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公司OA协同办公系统管理规定

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司OA协同办公系统（以下简称“OA系统”）的建设、运行、使用及维护管理，保障系统安全、稳定、高效运行，优化办公流程，提高工作效率，降低管理成本，实现办公自动化、资源共享化、管理规范化，保护公司核心信息安全，根据国家网络安全相关法律法规及公司信息化管理、保密管理等相关制度，结合公司实际情况，制定本规定。

第二条适用范围

本规定适用于公司本部各部门、各子公司（控股公司）及全体在职员工（以下简称“用户”）。OA系统涵盖公文流转、协同审批、通知公告、信息共享、知识管理、会议管理、流程管控等所有功能模块的使用、管理及运维工作，通过OA系统处理的各类电子公文、审批文件、业务数据等，与纸质文件具有同等法律效力。

第三条核心原则

依法合规，安全保密：严格遵循国家网络安全、数据保护法律法规，规范系统操作与信息发布，严防核心数据、涉密信息泄露，保障系统及数据安全。

统一管理，分级负责：实行“公司统筹、部门协同、分级管控”模式，明确各管理部门及用户职责，建立闭环管理体系，确保系统规范运行。

高效便捷，务实管用：以优化办公流程、提升工作效率为核心，合理配置系统功能，简化操作流程，杜绝形式主义，保障业务高效流转。

权责对等，规范使用：用户权限与岗位职责相匹配，严格按权限操作，规范信息发布与业务处理，确保系统数据真实、准确、完整。

持续优化，动态适配：结合公司业务发展及管理需求，定期优化系统功能、调整业务流程，保障系统与公司发展适配同步。

第四条系统功能定位

OA系统作为公司核心办公自动化平台，主要承担以下功能：公文起草、流转、审批、归档；日常办公审批（差旅、报销、请假等）；通知公告、工作安排发布与传达；部门及跨部门协同工作对接；知识文档存储、共享与管理；会议预约、纪要流转；业务数据统计与分析；移动办公支撑等。禁止利用系统开展与工作无关的活动。

第二章组织架构与职责分工

第五条领导小组（决策机构）

成立OA系统管理领导小组，由总经理担任组长，分管行政、信息化工作的副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。主要职责包括：

审定本规定及OA系统配套管理制度、操作流程；

审批OA系统建设、升级、改造及运维年度预算；

决策OA系统重大功能优化、流程调整及权限分配方案；

协调解决系统管理及使用中的跨部门重大问题；

审议系统安全事故、重大违规事项的处理意见。

第六条牵头及运维部门职责

行政部：作为OA系统使用管理牵头部门，负责统筹系统日常使用规范管理，制定业务流程操作指南，审核通知公告、公文等信息发布内容，指导各部门规范使用系统，监督系统使用合规性，协调处理使用过程中的跨部门问题，牵头组织系统使用培训。

信息技术部：作为OA系统技术运维牵头部门，负责系统硬件设备、网络环境、软件平台的建设、部署与维护，承担系统管理员职责，具体负责基础数据配置、用户账号管理、权限分配与调整、数据备份与恢复、系统故障排查与修复、功能升级与优化，提供技术支持与应急处置，保障系统稳定运行，定期向领导小组汇报系统运维情况。

审计部：负责对OA系统流程执行、权限使用、数据安全及合规性进行常态化审计与专项审计，核查电子公文、审批文件的真实性、完整性，发现违规操作、流程漏洞及时提出整改意见，跟踪整改落实情况，向领导小组提交审计报告。

财务部：负责编制OA系统建设、运维年度预算，审核相关费用支出，配合信息技术部开展系统财务模块功能优化，监督财务审批流程在OA系统中的规范执行。

第七条各部门及用户职责

各部门：指定1名专人担任部门OA管理员，负责本部门用户使用指导、信息收发传达、流程发起与跟踪、文档归档，协助行政部、信息技术部开展系统使用监督与问题排查，定期核对本部门权限配置，及时上报权限调整需求及系统使用问题。

全体用户：严格遵守本规定及系统操作规范，妥善保管个人账号密码，按权限开展操作，及时处理OA系统中的待办事项，确保业务流转时效；规范发布、传输工作信息，严禁发布与工作无关内容及敏感信息；主动参加系统使用培训，熟练掌握操作技能；发现系统故障、安全隐患及时向部门OA管理员或信息技术部报备。

第三章账号与权限管理

第八条账号管理

OA系统账号实行“一人一号、实名绑定”制度，由信息技术部根据人事处提供的员工入职信息统一创建，账号名称采用员工姓名拼音或工号规范设置，初始密码由信息技术部统一发放，用户首次登录后须立即修改密码，密码设置应符合安全要求（长度不低于8位，包含字母、数字及特殊符号），定期更换（每90天至少更换一次）。

用户岗位变动、离职时，所在部门须及时通知人事处，人事处同步抄送信息技术部，信息技术部在1个工作日内调整或注销对应账号权限；离职员工须在办理离职手续前，完成OA系统中个人待办事项交接、工作文档归档