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行政管理审批流程规范

一、适用范围与常见审批事项

本规范适用于公司内部各类行政管理事项的审批流程，涵盖日常运营中需通过正式审批程序办理的事务，包括但不限于：

办公用品采购申请

固定资产领用/报废申请

用印申请（合同、文件等）

会议组织申请（含场地、设备、预算）

外部单位来访接待申请

差旅申请（含交通、住宿、预算）

文件流转审批（制度、通知、报告等）

其他需跨部门协调或需管理层审批的行政管理事项

二、审批流程全步骤详解

（一）申请发起：需求确认与材料准备

责任人：申请人（事项发起部门员工或负责人）

操作内容：

明确审批事项的具体需求（如采购物品名称、数量、预算，会议时间、参会人数等），确认事项符合公司行政管理规定；

填写《行政管理审批表》（模板详见第三部分），完整填写申请事由、明细、预算、附件清单等信息；

准备必要的支撑材料（如报价单、会议方案、资产验收单等），保证材料真实、完整、清晰。

注意事项：

预算需符合公司年度预算管理要求，超预算事项需提前说明并附预算调整说明；

涉及跨部门协作的事项，需提前与相关部门沟通确认可行性（如采购需询价3家以上，会议需确认场地availability）。

（二）初审：部门负责人审核

责任人：申请人所在部门负责人

操作内容：

接收申请人提交的《行政管理审批表》及支撑材料，核对信息完整性、与部门需求的匹配度；

审核事项的必要性、合理性（如采购是否为必需品，会议是否为必要组织）；

审核预算是否符合部门预算额度，超预算部分需标注并说明理由；

审核通过后，在审批表中“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至下一环节（如行政部初审或直接提交至分管领导）。

注意事项：

对材料不全或信息模糊的事项，应退回申请人补充完善，注明需补充的具体内容；

对不符合部门工作计划或预算的事项，应明确说明驳回理由，并告知申请人。

（三）复审：行政部专项审核

责任人：行政部专员/负责人

操作内容：

接收流转至行政部的审批事项，重点审核以下内容：

采购类：是否符合采购管理制度（如是否需要招标、是否为合格供应商），报价单是否符合市场行情；

用印类：用印文件内容是否合规，是否需经法务或分管领导预审；

会议/接待类：场地、设备是否可协调，预算是否符合公司标准（如人均接待标准、会议场地租金标准）；

资产类：领用资产是否符合部门职责范围，报废资产是否完成残值评估；

审核通过后，在审批表中“行政部意见”栏签字确认，并根据审批权限流转至最终审批人（如分管领导、总经理）；

对需调整的事项（如更换供应商、降低预算），提出修改意见并退回申请人调整。

注意事项：

行政部需建立供应商名录、资产台账、场地使用台账等基础数据，保证审核依据充分；

对涉及公司核心利益或重大支出的事项（如大额采购、重要接待），需协同财务部共同审核。

（四）终审：管理层决策

责任人：分管领导/总经理（根据事项金额、重要性确定审批权限）

操作内容：

接收复审通过的审批事项，从公司整体战略、资源分配、风险控制等角度进行综合评估；

重点审核事项的必要性、与公司目标的关联性、预算的合理性及风险可控性；

审批通过后，在审批表中“终审意见”栏签字确认，明确“同意”或“同意（附加条件）”；

对未通过的事项，明确驳回理由并退回行政部告知申请人。

权限划分示例：

日常办公用品采购（金额≤5000元）：分管领导审批；

固定资产采购（金额＞5000元）：总经理审批；

公司级会议组织（参会人数≥50人）：总经理审批。

（五）执行与反馈：事项落地与结果归档

责任人：行政部（执行主体）、申请人（配合）

操作内容：

行政部根据终审通过的审批意见，组织事项执行：

采购类：向供应商下单，跟踪物流，组织验收后交申请人签收；

用印类：加盖公司公章/合同章，登记用印记录，返还文件原件；

会议/接待类：预订场地、设备，安排人员支持，执行后反馈申请人；

资产类：办理领用登记（更新资产台账）或报废手续（同步财务核销）；

事项执行完成后，申请人需在《行政管理审批表》“执行结果”栏签字确认，并反馈至行政部；

行政部将审批表、支撑材料、执行记录等整理归档，保存期限不少于3年。

注意事项：

执行过程中如遇特殊情况需变更原审批内容（如会议时间调整、采购物品更换），需重新提交审批说明；

归档材料需分类清晰，便于后续查阅和审计。

三、通用审批流程表单模板

行政管理审批表

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

审批事项

□采购申请□用印申请□会议申请□差旅申请□资产领用/报废□其他：________

事项详情

（请填写具体内容，如采购物品名称、规格、数量、预算；会议时间、地点、参会人数等）

预算明细

（单位：元）

项目

金额

支撑材料清单

□报价单□会议方案□资产验收单□其他：______