机关事业单位档案管理制度及操作指南.docxVIP

机关事业单位档案管理制度及操作指南

前言

档案作为机关事业单位各项工作的历史记录，是承载信息、传承经验、维护权益、服务决策的重要载体。科学规范的档案管理，是提升单位治理能力、保障工作连续性、促进事业健康发展的基础性工作。为进一步加强和规范我单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合我单位实际，特制定本制度及操作指南。本指南旨在为档案管理人员提供清晰、实用的工作遵循，推动档案管理工作制度化、规范化、科学化。

第一章总则

一、管理宗旨

档案管理工作以服务单位中心工作为宗旨，坚持统一领导、分级负责，维护档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，为单位各项决策和业务开展提供有力支撑。

二、适用范围

本制度适用于本单位及所属机构在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于文书档案、业务档案、人事档案、会计档案、声像档案、实物档案及电子档案等。

三、基本原则

1.统一领导，分级管理：单位档案工作实行统一领导，明确分管领导，设立或指定档案管理部门（或岗位），各部门协同配合，共同做好档案管理工作。

2.依法管理，规范操作：严格遵守国家档案法律法规，按照规定的程序和标准进行档案的收集、整理、保管、利用和销毁。

3.安全第一，预防为主：建立健全档案安全保密制度，落实安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严防失泄密事件发生。

4.科学管理，有效利用：运用科学的管理方法和先进的技术手段，优化档案管理流程，提高档案管理效率和利用水平，服务单位发展大局。

第二章管理机构与职责

一、管理机构

单位应明确档案工作的分管领导，根据工作需要设立档案管理部门（如档案室）或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门是单位档案工作的职能管理机构，在分管领导的领导下开展工作，并接受上级档案行政管理部门的业务指导和监督检查。

二、主要职责

1.贯彻执行国家及上级关于档案工作的法律法规、方针政策和业务标准。

2.制定和完善本单位档案管理规章制度、工作细则和发展规划。

3.负责本单位各类档案的统一接收、分类、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

4.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

5.组织开展档案法律法规和业务知识的宣传、培训工作，提高全员档案意识和业务水平。

6.负责档案管理现代化建设，推动电子档案的规范管理和有效利用。

7.确保档案库房的安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等“七防”工作。

8.按规定向同级国家综合档案馆移交档案。

第三章档案的收集与归档

一、归档范围

凡是本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.文书档案：反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作具有查考价值的各种党政工团会议文件、决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、计划、总结、统计报表、合同、协议、会议记录、人事任免等。

2.业务档案：各业务部门在履行职责过程中形成的专业性文件材料，如行政管理、业务审批、执法执纪、项目管理、科研成果等。

3.会计档案：单位在经济业务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等。

4.人事档案：关于单位工作人员个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况的文件材料（按人事管理规定单独管理）。

5.声像档案：记录单位重要活动、重大事件、重要人物的照片、录音带、录像带、光盘等。

6.实物档案：单位获得的奖状、奖牌、奖杯、印章、题词等具有纪念意义和保存价值的实物。

7.电子档案：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。

二、归档要求

1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，准确反映各项工作的全过程。

2.规范整理：归档的文件材料应按照规定的方法进行分类、排列、编号、编目、装订。

3.字迹清楚：归档文件材料的书写材料、纸张应符合档案保护要求，字迹清晰、耐久。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写工具。

4.手续完备：归档文件材料应履行必要的签字、审批手续。

5.及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集整理，按规定期限向档案室归档。一般情况下，文书档案应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作；其他专业档案的归档时限按相关专业规定执行。

三、归档流程

1.形成积累：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的形成、收集、积累和初步整理。

2.整理组卷：兼职档案员按照档案整理规范，对收集积累的文件材料进行分