本、加工制造成本、物流成本、税费、利润等（如可获取供应商成本结构）；

计算各供应商的“单位成本”（总价/数量），对比成本基准价，分析价格偏差原因（如原材料涨价、定制化服务等）；

引入“性价比评分”（价格权重60%、质量权重20%、交付时效权重15%、服务权重5%），量化评估供应商综合价值；

输出《成本分析报告》，列出各供应商优劣势对比及推荐排序。

步骤4：风险评估与应对方案

输入：《成本分析报告》、供应商资质文件、行业风险预警信息；

操作：

识别采购风险点：如供应商产能不足（交付延迟）、质量稳定性差（次品率过高）、资金链风险（预付款后无法履约）、政策风险（关税调整）等；

对各风险点评估发生概率（高/中/低）和影响程度（严重/一般/轻微），确定风险等级；

制定应对措施：如对高风险供应商要求提供履约保证金、签订违约条款；对交付风险要求供应商提供生产进度计划；

输出《风险评估表》，明确风险等级及应对责任人。

步骤5：决策建议与审批流程

输入：《成本分析报告》、《风险评估表》、《需求确认单》；

操作：

采购部结合成本分析、风险评估结果，提出“建议供应商”及“最终采购价格”，填写《采购决策审批表》；

按企业审批权限逐级报批：如采购金额≤5万元由采购部主管审批；5万-20万元由财务部经理、分管副总*总审批；＞20万元需总经理审批；

审批通过后，向供应商发出《采购订单》，明确双方权利义务；审批不通过则返回步骤2重新筛选供应商。

步骤6：执行跟踪与成本复盘

输入：《采购订单》、供应商交付记录、实际付款凭证；

操作：

采购部跟踪供应商交付进度，保证物料按时到货并验收（由需求部门、质检部共同签字确认）；

记录实际采购成本（含运费、税费等），对比预算成本和成本基准价，分析偏差原因（如市场价格波动、订单量变化等）；

采购结束后5个工作日内，输出《采购执行复盘报告》，总结成本控制经验（如谈判策略、供应商选择优化点），为后续采购提供参考。

三、采购成本控制与决策清单模板

模块

项目

内容说明

填写示例

采购项目基本信息

项目编号

企业内部唯一编码，格式为“年份+部门代码+流水号”（如2024-CG-001）

2024-CG-001

项目名称

采购物品所属项目/用途（如“A生产线轴承采购”）

A生产线轴承采购

需求部门

提出采购需求的部门

生产部

申请人

需求部门对接人（用*号代替）

*经理

采购日期

提交采购申请的日期

2024-03-15

需求规格明细

物料名称/规格型号

需求部门明确的物品名称及详细参数

6204-ZZ深沟球轴承（内径20mm，外径47mm）

质量标准

需遵循的国标/行标/企业标准（如“GB/T307.1-2017”）

GB/T307.1-2017

需求数量

本次采购的最低数量

500套

交付时间

要求到货的最晚日期

2024-04-10

预算上限

需求部门可接受的最高单价（含税）

120元/套

供应商报价与成本对比

供应商名称

参与报价的供应商全称

XX精密制造有限公司

联系人/电话

供应商对接人及联系方式（电话用*号代