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企业日常办公事务流程手册

引言

本手册旨在规范企业日常办公事务的处理流程，明确各环节责任主体与操作要求，提升办公效率，保障工作有序开展。手册内容适用于企业各部门及全体员工，涵盖高频办公事务的标准化操作指引，助力企业实现流程化管理。

一、高效会议管理全流程

适用场景

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类企业内部会议的组织与实施，保证会议目标明确、过程高效、结果可追溯。

操作流程

步骤1：会议发起与申请

发起人：根据工作需要确定会议主题、目标、预计时间及参会人员范围。

填写申请：登录OA系统（或使用《会议申请单》模板），完整填写以下信息：

会议主题（需简洁明确，如“Q3销售目标分解研讨会”）；

会议时间（精确到分钟，避免与参会人员其他工作冲突）；

会议地点（线上会议需注明平台及，线下会议需确认会议室availability）；

参会人员（列出核心参会人及列席人员，标注是否为“必须参会”）；

会议议题（按优先级排序，明确每个议题的讨论目标）；

会议材料（提前准备并标注“请提前审阅”的附件，如数据报表、方案草案等）。

提交审批：根据会议级别提交至对应审批人（部门例会由部门负责人审批，跨部门会议由分管领导审批），审批通过后进入下一环节。

步骤2：会议安排与通知

会议协调：行政人员*（或发起人）根据审批结果，提前1个工作日完成以下安排：

线下会议：预订会议室，调试投影、麦克风等设备，摆放席卡、饮用水等；

线上会议：创建会议平台（如企业腾讯会议），及密码，并测试稳定性。

发送通知：通过OA系统或邮件向参会人员发送正式会议通知，包含：

会议主题、时间、地点（或）、参会人员；

会议议题及优先级；

需提前审阅的材料及截止时间；

联系人及联系方式（行政人员*）。

确认参会：提前半天提醒参会人员确认attendance，对无法参会者及时调整会议安排或收集反馈意见。

步骤3：会议召开与记录

会议开场：主持人（通常为部门负责人*或发起人）准时开始会议，明确会议目标及议程，控制会议时长（建议单次会议不超过90分钟）。

议题讨论：按议题顺序引导参会人员发言，聚焦问题解决，避免偏离主题；对关键分歧点组织讨论，必要时形成初步决议。

会议记录：指定记录人（一般为会议发起人或指定人员）实时记录以下内容：

各议题讨论要点；

形成的决议事项（明确“做什么”“谁负责”“何时完成”）；

待跟进事项及责任人、完成时限；

其他需记录的关键信息（如参会人员提出的建议、风险提示等）。

步骤4：会议纪要整理与分发

纪要撰写：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容需包含：

会议基本信息（主题、时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

各议题讨论摘要（简明扼要，突出结论）；

决议事项及行动清单（表格形式，列明“任务描述、负责人、完成时限、备注”）；

附件（如会议中使用的演示文稿、数据图表等）。

纪要审批：将纪要提交至主持人（部门负责人或分管领导）审核，保证内容准确、无遗漏。

分发与归档：审批通过后，1个工作日内通过OA系统将纪要分发给所有参会人员及相关部门，并同步将电子版及纸质版（需签字）存档至行政部*（或指定部门），存档期限不少于3年。

步骤5：会议决议跟踪

任务跟进：行动责任人根据纪要要求，在规定时限内完成任务，并在OA系统中更新进度（如填写“任务完成情况说明”）。

反馈机制：行政人员（或项目助理）每周汇总决议事项进展，对逾期未完成的任务及时提醒责任人，并向部门负责人汇报，保证会议成果落地。

相关模板

表1：会议申请单

会议主题

申请部门/人

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□线下会议室（______）□线上平台（______）

参会人员（必须）

参会人员（列席）

会议议题（按优先级排序）

1.______2.______3.______

需提前准备的材料

□方案草案□数据报表□其他______

审批意见

部门负责人*：______日期：______

分管领导*：______日期：______

表2：会议纪要（行动清单部分）

序号

任务描述

负责人

完成时限

备注

1

Q3销售目标分解至各区域

张*

2023-07-15

附分解表

2

市场推广方案预算调整

李*

2023-07-18

需财务部*审核

3

客户反馈问题整改方案

王*

2023-07-20

涉及产品部*

温馨提示

会议通知需明确“是否需要携带材料”“是否提前提交意见”，减少现场准备时间；

主持人需严格控制会议节奏，避免冗长讨论，对无争议事项可快速决策；

涉密会议（如未公开项目信息）需提前通知参会人员遵守保密规定，禁止私自录音、外传内容；

线上会议需提前测试设备，保证网络稳定，重要会议建议开启“等候室”功能，避免无关人员进入。

二、规范