企业文档管理标准模板（含分类与归档）.docVIP

企业内部文档管理标准模板（含分类与归档）

一、适用范围与典型应用场景

新制度/规范发布：如《财务报销管理制度》《安全生产操作规范》等正式文件的创建与发布；

项目文档管理：如新产品研发项目中的立项报告、技术方案、测试记录、验收报告等全过程文档；

日常业务文件：如会议纪要、工作总结、合同协议、培训资料、客户资料等非正式但需长期保存的文件；

审计与合规文件：如年度审计报告、合规检查记录、法律纠纷相关文件等需严格追溯的文档；

历史文档处理：如已结束项目的归档文档、超期保存文件的鉴定与销毁等。

二、文档管理全流程操作指南

（一）文档创建与命名规范

创建要求

文档内容需符合企业业务需求，表述准确、逻辑清晰，避免歧义；

涉及跨部门协作的文档，需由牵头部门组织相关部门共同审核确认；

电子文档优先使用企业统一办公软件（如Word、Excel、PDF），避免使用非通用格式（如.wps、.cad等特殊格式需备注说明）。

命名规则

文档名称需包含核心信息，格式统一为：[部门简称]-[文档类型]-[关键主题]-[日期（YYYYMMDD）]-[版本号]。

示例：HRD-制度-员工考勤管理V1.0；

部门简称：使用企业规定的部门缩写（如“HRD”代表人力资源部，“FIN”代表财务部）；

文档类型：如“制度”“方案”“报告”“纪要”“合同”“资料”等；

版本号：首次发布为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）。

（二）文档分类与标识

分类体系

根据文档性质与用途，分为3个大类、若干小类，具体

大类

小类

说明

管理类（GL）

制度规范（GL-ZD）

企业层面发布的规章制度、管理办法、操作流程等（如《采购管理办法》）

组织架构（GL-ZJ）

部门职责、岗位说明书、组织架构图等

会议文件（GL-HY）

各类会议纪要、会议通知、会议材料等

业务类（YW）

项目管理（XM-GL）

项目立项、计划、报告、验收等全流程文档

合同协议（YW-HT）

业务合同、合作协议、保密协议等

客户资料（YW-KH）

客户基本信息、沟通记录、需求文档等（需脱敏处理）

支持类（ZC）

培训资料（ZC-PE）

培训课件、考试题库、培训总结等

财务文件（ZC-CW）

预算报表、费用报销单、财务分析报告等

IT资产（ZC-IT）

系统账号、软件许可、设备台账等

分类标识

文档需标注“分类编号”（即“大类代码-小类代码”），如GL-ZD、XM-GL；电子文档需在文件名中体现分类编号，纸质文档需在首页右上角标注。

（三）文档审核与发布

审核流程

普通文档：由部门负责人审核，确认内容准确性与合规性后发布；

重要文档（如制度规范、重大合同、项目方案）：需经部门负责人初审→法务部（或合规部）审核→分管领导审批→总经理（或授权人）签发；

跨部门文档：由牵头部门组织相关部门会签，各相关部门负责人需在《文档会签单》上签字确认（见模板表格2）。

发布方式

电子文档：至企业文档管理系统（如SharePoint、钉钉知识库），设置查阅权限（如“仅本部门可见”“全公司可见”）；

纸质文档：经审批后打印，加盖企业公章，分发至相关部门存档，同时扫描电子版存档。

（四）文档存储与权限管理

存储要求

电子文档：存储于企业指定的服务器或云盘，禁止存储在个人电脑或私人网盘；按分类编号建立文件夹层级（如“GL-ZD/2024/财务制度/”），定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；

纸质文档：存入企业档案室，使用统一档案盒，标注“部门-文档类型-年份-盒号”（如“HRD-制度-2024-001”），按编号顺序存放。

权限分级

查阅权限：普通员工可查阅本部门业务类文档及公司公开的管理类文档；部门负责人可查阅本部门全部文档；分管领导可查阅分管领域文档；

编辑权限：仅文档创建人、部门负责人及指定人员可编辑，编辑后需更新版本号并重新审核；

删除权限：仅档案管理员经审批后可删除过期或无效文档（需保留删除记录）。

（五）文档借阅与归还

借阅流程

电子文档借阅：通过文档管理系统提交借阅申请，说明借阅事由、期限，经部门负责人审批后，系统自动开通临时查阅权限（期限不超过3个工作日）；

纸质文档借阅：填写《纸质文档借阅登记表》（见模板表格3），经部门负责人签字后，至档案室办理借阅手续，借阅期限不超过5个工作日。

归还要求

借阅文档需在期限内归还，逾期未归还需重新申请并说明原因；

归还时档案管理员需检查文档完整性，电子文档需确认权限已收回，纸质文档需确认无涂改、破损。

（六）文档归档与销毁

归档条件

项目结束后，所有项目文档需在1个月内整理归档；

年度管理类、支持类文档需在次年第一季度前完成上年度文档归档；

合同协议类文档需在履行完毕后3个月内归档。

归档流程

文档创建人整理文档（电子文档需包含最终版、审核记录、修订记录；